Steeds meer finance-afdelingen lopen vast in groeiende administraties, complexe rapportages en losse tools. Herkenbaar? Dan is het tijd voor échte automatisering.
In deze blog delen we 10 concrete tips waarmee jouw mkb-organisatie slimmer, sneller en veiliger werkt. Gebaseerd op onze praktijkervaring en het Visma Benchmarkrapport 2025.
Onze 10 tips voor financiële procesautomatisering:
- Analyseer je huidige processen
- Automatiseer factuurverwerking
- Digitaliseer de goedkeuringsflow
- Gebruik bankkoppelingen
- Verbeter data-analyse met dashboarding
- Automatiseer rapportages
- Implementeer procesautomatisering
- Zorg voor compliance
- Beheer meerdere entiteiten
- Kies de juiste financiële software
Ontdek hoe je direct aan de slag kunt!
1. Breng huidige financiële processen in kaart
Automatiseren begint niet met software, maar met inzicht. Zonder een helder beeld van hoe je processen nu verlopen, is de kans groot dat je bestaande problemen ongemerkt blijft herhalen. In plaats van slimmer werken, ga je dan eerder fouten, omslachtig werk of onnodige vertragingen ‘automatiseren’. Daarom wil je eerst goed in kaart brengen hoe je processen werken en waar verbetering mogelijk is.
→ Volgens het Visma Benchmarkrapport 2025 ervaart 82% van de finance professionals belemmeringen bij digitalisering. Denk bijvoorbeeld aan een gebrek aan kennis, tijd en capaciteit. Een gedegen procesanalyse helpt om knelpunten in systemen te identificeren en om interne obstakels bloot te leggen.
Start met een grondige procesanalyse
Doorloop stap voor stap je belangrijkste financiële processen, zoals:
- Verkoopproces. Hoe komen orders binnen? Hoe worden offertes en facturen verwerkt? Waar zitten handmatige acties of dubbel werk?
- Inkoopproces. Op basis waarvan worden bestellingen geplaatst? Hoe worden besteladviezen opgesteld? Hoe verloopt de factuurcontrole?
- Financiële administratie. Hoe is je rekeningschema ingericht? Welke periodieke taken zijn er (zoals btw-aangifte, maandafsluiting)? Hoeveel tijd kost het opstellen van rapportages?
- Integraties en datastromen. Welke systemen gebruik je? Hoe loopt de data tussen bijvoorbeeld je webshop, boekhouding, banken en salarisadministratie?
Door de processen visueel uit te tekenen, krijg je snel inzicht in waar vertragingen of foutgevoelige overdrachtsmomenten ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan handmatige dataverwerking tussen systemen, ontbrekende koppelingen of onduidelijke verantwoordelijkheden.
Stel jezelf deze drie vragen bij elk proces:
- Hoe complex is dit proces?
- Hoe vaak komt het voor?
- In hoeverre kan het worden gestandaardiseerd of geautomatiseerd?
Zo ontdek je welke processen zich het beste lenen voor automatisering en waar de meeste winst te behalen valt.
Betrek de juiste mensen
Organiseer één of meerdere sessies met alle betrokken afdelingen. Vraag medewerkers waar zij tegenaan lopen en welke stappen in het proces volgens hen slimmer kunnen. Vaak komen hier waardevolle inzichten uit die je op papier nooit ziet.
Procesanalyse samengevat
Hieronder zie je een overzicht van belangrijke analysepunten van processen:
| Proceselement | Analysepunten |
|---|---|
| Tijdsbesteding | Doorlooptijd per stap, wachttijden, piekmomenten |
| Foutgevoeligheid | Handmatige invoer, overdrachtsmomenten, controlepunten |
| Technologie | Gebruikte systemen, integraties, databronnen |
| Betrokkenen | Rollen, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden |
Deze analyse laat zien waar automatisering het meeste effect kan hebben en vormt de basis voor gerichte verbeteringen.
“The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to van inefficient operation will magnify the inefficiency,” aldus een consultant van het bekende procesautomatiseringsbedrijf BOC Group.
Praktijkvoorbeeld: inzicht leidt tot gerichte keuzes
Bij een organisatie met meerdere entiteiten en een combinatie van verkoop via webshop, e-mail en telefoon, bracht een procesanalyse belangrijke verbeterpunten aan het licht. Door het verkoop- en inkoopproces in kaart te brengen, bleek dat offertes en orders op verschillende plekken werden vastgelegd, zonder centrale koppeling met voorraadbeheer. Ook liep het grootboek deels uiteen per entiteit, waardoor het samenstellen van geconsolideerde rapportages handmatig en foutgevoelig was.
Op basis van deze inzichten kon de organisatie:
- De orderverwerking standaardiseren en integreren met voorraadbeheer
- Bankverwerking en facturatie automatiseren met duidelijke matchingregels
- Het rekeningschema herstructureren, waardoor rapportages voortaan automatisch per divisie en kanaal beschikbaar zijn
Tip: Gebruik een heldere procesmapping en benoem per proces de doelen van automatisering. Dit helpt niet alleen bij het kiezen van de juiste software, maar ook bij het creëren van draagvlak binnen de organisatie.
Video: Automating business processes with AI
2. Automatiseer factuurverwerking
Met een goed financieel systeem kun je je factuurverwerking flink versnellen en efficiënter maken. Handmatige verwerking van facturen kan zo twee weken duren en zorgt vaak voor fouten. Door facturen te automatiseren, kun je de verwerkingstijd sterk verkorten en de kosten per factuur flink terugdringen.
→ In het Visma Benchmarkrapport 2025 geeft 61% van de organisaties aan inkomende e-facturatie grotendeels of volledig te gebruiken. Daarnaast is factuurverwerking een van de meest genoemde toepassingen van robotisering binnen finance.
Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
| Voordeel | Reden |
|---|---|
| Lagere kosten | Minder handmatig werk, integratie met ERP |
| Snellere verwerking | Dagenlange processen worden nu in enkele uren of zelfs minuten afgehandeld |
| Minder fouten | Automatische datainvoer en softwarecontrole |
| Lagere overhead | Minder arbeid, minder fouten, snellere verwerking en betalingskortingen |
| Betere cashflowplanning | Sneller inzicht in verplichtingen |
| Verbeterde relatie met leveranciers | Tijdige betalingen |
| Lagere werkdruk | Minder administratief werk, meer ruimte voor control- en analysetaken |
| Betere audit- en complianceondersteuning | Automatische audit trail, eenvoudig te controleren voor externe audits |
Hoe kies je een tool voor factuurautomatisering?
Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar voor factuurautomatisering, zoals Elvy en AutoInvoice (Visma). De juiste technologie is de basis voor een succesvolle automatisering. AutoInvoice, een oplossing van Visma, is al beschikbaar vanaf €0,09 per factuur. Dit systeem gebruikt scan & herken-technologie om gegevens automatisch en te verwerken. Een andere geavanceerde oplossing voor automatische factuurverwerking is Elvy.
Belangrijk is om te kiezen voor een tool die past bij jouw processen, volumes en complexiteit. Let vooral op de mate van herkenning, integratiemogelijkheden en schaalbaarheid richting de toekomst.
Belangrijke functies
Voor een soepel proces zijn de volgende functies onmisbaar:
- Automatische factuurherkenning: zet gescande of digitale facturen om in bruikbare data.
- Validatie en matching: controleert automatisch of factuurgegevens overeenkomen met inkooporders.
- Verwerk veelvoorkomende formaten: herkent vele bestandsformaten, zoals pdf en UBL/XML.
- Automatische controles: voorkomt onder andere dubbele boekingen en spookfacturen.
- Workflow-functionaliteit: voor fiattering gekoppeld aan bevoegdheden (zie ook volgende tip).
- Automatische notificaties en reminders voor goedkeuring.
- Archivering en audit trail conform wettelijke bewaarplicht.
- Controle op btw-nummers (bij internationale leveranciers).
- Automatische btw-verlegging en btw-controles (zeker relevant bij internationale facturen).
- Duplicate detection op meerdere niveaus (factuurnummer, bedrag, leverancier).
- Archivering en audit trail
Kies een oplossing die goed integreert met je financiële systeem om problemen te voorkomen.
Integratie met je huidige systemen
Een goede integratie met je boekhoudsoftware is onmisbaar. Let hierbij op:
- Een veilige API-koppeling
- Automatische synchronisatie van gegevens
- Regelmatige controles op fouten
- Duidelijke procedures voor het afhandelen van uitzonderingen
- Integratie met CRM of ERP voor naadloze order-to-cash en procure-to-pay processen
- Integraties met betaalplatforms of banken voor automatische betaalopdrachten
Stappenplan voor implementatie
Begin met een analyse van je huidige proces. Richt vervolgens de software in op basis van de specifieke wensen en eisen van je organisatie. Denk ook aan training van je medewerkers voor een soepele ingebruikname.
Een mogelijk stappenplan kan zijn:
- Procesanalyse → waar zitten handmatige stappen? Welke type facturen (inkoopfacturen met PO, zonder PO, creditnota’s, abonnementen)?
- Selectie software → welke oplossing past bij jouw volumes, formaten, complexiteit?
- Inrichting validatieregels → op basis van inkooporders, leveranciers, btw-nummers.
- Integratietest en pilotfase → klein starten, feedback ophalen.
- Training en livegang → focus op adoptie, uitleg aan gebruikers.
- Evaluatie en optimalisatie → monitor matchingpercentages, leer van uitzonderingen.
Praktijkvoorbeeld digitale factuurverwerking
Humanitas Onder Dak maakt al jarenlang gebruik van Elvy Factuurverwerking, ook al destijds met hun vorige boekhoudpakket. Door Elvy te integreren met Visma.net Financials, hebben ze hun factuurverwerkingsproces verder gestroomlijnd. De factuurverwerking verloopt snel en nauwkeurig.
“Door de registratie op de achtergrond is de historie inzichtelijk. Dit is voor ons als gesubsidieerde organisatie extra belangrijk, je kunt altijd zien waarom iets is aangepast,” vertelt Sandra Autar.
Verder zien we dat bij organisaties die hun matchingregels en workflows goed inrichten, het aantal automatisch verwerkte facturen vaak flink toeneemt. Dit helpt om de maandafsluiting sneller en met minder handmatige correcties af te ronden.
→ Deze trend sluit aan bij de bevinding dat veel organisaties factuurverwerking zien als startpunt van bredere automatisering, zoals ook uit het benchmarkrapport blijkt.
Kijk vooruit: nieuwe trends in factuurverwerking
Factuurautomatisering ontwikkelt zich razendsnel. Nieuwe technologieën maken het steeds makkelijker om processen slimmer én toekomstbestendig in te richten. Dit zijn drie belangrijke ontwikkelingen om in de gaten te houden:
- E-facturatie en PEPPOL-netwerk. Steeds meer overheden en bedrijven stellen e-facturatie verplicht via netwerken zoals PEPPOL. Dit maakt factuuruitwisseling veiliger, sneller en minder foutgevoelig. Zeker voor organisaties die met internationale leveranciers werken of leveren aan de overheid is het slim om hierop voorbereid te zijn.
- Zelflerende factuurverwerking met AI. Moderne factuurherkenning maakt steeds vaker gebruik van machine learning. Het systeem leert van eerdere matches en kan daardoor steeds beter afwijkingen herkennen, bijvoorbeeld als het btw-nummer ontbreekt of een bedrag niet klopt. Hierdoor worden minder facturen ‘vastgezet’ in het proces en neemt het aantal uitzonderingen af.
- No touch processing: de ideale situatie. In een optimaal ingericht proces worden facturen volledig automatisch verwerkt, zonder handmatige tussenkomst. Dat betekent: automatische herkenning, matching, goedkeuring én archivering. Dit zogeheten ‘no touch processing’ zorgt voor maximale efficiëntie en minimale foutkans.
