Eigen tools voor facturatie geïntegreerd met Visma.net Financials
SendSmart (Almelo) heeft voor de financiële administratie de overstap gemaakt van een traditioneel systeem naar Visma.net Financials via AccountOne. Naar eigen zeggen scheelt de overstap naar dit cloud-systeem maandelijks zo’n € 500 aan kosten voor servers, hosting en onderhoud. Ook is de logistiek dienstverlener tevreden over de gebruiksvriendelijkheid en snelheid van werken met Visma.net. “We merken dat we nu met een modern pakket aan de slag zijn. Dat bevalt goed”, zegt directeur Wim Kleinsman.
Sneller en gebruiksvriendelijk
Voorheen werkte SendSmart (voorheen SmartContracts) met een uitgebreid on-premise softwarepakket, dus een systeem dat was geïnstalleerd op een server. “Nu we met Visma.net aan de slag zijn, merken we dat we veel minder handelingen nodig hebben in onze financiële processen. De stappen gaan automatisch of worden op een eenvoudig en overzichtelijk scherm aangeboden. Daardoor werk je sneller, maak je minder fouten en raakt je administratie niet vervuild met allerlei correcties achteraf,” stelt Wim.
De financiële administratie vraag nu veel minder handelingen.
Bankverwerking flinke stap vooruit
Zo zorgt de directe bankkoppeling van Visma.net voor veel gemak en tijdwinst bij SendSmart. “De bankverwerking is mooi vormgegeven in Visma.net. Waar we eerder alle bankmutaties handmatig moesten uploaden, staan de mutaties nu in een overzichtelijk scherm klaar voor het afletteren. Met een druk op de knop matcht Visma.net de bankmutaties automatisch met de bijbehorende facturen. De resultaten zie je helder . Ook kan je bepaalde regels vastleggen voor extra herkenning. Dit is een grote stap vooruit.”
Het gemak van werken in de cloud
Met de overstap naar Visma.net is SendSmart nu ook verlost van IT-beheer. “Al hadden we de laatste jaren de hosting uitbesteed, zaken als patches en updates bleven nog steeds onze aandacht vragen. Nog afgezien van de kosten die deze werkwijze met zich meebracht voor hosting en beheer, want daarop besparen we nu zeker € 500,- per maand. Nu wordt het systeem door Visma bijgehouden en kunnen we gewoon inloggen via de webbrowser. Een ander voordeel is dat alle betreffende medewerkers actuele klantinformatie kunnen inzien. En ook onze accountant heeft ook realtime inzicht.”
We hebben ons gehele facturatieproces geautomatiseerd, van begin tot eind.
Eigen tools integreren met Visma.net
De openheid van Visma.net was voor Wim een belangrijke reden om over te stappen. “De integratie met onze tools voor facturatie en debiteurenbeheer stond hoog op ons verlanglijstje. Zo konden we ons gehele facturatieproces van begin tot eind automatiseren.”
Die koppelingen kon Visma-partner AccountOne eenvoudig realiseren via de standaard API van Visma.net. “De API van Visma.net is goed gedocumenteerd en benaderbaar, waardoor externe partijen goed kunnen koppelen,” legt Albert Wolterink van AccountOne uit. “Die openheid maakt Visma.net interessant voor bedrijven zoals SendSmart, die naast het boekhoudprogramma ook eigen gespecialiseerde tools willen gebruiken. Door te koppelen met Visma.net hoeven gegevens toch maar op één plek te worden bijgehouden.”
De openheid van Visma.net maakt dat je externe tools goed kan integreren.
Facturatie geautomatiseerd, van inkoop tot inning
Bij SendSmart worden op basis van de inkoop de verkoopfacturen automatisch opgesteld via de eigen facturatietool. Via een koppeling komen de verkoopfacturen automatisch binnen in Visma.net voor de financiële afhandeling. Vervolgens worden de facturen automatisch doorgezet naar de tool Payt, waar de inning van de facturen wordt afgehandeld. Via de koppeling met Visma.net ontvangt Payt alle factuur- en betaalinformatie. Wim is enthousiast over deze werkwijze. “Payt stuurt indien nodig automatisch mooi opgemaakte mails waarin klanten op een nette manier worden herinnerd aan openstaande facturen. Het systeem ondersteunt het hele minnelijk traject. Dit scheelt ons veel tijd en het zorgt voor snellere betalingen. Ook geeft het ons bedrijf een professionele uitstraling.”
Inkoopfacturen digitaal verwerken
De overige inkoopfacturen, dus die niet afkomstig zijn van de vervoerders, verwerkt SendSmart digitaal via de facturatieservice Visma AutoInvoice. Binnenkomende e-facturen komen automatisch als boekingsvoorstel terecht in Visma.net. Inkomende pdf-facturen worden automatisch gescand en omgezet naar een boekingsvoorstel in Visma.net, waar deze gelijk geboekt kunnen worden. “Dit werkt snel en makkelijk,” vindt Wim. “De boekingen komen gelijk op de goede plek en je kan facturen makkelijk terugvinden.”
Geslaagde samenwerking met AccountOne
Wat IT-dienstverlener AccountOne betreft kijkt Wim terug op een geslaagde samenwerking tot nu toe. “AccountOne zie ik als een betrouwbare partner die afspraken nakomt en snel kan schakelen. Ook tijdens het voortraject was de partner een prettig klankbord. We waren snel live met Visma.net. Het was kort gezegd een goede en snelle implementatie.”
Over SendSmart
SendSmart is logistiek dienstverlener voor mkb-bedrijven. Door hun grootschalige inkoop kunnen ze hun klanten extra lage verzendtarieven aanbieden. Met de korte lijnen met vervoerders en hun logistieke ervaring kan SendSmart klanten goed adviseren en eventuele problemen tijdens het vervoer snel en effectief op lossen. Dit gebeurt door een eigen helpdesk. Klanten kunnen gebruikmaken van handige verzendsoftware en gratis koppelingen waarmee ze het hele logistieke proces tussen bedrijf/webshop, vervoerder en klant kunnen automatiseren. SendSmart bedient onder andere maakbedrijven, handelsbedrijven en andere ondernemingen in Nederland en België.
Meer informatie
- Meer klantcases over Visma.net: Akyla de cloud in met Visma.net en HR-dienstverlener Cirqon kiest voor best-of-breed met Visma.net Financials
- Meer over Visma.net Financials
- Neem contact met ons op