Toen makelaarskantoor Ten Hag hun lokale IT-omgeving moest verlaten, ontstond een kans om meer te doen dan alleen migreren: hun financiële processen fundamenteel verbeteren. De organisatie ging van complexe consolidaties en verspreide boekhoudingen naar één centrale, schaalbare cloudoplossing. Samen met AccountOne implementeerde Ten Hag Visma Net. En dat allemaal binnen een krappe deadline.
Over Ten Hag
Ten Hag is een gerenommeerde vastgoedmakelaar met meerdere vestigingen verspreid over Oost-Nederland. Het bedrijf combineert woning- en bedrijfsmakelaardij met hypotheekadvies en verzekeringen. Achter de schermen betekent dit een financiële structuur van 22 administraties, met onder meer beleggingsmaatschappijen en fiscale eenheden. Een uitdagend speelveld, zeker als je processen wilt centraliseren en rapportages wilt versnellen.
Waarom stapte Ten Hag over van AccountView naar Visma Net?
In eerste instantie leek er weinig urgentie. “We werkten al jaren met AccountView en ProActive, en dat voldeed prima,” vertelt John Pieper, financieel eindverantwoordelijke bij Ten Hag. “Mijn enige wens was eigenlijk om sneller rapportages met het management te kunnen delen.”
“De veranderende IT-omgeving versnelde onze overstap naar de cloud.”
Die wens kreeg plotseling urgentie toen hun IT-omgeving onverwacht werd opgezegd. Mart Koppelman, ICT-beheerder via JUICT, schakelde snel: de overstap naar de cloud moest worden versneld. “Toen kwam Visma Net weer in beeld,” blikt Pieper terug. “We hadden het er ooit zijdelings over gehad, en ineens bleek het precies wat we nodig hadden.”
Welke oplossingen bood Visma Net voor Ten Hag?
Visma Net bleek goed aan te sluiten op de situatie bij Ten Hag. De software ondersteunt meerdere administraties en biedt realtime inzicht in rapportages, transacties en dashboards.
Concreet bood Visma Net de volgende oplossingen:
- Beheer van 22 administraties binnen één centrale cloudomgeving, inclusief fiscale eenheden en consolidaties
- Automatische verwerking van periodieke transacties, zoals maandelijkse kostenverdelingen over vestigingen
- Realtime rapportages en dashboards, zodat management op elk moment inzicht heeft in de cijfers
- E-facturatie en bankkoppelingen, voor sneller en foutloos verwerken van betalingen
- Flexibele rapportagestructuur zonder vaste boekjaren, voor kwartaalrapportages en terugwerkende boekingen
- Volledige audit trail voor controle en verantwoording richting accountant
Ook integraties met Blinqx, ANVA en Yes-Co maakten deel uit van de oplossing, met maatwerk waar nodig.
“De complexiteit zat ’m niet zozeer in de techniek, maar vooral in de processen en uitzonderingen. Gelukkig dachten de consultants van AccountOne goed met ons mee,” zegt Mart Koppelman van JUICT.
“De complexiteit zat vooral in onze processen en uitzonderingen.”
Tijdsdruk en leerpunten in de samenwerking
De klok tikte. De datum waarop de oude omgeving uit de lucht zou gaan, betekende een harde deadline. In korte tijd moest er veel gebeuren: van inrichting tot integraties en datamigratie.
De tijdsdruk zorgde ervoor dat de samenwerking niet altijd even soepel verliep. “Het voelde soms alsof we in een blackbox zaten en pas weer aangesloten werden toen alles technisch stond,” aldus John Pieper. “Dat gaf onzekerheid, zeker in een fase waarin je als organisatie grip probeert te houden.”
Deze ervaring was voor AccountOne aanleiding om haar implementatieproces aan te scherpen. “We hebben onze interne werkwijze aangepast zodat klanten tijdens het traject beter worden meegenomen in de voortgang,” zegt Willard ter Stal, consultant bij AccountOne. “Meer tussentijdse afstemming en zichtbaarheid zorgen voor rust en vertrouwen. Dat is wat we geleerd hebben van dit project.”
Ondanks de uitdagingen werd de deadline gehaald en kwamen er ook optimalisaties tot stand. Denk bijvoorbeeld aan het loskoppelen van de administratie van de familie-beleggingsmaatschappijen en het opzetten van licentiebeheer per vestiging.
Wat leverde de Visma Net-implementatie op?
Inmiddels draait Ten Hag volledig in Visma Net. De overstap levert direct resultaat op: minder handmatig werk, snellere rapportages en overzichtelijke dashboards. Bovendien zijn ze met de schaalbare cloudoplossing klaar voor verdere groei en digitalisering.
“Dit was het juiste moment om onze financiële processen toekomstbestendig te maken.”
“We zijn niet alleen overgestapt vanwege een IT-noodzaak. Dit was voor ons het juiste moment om onze financiële processen toekomstbestendig te maken,” aldus John Pieper.
Benieuwd naar wat Visma Net voor jouw organisatie kan betekenen?
Ontdek hoe Visma Net ook jouw administratieve processen kan vereenvoudigen. Vraag nu een demo aan of meld je aan voor onze gratis workshop Datagedreven werken in de cloud!
Bekijk de data