Tip: Kijk bij de selectie van je software of de oplossing voorbereid is op deze ontwikkelingen. Zo voorkom je dat je over een paar jaar weer opnieuw moet investeren.
3. Digitaliseer goedkeuringsflows van documenten
Na het automatiseren van de factuurherkenning is het digitaliseren van de fiattering de logische volgende stap om tijd en kosten te besparen. Door het goedkeuringsproces te digitaliseren, kun je veel tijd besparen en fouten voorkomen.
Veel organisaties denken bij fiattering alleen aan facturen, maar goedkeuringsflows spelen ook bij andere documenten. Ook declaraties, inkoopaanvragen en investeringsvoorstellen worden vaak via goedkeuringsflows afgehandeld. Door deze processen te digitaliseren, voorkom je dat deze documenten rondzwerven in losse e-mails en verklein je de kans op fouten of vertraging.
→ Goedkeuringsflows worden ook in het Visma Benchmarkrapport genoemd als één van de meest voorkomende toepassingen van robotisering, samen met factuurverwerking en declaraties.
Voordelen van geautomatiseerde fiattering
- Tijdsbesparing: minder handmatig werk en snellere goedkeuringen.
- Kostenbesparing: lagere administratieve lasten en minder fouten.
- Betere controle en inzicht: facturen realtime volgen en duidelijke audittrails.
- Verminderde fouten en fraude: automatische controles voorkomen dubbele of onterechte betalingen.
- Efficiëntere samenwerking: duidelijke workflows en snellere communicatie tussen afdelingen.
- Beter voorbereid op audits: automatische archivering van goedkeuringen inclusief tijdstempels en verantwoordelijken.
- Compliance met AVG: toegang tot gevoelige documenten is automatisch afgeschermd per rol.
Praktische implementatie
Een goed voorbeeld van de voordelen van digitalisatie is het verhaal over Bouwend Nederland. Deze organisatie automatiseerde goedkeuringsprocessen voor facturen met Visma Approval. Mehmed Tozlu: ‘De factuur gaat sneller door het systeem en we verwerken facturen met minder fouten.’
Belangrijke aandachtspunten voor fiatteringssoftware
Bij het digitaliseren van declaraties is het belangrijk om rekening te houden met deze aandachtspunten:
- Analyse huidige goedkeuringsflows: waar ontstaan vertragingen? Hoeveel uitzonderingen zijn er?
- Betrek medewerkers die goedkeuren bij de inrichting van workflows, zodat de routes logisch aansluiten bij de praktijk.
- Integratie met bestaande systemen: zorg dat de software goed aansluit op je boekhoudsysteem.
- Duidelijke fiatteringsregels: definieer wie welke facturen mag goedkeuren en stel drempelbedragen in.
- Gebruikersacceptatie: betrek medewerkers vroeg in het proces en zorg voor duidelijke training.
- Flexibiliteit en schaalbaarheid: kies een oplossing die meegroeit met je organisatie en aanpasbaar is aan je toekomstige wensen.
- Duidelijke rapportages: krijg inzicht in bottlenecks en doorlooptijden van goedkeuringen.
- Monitor regelmatig: zijn er knelpunten, blijven facturen liggen bij bepaalde stappen?
Belangrijke functionaliteiten
Een modern fiatteringssysteem moet functies bieden zoals:
- Goedkeuringsworkflows met instelbare fiatteringsroutes
- Notificaties en reminders voor snelle goedkeuring
- Koppelingen met boekhoudsystemen
- Audittrail en rapportages voor traceerbaarheid van facturen
- Escalatieflows bij te lang openstaande goedkeuringen.
- Instelbare drempelbedragen en dubbele goedkeuring bij hoge bedragen.
- Mobiele toegang en goedkeuring via app.
Deze functies besparen tijd, verbeteren je compliance en bieden belangrijke extra inzichten.
Kijk vooruit: ontwikkelingen in digitale goedkeuringsflows
De digitalisering van goedkeuringsflows staat niet stil. Steeds meer organisaties kiezen voor slimme automatisering die verder gaat dan alleen het afvinken van goedkeuringen. Dit zijn drie belangrijke ontwikkelingen die het verschil kunnen maken:
- Mobiele goedkeuring via apps. Goedkeuren moet snel en eenvoudig kunnen, ook als je onderweg bent of buiten kantoor werkt. Moderne goedkeuringssoftware biedt daarom mobiele apps waarmee managers met één klik facturen, declaraties of aanvragen kunnen fiatteren. Dit voorkomt vertraging en houdt het proces soepel draaiend, ook als medewerkers niet dagelijks op kantoor werken.
- Koppeling met e-facturatie en betalingen. De volgende stap in automatisering is het direct doorzetten van goedgekeurde facturen naar het betalingsproces. Door een koppeling te maken met betaalplatforms of bankintegraties, kunnen betaalopdrachten na goedkeuring automatisch worden klaargezet. Dit verkleint de kans op fouten en versnelt de afhandeling.
- Standaard integraties met ERP- en boekhoudsystemen. Denk aan koppelingen met systemen als Visma Net, AccountView of eAccounting. Door goedkeuringsflows direct te integreren met je financiële administratie, voorkom je dubbele data-invoer en zorg je dat goedkeuringen altijd zichtbaar zijn in de juiste systemen. Dit maakt rapportage en controle een stuk eenvoudiger.
Tip: Check bij de keuze van je fiatteringssoftware of deze ontwikkelingen standaard worden ondersteund. Zo zorg je dat je oplossing ook toekomstbestendig is.
4. Koppel je banken aan je systeem
Door je bank(en) te koppelen aan je financiële systeem kun je processen automatiseren en tijd besparen. Het handmatig downloaden, importeren en verwerken van bankafschriften kost per afschrift al snel enkele minuten – tijd die je liever anders besteedt. Bij tientallen of honderden transacties per maand loopt dit flink op.
