Van verouderde software naar moderne ERP: Pro Water stroomlijnt verkoop, voorraad en finance
Toen Pro Water voor een grootschalige update van hun oude ERP-systeem stond, was dat hét moment om te kiezen voor vernieuwing. Geen simpele upgrade, maar een moderne, overzichtelijke oplossing die de processen écht zou verbeteren. Met AccountOne als partner en Visma Net als nieuwe ERP-oplossing werkt Pro Water nu sneller, slimmer én met meer grip op voorraad, prijzen en klantenservice.
Van verouderd naar modern
Sinds 2001 werkte Pro Water met een basale versie van Navision. “Het was heel basic, en inmiddels echt verouderd,” vertelt Cor, operationeel manager en verantwoordelijk voor de systeemvernieuwing. “Met een grote update in het vooruitzicht wisten we: dit is het moment om serieus naar een moderne ERP-omgeving te kijken.”
Wat Pro Water miste? “Vooral functionaliteit rond voorraadbeheer. Serienummers werden wel geregistreerd, maar heel plat, waardoor het niet doorzoekbaar was. Rapportages waren er eigenlijk niet. Je kon alleen wat basisstatistieken downloaden.” Daarnaast wilde het bedrijf een eenvoudige, maar effectieve CRM-oplossing en een goede koppeling met Word en Excel.
Een groot project, maar Cor wist: “Je moet niet alles tegelijk willen. Eerst kijken wat je uit de standaard kunt halen. Als dat niet voldoet, kun je altijd nog uitbreiden.”
Zoektocht naar een gebruiksvriendelijk en betaalbaar systeem
Op zoek naar een passende oplossing begon Cor met een open vizier. “Ik ging online zoeken en kwam vele pakketten tegen. We hebben onder andere Exact, Brightdocs en Business Central overwogen.”
De keuze viel uiteindelijk op Visma Net, met AccountOne als implementatiepartner. “De prijs-kwaliteitverhouding was goed, en de look-and-feel van Visma sprak ons aan. Het werkt prettig en overzichtelijk. Dit gaf bij ons de doorslag,” vertelt Cor. “Daarnaast vonden we in AccountOne een regionale partij met goede demo’s en een fijne klik. Dit was voor ons een belangrijke voorwaarde bij de keuze voor de implementatiepartner.”
“Visma Net voelt intuïtief aan, het werkt gewoon prettig.”
Cor vervolgt: “Die klik is voor ons belangrijk. De vorige partner had veel branchekennis. Bij AccountOne zagen we dezelfde professionaliteit. De communicatie liep soepel, alles was duidelijk.”
Wensen: meer inzicht, structuur en integratie
Bij de selectie van een nieuw systeem was eenvoud leidend, maar niet ten koste van functionaliteit. “Onze voorraad ligt op één plek, we hebben geen scanners of complexe logistiek nodig. We willen wél inzicht, vooral in ouderdom en serienummers,” legt Cor uit. Ook inkoop- en besteladvies stonden hoog op de wensenlijst. “Soms werken we met chemicaliën en dan willen we informatie als THT kunnen vermelden. Daarnaast is het belangrijk om historie te kunnen raadplegen als iets geïnstalleerd is.”
Hoewel service en onderhoud slechts een klein deel van de operatie beslaan, was ook daar behoefte aan structuur. “We doen af en toe reparaties en willen dan onze uren kunnen verantwoorden. Installaties besteden we meestal uit. Kortom, we wilden gewoon een systeem dat past bij wie we zijn: praktisch, overzichtelijk en gericht op handel in de Benelux en Duitsland.”
Focus op kernprocessen, zoals prijslijsten en serienummers
Pro Water ging begin 2024 live met Visma Net. Het project werd stapsgewijs aangepakt, met veel aandacht voor de kernprocessen. “Het automatiseren van prijslijsten en klantkortingen was een van de grootste slagen,” vertelt Cor. “Vroeger was orderinvoer veel handwerk en foutgevoelig. Nu kan eigenlijk iedereen een order invoeren. Het is minder foutgevoelig én veel sneller.”
Een ander belangrijk punt was serienummerregistratie. “Mede hierdoor loopt het voorraadbeheer nu mooi. En ook service en onderhoud hebben we inmiddels op de radar, al is dat bij ons een bescheiden onderdeel.”
“We hebben nu grip op prijzen, kortingen en voorraad – dat was precies wat we zochten.”
Professionele en persoonlijke samenwerking
De samenwerking met AccountOne verliep prettig en professioneel. Zoals bij ieder implementatietraject waren er ook leerpunten. “Het onderdeel offerte-layouts vroeg meer tijd dan verwacht, maar daar is goed op geacteerd,” vertelt Cor. “Ook bleek een notificatiefunctie later niet meer beschikbaar te zijn in de software. Geen grote dingen, maar iets om op te letten.”
Toch overheerst de tevredenheid. “We hebben vanaf het begin met één vaste consultant gewerkt, Willard. Dat werkt zó fijn. Hij kent ons bedrijf, denkt mee en houdt alles strak bij. Iedere paar maanden plannen we samen een dag in, dan zetten we weer stappen.”
Tijdwinst, grip en gemak
De impact is nu al merkbaar. “De orderverwerking gaat bijna twee keer zo snel. Prijzen en kortingen zijn geautomatiseerd, dus je hoeft nergens meer over na te denken. Ook qua boekhouding hebben we een enorme slag gemaakt. Alles draait nu strak.”
“Je hoeft nergens meer over na te denken – alles is geautomatiseerd.”
Dat het systeem in de cloud draait, draagt bij aan flexibiliteit. “Thuiswerken is eenvoudig geworden, je kunt overal bij.”
“Prettige samenwerking, met vertrouwen”
Terugkijkend is Cor positief over de keuze voor Visma Net en AccountOne: “De samenwerking is gewoon heel prettig. Je moet er als klant zelf ook bij zijn, sturen, meedenken. Maar dan bereik je samen echt veel.”
Zou hij AccountOne aanbevelen? “Zeker. Het zijn deskundige mensen die meedenken. Je hebt het gevoel dat je serieus genomen wordt, en dat geeft vertrouwen.”
Meer weten?
Wil je meer weten over deze case? Neem dan contact met ons op. We delen regelmatig nieuwe klantcases zoals deze van Pro Water. Wil je geen update missen? Volg ons dan op LinkedIn.