Door bankkoppelingen te gebruiken, worden transacties automatisch opgehaald en verwerkt. Dat scheelt niet alleen uren administratief werk, maar verkleint ook de kans op fouten. In de praktijk zien we dat bedrijven hiermee 70% tot 90% van de verwerkingstijd kunnen besparen, afhankelijk van het aantal transacties en de mate van automatische matching.
Uit onderzoek van Codat blijkt dat kleine bedrijven door bankkoppelingen gemiddeld 8 uur per maand winnen. Dit verklaart ook waarom 61% van de gebruikers aangeeft hun boekhoudprogramma te willen opzeggen, als bankkoppelingen niet meer beschikbaar zijn.
Voordelen van bankkoppelingen
| Voordeel | Impact |
|---|---|
| Realtime inzicht | Updates van transacties gedurende de dag |
| Tijdbesparing | Minder handmatig werk, sneller verwerken |
| Betere beveiliging | Geen handmatige toegang nodig tot bankportalen |
| Minder kans op fouten | Automatische verwerking voorkomt overtypfouten |
| Betere cashflowvoorspelling | Actueel inzicht in bankstanden |
Deze voordelen maken bankfeeds een waardevolle toevoeging aan je financiële workflow.
Veilig koppelen via PSD2: geen wachtwoorden delen, wel direct inzicht
Bankkoppelingen vallen tegenwoordig onder de Europese PSD2-wetgeving (Payment Services Directive 2). Dit betekent dat alleen geautoriseerde partijen toegang mogen krijgen tot bankdata via veilige API-koppelingen, zonder dat je wachtwoorden hoeft te delen of afschriften handmatig hoeft op te halen. Dit biedt meer gemak en zorgt voor betere beveiliging en naleving van wet- en regelgeving.
Handmatig vs. automatisch verwerken: zo groot is het verschil
| Handmatige verwerking | Met bankkoppeling |
|---|---|
| Downloaden van bankafschriften | Transacties automatisch ingeladen |
| Handmatig importeren in boekhoudpakket | Dagelijkse of realtime synchronisatie |
| Controleren op dubbele invoer | Automatische detectie van duplicaten |
| Handmatig toewijzen aan grootboekrekeningen | Automatische herkenning en matching |
| Kans op typefouten bij invoer | Minder fouten door automatische verwerking |
Implementatie van bankkoppelingen
Om bankkoppelingen succesvol te implementeren, zijn er een paar belangrijke stappen:
- Bankrekeningen autoriseren: zorg ervoor dat je bankrekeningen geschikt zijn en regel de autorisaties.
- Systemen koppelen: koppel grootboekrekeningen met de juiste bankrekeningen en stel automatische synchronisaties in.
- Matchingregels instellen: bijvoorbeeld voor terugkerende betalingen zoals huur, lease, abonnementen of incasso’s.
- Foutmeldingen monitoren: stel notificaties in voor niet-gematchte transacties of synchronisatiefouten.
- Controleer compliance: zorg dat toegang tot bankdata is geregeld via geautoriseerde koppelingen, zonder het delen van wachtwoorden.
Technische vereisten
Zorg voor een stabiele internetverbinding en gebruik de nieuwste financiële software. Werk je bijvoorbeeld met Visma Net via AccountOne? Dan profiteer je van automatische updates en ondersteuning bij het instellen van de bankkoppelingen.
Controleer regelmatig of de synchronisatie goed loopt en of er foutmeldingen zijn. Door realtime dataverwerking heb je altijd actueel inzicht in je banktransacties. Dat maakt je financiële administratie niet alleen sneller, maar ook een stuk betrouwbaarder.
Kortom, met een slimme bankkoppeling leg je een solide basis voor betrouwbare, snelle en foutloze financiële verwerking. Zo houd je meer tijd over voor de uitzonderingen die echt je aandacht nodig hebben.
→ Bankverwerking is onderdeel van bredere procesautomatisering binnen record-to-report (R2R) en procure-to-pay (P2P) processen, zoals het benchmarkrapport van Visma laat zien. Automatische verwerking van banktransacties draagt zo bij aan end-to-end optimalisatie van de financiële keten.
5. Verbeter cashflow met data-analyse
Met geautomatiseerde financiële rapportages zet je een belangrijke stap richting beter cashflowbeheer. Maar wil je echt meer grip uit je cijfers? Dat kan met data-analyse. Door het monitoren van de juiste indicatoren en het inzetten van voorspellende analyses, krijg je beter inzicht in je liquiditeit en kun je bijsturen voordat problemen ontstaan. Wist je dat 82% van de bedrijven cashflowproblemen ervaart? Met de juiste tools kun je deze uitdaging aanpakken en je cashflow beter beheersen.
→ Volgens het Visma Benchmarkrapport gebruikt bijna 50% van de organisaties rolling forecasts, maar wordt dit bij veel bedrijven nog handmatig gedaan. Door deze processen te automatiseren, versnel je de rapportage en je cashflowprognoses.
Belangrijke cashflow KPI’s
Door specifieke kpi’s te monitoren krijg je inzicht in hoe snel geld binnenkomt en uitgaat. Dit zijn de belangrijkste cashflow-indicatoren:
| Kpi – Engelstalig | Kpi – Nederlandstalig | Wat meet het? | Waarom belangrijk? |
|---|---|---|---|
| Days Sales Outstanding (DSO) | Gemiddelde debiteurentermijn | Gemiddelde betaaltermijn van klanten | Helpt bij beter debiteurenbeheer / Inzicht in liquiditeit van debiteuren, rode vlag |
| Days Payable Outstanding (DPO) | Gemiddelde crediteurentermijn | Gemiddelde betaaltermijn aan leveranciers | Optimaliseert werkkapitaalbeheer |
| Cash Conversion Cycle (CCC) | Kasconversiecyclus | Tijd om investeringen om te zetten in cash | Geeft inzicht in operationele efficiëntie |
| Operating Cash Flow Margin | Operationele kasstroommarge | Operationele cashflow als percentage van omzet | Laat zien hoe winstgevend je bedrijf is |
| Free Cash Flow (FCF) | Vrije kasstroom | Operationele kasstroom minus investeringen | Hoeveel cash er echt beschikbaar is voor groei, dividend of aflossingen. |
Realtime inzichten met financiële software
Moderne financiële systemen zoals Visma Net bieden krachtige hulpmiddelen voor het analyseren van cashflow. Denk aan:
- Realtime koppelingen met banken en dashboards
- Voorspellende analyses en scenario’s voor toekomstige cashflowontwikkelingen
- Direct inzicht in debiteuren, crediteuren en lopende verplichtingen
- Tools als OneStop Reporting voor consolidatie en rolling forecasts
Deze functies geven je een helder beeld van je financiële situatie en helpen je concrete verbeteringen door te voeren.
→ Slechts 14% van de organisaties beschikt over realtime budgettering, terwijl 41% rapportagedata nog handmatig uit meerdere bronnen verzamelt (bron: Visma Benchmarkrapport 2025). Dit laat nog eens zien hoe belangrijk geïntegreerde data-analyse is.
Praktische verbeteringen: zo pak je het aan
Goede cashflowplanning vraagt om meer dan alleen cijfers. Dit zijn belangrijke stappen om grip te krijgen:
- Verzamel alle financiële data in één centrale omgeving.
- Bepaal welke kpi’s relevant zijn voor jouw organisatie en stel hier duidelijke targets voor op.
- Maak gebruik van rolling forecasts, bijvoorbeeld een 3-maandenplanning, om vooruit te kijken en trends te herkennen.
- Gebruik scenarioanalyses om voorbereid te zijn op onverwachte situaties (bijvoorbeeld: wat als 20% van de klanten later betaalt?).
- Zorg dat finance, sales en inkoop samenwerken aan de forecast voor een realistisch beeld van zowel pipeline als verplichtingen.
- Plan vaste momenten in voor evaluatie en optimalisatie van je cashflowstrategie.
“De afgelopen tijd merkten we dat veel ondernemers juist nu behoefte hebben aan grip op hun financiële situatie en groeimogelijkheden. Bij AccountOne hebben we rondom forecasting uitgebreide ervaring opgedaan bij bedrijven in onder andere de financiële dienstverlening, transport en handel. Deze brengen we samen in onze oplossing op basis van Visma Net Financials,” vertelt Art-Jan Dennekamp van AccountOne.
Meetbare resultaten
Bedrijven die hun cashflowbeheer baseren op data, zien volgens CashAnalysics doorgaans een verbetering van 20-30% in hun financiële prestaties. Dit leidt tot sneller inzicht in problemen, betere onderhandelingen, efficiënter werkkapitaalbeheer en lagere financieringskosten.
Door deze aanpak consequent toe te passen, krijg je meer controle over je cashflow en kun je gericht werken aan een gezonde financiële toekomst van je bedrijf.
6. Automatiseer financiële rapportages
Handmatige financiële rapportages kosten veel tijd, zijn gevoelig voor fouten en lastig schaalbaar. McKinsey voorspelt dat binnen vijf jaar een kwart van alle bedrijfsprocessen geautomatiseerd zal zijn, waarbij financiële rapportages een belangrijke rol spelen. Deze ontwikkeling maakt efficiëntere processen mogelijk, die we hieronder verder toelichten.
Uit het Visma Benchmarkrapport 2025 blijkt dat 41% van de organisaties rapportagedata nog handmatig verzamelt uit meerdere bronnen. Slechts 14% beschikt over realtime budgettering. Tegelijkertijd geeft 42% aan dat rapportageprocessen inmiddels geheel of grotendeels geautomatiseerd zijn. Een duidelijk signaal dat dit een belangrijk speerpunt is voor veel finance-afdelingen.
Voordelen van geautomatiseerde rapportages
| Aspect | Traditioneel | Geautomatiseerd |
|---|---|---|
| Tijd | Dagen tot weken | Enkele uren |
| Fouten | Hoog door handmatige invoer | Minimaal dankzij systeemcontroles |
| Actuele data | Vertraagd | Realtime inzicht |
| Compliance | Handmatige controles | Automatische validatie |
| Versiebeheer | Meerdere versies in omloop | Eén centrale bron van waarheid |
| Samenwerking | Veel e-mailverkeer over rapporten | Gedeelde dashboards met rollen en toegangsbeheer |
Praktijkvoorbeeld: OAD
OAD Touroperating voert geavanceerde rapportages uit in Visma Net, onder andere met de geïntegreerde rapportagetool OneStop Reporting. Nu kan de touroperator efficiënter rapporteren op onder andere het resultaat per reis (nacalculatie) en per vertrekdatum.
Belangrijke rapportages om te automatiseren:
- Jaarrekeningen en kwartaalcijfers
- Consolidatierapportages voor meerdere bedrijfsonderdelen
- Managementrapportages
- Rolling forecasts
- Budgetvariantieanalyses per afdeling of kostenplaats
- KPI-dashboards (zoals liquiditeit, marge, DSO/DPO)
- Audit- en compliance-rapportages (zoals btw)
Implementatie: zo pak je het aan
- Breng het huidige rapportageproces in kaart: welke rapporten kosten de meeste tijd of leveren de meeste frustratie op?
- Integreer databronnen: koppel systemen zoals je ERP, HRM, CRM en banken aan een centrale datalaag of datawarehouse.
- Kies rapportagesoftware met goede API-koppelingen: denk bijvoorbeeld aan Visma Net met OneStop Reporting.
- Zorg voor training van finance-medewerkers: leer hen werken met aanpasbare dashboards en datavalidatie.
- Implementeer gefaseerd: begin met de top 3 rapportages en breid uit.
- Voer regelmatige kwaliteitscontroles uit: check brondata, formules en visualisaties.
- Stel managementdashboards op: voor snelle inzichten op operationeel en strategisch niveau.
Aandachtspunten voor 2025
- Datakwaliteit: zorg voor consistente en betrouwbare input. Garbage in = garbage out.
- Rapportage-integratie: sluit aan bij je financiële en operationele processen, zoals maandafsluiting of sales forecasting.
- Gebruiksvriendelijkheid: kies tools die ook door niet-IT’ers te gebruiken zijn.
- Compliance en governance: zorg voor rollenbeheer, logging en automatische controles op boekhoudregels en wetgeving.
Door deze automatisering kan de afdeling finance meer tijd besteden aan analyses en strategische beslissingen, in plaats van handmatige data-invoer. Dit maakt financiële rapportage een belangrijk onderdeel van bredere procesoptimalisatie binnen je organisatie.
7. Gebruik procesautomatisering voor standaardtaken
Procesautomatisering biedt een enorme kans om routinematige financiële taken slimmer, sneller en foutloos uit te voeren. Eén van de bekendste vormen is Robotic Process Automation (RPA), oftewel robotgestuurde procesautomatisering. Hiermee automatiseer je terugkerende handelingen zoals het overnemen van gegevens, controleren van regels of verwerken van documenten.
Volgens onderzoek kan één RPA-bot het werk van wel 30 medewerkers overnemen, mits goed ingericht en gekoppeld met je bestaande systemen. Dat is niet alleen goed voor je efficiëntie, maar ook voor de werkdruk, nauwkeurigheid en doorlooptijden binnen finance.
Populaire toepassingen van procesautomatisering
In de praktijk zien we dat vooral transactionele processen zich goed lenen voor automatisering. Uit het Visma Benchmarkrapport 2025 blijkt dat 73% van de organisaties al AI of robotisering toepast in finance, met een duidelijke focus op processen als factuurverwerking, fiattering en declaraties.
Voorbeelden van toepassingen van RPA
| Financieel proces | Automatiseringsvoordelen |
|---|---|
| Factuurverwerking | Automatische herkenning, matching en registratie |
| Aanmaningen | Automatisch verzenden op basis van vervaldatum en saldo |
| Btw-aangifte | Voorgevulde aangifte op basis van journaalregels |
| Transitorische posten | Automatische verwerking bij maand- of jaarafsluiting |
| Vaste activa | Automatische afschrijving, waardering en rapportage |
| Rapportages | Direct genereren van standaardrapporten |
| Bankreconciliatie | Dagelijkse afstemming van banktransacties |
| Compliance | Realtime controles en automatische documentatie |
| Salarisadministratie | Nauwkeurige berekeningen en batchbetalingen |
Succesverhaal uit de praktijk
Een mooi voorbeeld is Bakkerij Holland, dat inkomende facturen geautomatiseerd afhandelt via Elvy Factuurverwerking:
“Met Elvy hebben we weer grip op onze toegenomen facturenstroom. Het fiatteringssysteem dwingt medewerkers tot consequente controle, bijvoorbeeld door facturen te vergelijken met inkoopafspraken. Daardoor signaleren we afwijkingen sneller en realiseren we direct besparingen.” Jan Willem Holland
Zo implementeer je procesautomatisering succesvol
Wil je starten met procesautomatisering? Dan is het belangrijk om gestructureerd en realistisch te werk te gaan. Deze aanpak helpt:
- Begin met standaardiseerbare processen. Denk aan taken die vaak voorkomen, op regels gebaseerd zijn en weinig uitzonderingen hebben.
- Start klein. Kies één of twee processen met veel handmatige stappen en duidelijke output.
- Zorg voor integratie. Koppel je automatisering aan bestaande ERP-, boekhoud- of workflowsoftware zoals Visma Net.
- Betrek de juiste mensen. Medewerkers kennen de praktijk, zij weten waar automatisering echt verschil maakt.
- Evalueer en optimaliseer regelmatig. Kijk naar doorlooptijd, foutpercentages en werkdruk. Verbeter waar nodig.
De markt groeit snel, en niet voor niets
De markt voor procesautomatisering in de financiële sector groeit met een jaarlijks tempo van bijna 40%. Deze groei komt vooral door de behoefte aan efficiënter werken en nauwkeurigheid. Volgens AppInventive heeft 80% van de financiële instellingen RPA al geïmplementeerd of is dit van plan. Volgens het Visma Benchmarkrapport verwachten de meeste organisaties in 2025 nog meer processen te robotiseren, vooral in het record-to-report en procure-to-pay domein.
Met een strategische inzet van RPA kunnen financieel managers zich richten op taken die meer waarde toevoegen, zoals analyses en strategische besluitvorming. Dit leidt tot lagere kosten, meer werkplezier voor medewerkers en betere service voor klanten.
8. Zorg voor compliance en audit-voorbereiding
Het automatiseren van financiële processen helpt, naar efficiënter werken, ook om te voldoen aan steeds strengere wet- en regelgeving. Van boekhoudnormen tot cybersecurity en dataveiligheid: compliance is een integraal onderdeel geworden van modern financieel management. Door gebruik te maken van digitale tools kun je tot wel 80% van de technische taken voor compliance automatiseren. Zo ben je beter voorbereid op interne en externe audits.
Uit het Visma Benchmarkrapport 2025 blijkt dat maar liefst 93% van de organisaties al maatregelen heeft genomen op het gebied van databescherming, zoals toegangsbeheer, logging en cloudopslag. Steeds meer bedrijven integreren compliance actief in hun automatiseringsstrategie.
Automatisering voor betere compliance
| Aspect | Voordeel | Resultaat |
|---|---|---|
| Regelgeving | Geautomatiseerde monitoring | Tijdsbesparing, snellere reactie op afwijkingen |
| Audit trails | Digitale documentatie van processen | Volledige, doorzoekbare auditgeschiedenis |
| Rapportage | Automatisch gegenereerde overzichten | Minder administratieve belasting |
| ISAE3402 | Controle op interne processen | Betere verantwoording aan klanten en toezichthouders |
| NIS2 | Verplichte cybersecurity-maatregelen | Aantoonbare weerbaarheid tegen digitale risico’s |
| DORA | ICT-continuïteit en risico-analyse | Minder kans op storingen, boetes en reputatieschade |
Hoe ondersteun je compliance met automatisering?
De juiste tools kunnen helpen om aan meerdere lagen van compliance te voldoen, van financiële audits tot AVG en cybersecurity:
- Logregistratie: automatische vastlegging van alle goedkeuringen, boekingen en mutaties
- Digitale dossiervorming: centrale opslag van documenten, contracten en bewijsstukken met bewaartermijnen
- Automatische toegangscontrole: rollen en rechten worden centraal geregeld op basis van functies
- Notificaties bij risico’s: denk bijvoorbeeld aan overschrijdingen van budget, geblokkeerde betalingen of ontbrekende fiatteringen
- Realtime audit dashboards: altijd inzicht in de compliance-status van je organisatie
Praktische stappen naar betere compliance
- Voer een risicoanalyse uit. Welke regels gelden voor jouw sector en processen?
- Standaardiseer je werkwijze. Want hoe consistenter de processen, hoe makkelijker te controleren.
- Zorg voor digitale audit trails. Vermijd handmatige Excel-lijstjes en e-mails.
- Implementeer rolgebaseerde toegang. Zo voorkom je dat medewerkers bij data komen die ze niet nodig hebben.
- Werk met een betrouwbaar cloudplatform. Let op bewezen certificeringen zoals ISO27001 of ISAE3402.
- Documenteer automatisch: laat systemen zelf vastleggen wie wat heeft gedaan, inclusief tijdstip en reden.
Door compliance slim te automatiseren, voorkom je boetes en herstelacties. Ook geef je auditors precies wat ze nodig hebben, zonder dat je finance-medewerkers wekenlang wordt opgehouden.
9. Beheer meerdere bedrijfsentiteiten
Voor organisaties met meerdere vestigingen, bv’s of businessunits is centraal financieel beheer belangrijk. Met een krachtig cloud ERP-systeem zoals Visma Net kun je al je entiteiten onderbrengen in één omgeving. Je hoeft hierbij niet in te leveren op flexibiliteit. Dus: één centrale datalaag, gestandaardiseerde processen en realtime consolidatie.
Volgens het Visma Benchmarkrapport 2025 vindt 94% van de organisaties standaardisatie van financiële processen belangrijk, maar heeft slechts 27% dit grotendeels doorgevoerd. Dat laat zien hoeveel winst er nog te behalen valt met een doordachte multicompany-aanpak.
Voordelen van administraties centraal beheren
| Aspect | Voordeel | Resultaat |
|---|---|---|
| Datamanagement | Eén centrale database | Nauwkeurige, uniforme en actuele financiële data |
| Consolidatie | Geautomatiseerde boekhoudconsolidatie | Snellere maandafsluiting, minder handwerk |
| Intercompany | Automatische boeking en afstemming | Minder fouten en snellere reconciliatie |
| Creditmanagement | Kredietinformatie per klant over alle entiteiten | Beter risico- en klantbeheer |
| Compliance | Gestandaardiseerde inrichting per administratie | Efficiëntere audits, betere naleving wetgeving |
Voorbeeld uit de praktijk: Thoma Assurantie- en Pensioenadviseurs
Thoma Assurantie- en Pensioenadviseurs werkt sinds 2021 met Visma Net Financials, inclusief al hun dochterondernemingen. De volledige administratie is gecentraliseerd, terwijl specifieke processen per entiteit zijn ingericht. Dit zorgt ervoor dat:
- Iedere vestiging actueel inzicht heeft in de eigen en geconsolideerde cijfers
- Intercompany-boekingen automatisch verlopen
- Consolidatierapportages met één klik beschikbaar zijn
- Het rekeningschema uniform is, maar met ruimte voor uitzonderingen
Erik Arendsen van Thoma gaf tijdens de oplevering aan dat ze de deskundige begeleiding van AccountOne als zeer prettig hadden ervaren. Die staken we mooi in onze zak.
Belangrijke stappen bij inrichting van meerdere entiteiten
- Standaardiseer zoveel mogelijk processen. Zorg voor een uniform rekeningschema, vaste journaalposten en templates.
- Automatiseer intercompany-transacties. Voorkom dubbele invoer en versnel de reconciliatie.
- Gebruik realtime dashboards: geef inzicht per entiteit en overkoepelend.
- Werk vanuit één systeemomgeving: voorkom versnippering van data en inconsistentie.
- Pas aan waar nodig. Ieder bedrijfsonderdeel heeft unieke processen. Richt deze flexibel in binnen de standaard.
- Betrek stakeholders vroegtijdig. Zorg voor draagvlak bij finance, control en directie.
Door meerdere administraties centraal te beheren, bespaar je niet alleen tijd. Je vergroot ook de betrouwbaarheid van je rapportages en compliance. Zo bouw je aan een schaalbare en toekomstbestendige structuur waarin groei geen extra administratie betekent, maar één logisch geïntegreerd geheel.
10. Selecteer de juiste financiële cloudsoftware
Zodra je inzicht hebt in je huidige processen en doelen, is het tijd om een financieel systeem te kiezen dat niet alleen vandaag past, maar ook voorbereid is op de toekomst. De markt voor financiële cloudoplossingen groeit hard, en uit het Visma Benchmarkrapport 2025 blijkt dat 81% van de organisaties verwacht dat hun digitalisering de komende jaren verder versnelt, met directe impact op kosten, compliance en efficiency.
Het kiezen van de juiste software is dus geen IT-vraag, maar een strategische keuze die bepaalt hoe schaalbaar, compliant en inzichtelijk je organisatie wordt.
Belangrijke functies voor financiële automatisering
Kies voor een oplossing die minimaal deze kernfunctionaliteiten bevat:
| Functionaliteit | Waarom belangrijk |
|---|---|
| Financieel beheer | Realtime inzicht en automatische verwerking van financiële data |
| Multicompany-functionaliteit | Meerdere entiteiten beheren met één platform |
| Integratiemogelijkheden (API) | Soepele koppeling met o.a. ERP, CRM, HR en bankensystemen |
| Automatische workflows | Minder handmatige stappen, betere compliance |
| Rapportage & dashboards | Automatische kpi-rapportages, rolling forecasts, consolidaties |
| Audittrail & logging | Verantwoording en transparantie richting auditor of toezichthouder |
| Beveiliging (MFA, rechtenbeheer) | Voorkomt dat onbevoegden toegang hebben tot gevoelige informatie |
| Compliancefuncties | Ondersteuning van ISAE3402, btw-aangifte, NIS2, DORA enzovoort |
Cloudsystemen hebben daarnaast als voordeel dat er geen grote investeringen in hardware nodig zijn. De totale kosten liggen vaak 20–30% lager dan bij on-premise oplossingen, en updates verlopen automatisch.
Praktische selectiecriteria
Let bij het kiezen van een financieel systeem op de volgende punten:
- Schaalbaarheid: kan het systeem meegroeien met je organisatie?
- Modulariteit: kun je klein starten en uitbreiden naar rapportages, forecasting of RPA?
- Gebruiksvriendelijkheid: is de interface intuïtief, ook voor niet-financials?
- Veiligheid: ondersteunt het platform beveiligingsstandaarden zoals MFA, ISO27001 of ISAE3402?
- Ondersteuning: krijg je begeleiding van een lokale partner met kennis van (branche)specifieke processen, zoals AccountOne?
- Toekomstbestendigheid: ondersteunt het e-facturatie (zoals PEPPOL) of AI-integraties?
Volgens het Visma Benchmarkrapport 2025 noemt 47% van de organisaties kostenbesparing als belangrijkste opbrengst van digitalisering. Echter, gebrek aan kennis en veranderbereidheid blijven de grootste drempels.
Voorbeeld: flexibel starten met Visma Net via AccountOne
Een goed voorbeeld van een schaalbare oplossing is Visma Net via AccountOne. Deze cloudsoftware is modulair opgebouwd: je start met de basis (zoals factuurverwerking en rapportages) en breidt later uit met o.a. consolidatie, budgettering en workflowbeheer. AutoInvoice is bijvoorbeeld al beschikbaar vanaf €0,09 per factuur. Ideaal voor een laagdrempelige start!
Maak een gefaseerde keuze
- Start met een business case: waar wil je direct tijd of kosten besparen?
- Selecteer een systeem dat daarop aansluit: begin klein, denk groot.
- Betrek de juiste mensen: niet alleen finance, maar ook operations en IT.
- Test met een pilot: werk eerst met één entiteit of proces.
- Stuur op adoptie: zorg dat gebruikers goed getraind en betrokken zijn.
- Monitor, evalueer en schaal uit: meet wat het oplevert en breid gefaseerd uit.
Tip: kijk verder dan functionaliteit
Let bij leveranciers op zaken als:
- Beschikbaarheid van lokale ondersteuning
- Ervaring in jouw branche
- Gebruikerscommunity en kennisdeling
- Beschikbare integraties (met banksystemen, rapportagetools, etc.)
- Heldere SLA’s en roadmap voor doorontwikkeling
Door te kiezen voor de juiste software en implementatiepartner, voorkom je dure maatwerkoplossingen en leg je de basis voor structurele procesverbetering.
Conclusie: maak van finance een toekomstgerichte groeimotor
Automatisering van financiële processen is allang geen nice-to-have meer, maar een strategische randvoorwaarde voor groei en controle. De 10 tips in deze blog laten zien hoe je als organisatie stap voor stap je processen kunt digitaliseren: van factuurverwerking tot rapportage en van compliance tot het beheer van meerdere entiteiten.
Wat levert dit je concreet op?
| Domein | Opbrengst |
|---|---|
| Verwerkingstijd | Tot 90% sneller door automatisering van standaardtaken |
| Foutreductie | Minder menselijke fouten door validatie en automatische checks |
| Compliance | Volledige audittrails en realtime controle op wetgeving |
| Rapportage | Realtime dashboards, sneller inzicht en betere besluitvorming |
| Medewerkerstevredenheid | Minder handmatig werk, meer focus op analyse en advies |
| IT-veiligheid | Centrale toegangscontrole, logging en naleving van standaarden |
Volgens het Visma Benchmarkrapport 2025 is voor 81% van de organisaties verdere digitalisering in finance een topprioriteit. Tegelijkertijd ervaart een groot deel belemmeringen zoals gebrek aan capaciteit, kennis of een duidelijke aanpak.
Daarom deze 4 strategische actiestappen:
- Begin met inzicht → breng je processen in kaart en bepaal waar de grootste knelpunten en verbeterkansen liggen (zie tip 1)
- Digitaliseer wat herhaalbaar is → start met standaardtaken zoals factuurverwerking, bankkoppelingen en rapportages
- Bouw verder op één centrale omgeving → werk met een schaalbaar cloudplatform zoals Visma Net en integreer je processen
- Zorg voor adoptie en optimalisatie → automatiseer niet alleen systemen, maar ook samenwerking, inzicht en eigenaarschap binnen je organisatie en eigen team.
Automatisering maakt je financiële afdeling wendbaarder, veiliger en efficiënter. Maar bovenal geeft het je mensen de ruimte om te doen waar ze écht waarde toevoegen.
Volgende stap?
Meer weten over hoe je deze stappen concreet toepast? AccountOne helpt je graag met een analyse, aanpak en bewezen tools die passen bij jouw organisatie. Meer weten? Schrijf je in voor een inspiratiesessie of neem contact met ons op!