HR-dienstverlener Cirqon kiest voor best-of-breed met Visma.net Financials
In z’n zoektocht naar geschikte HR-software kwam Cirqon (Hengelo) uit bij het online portal e-UUR, salarissoftware Nmbrs en Visma.net Financials. Door deze pakketten met elkaar te integreren, beschikt de full-service HR-dienstverlener nu over een flexibele totaaloplossing voor al zijn HR-diensten. Cirqon-directeur Ron Bos vertelt over zijn ervaringen met deze ‘best-of-breed’-oplossing en implementatiepartner AccountOne.
“We hebben nu de vrijheid om onze processen naar eigen inzicht in te richten”
Klem in ‘all-in-one’-software
Cirqon (Hengelo) verzorgt de werving & selectie, detachering, uitzenden, payrolling, salarisverwerking en HR-advisering voor tal van opdrachtgevers. Destijds koos Cirqon voor een ERP-totaaloplossing om al deze HR-processen in goede banen te leiden. Evenals ondersteunende processen zoals urenschrijven, facturatie en de financiële afhandeling. Echter, ‘all-in-one’ bleek geen werkbare oplossing.
Bos vertelt: “Bij het inrichten van onze processen liepen we steeds tegen beperkingen aan. Zo wilden we een accountancy-laag inbouwen om vanuit één omgeving alle cliënt-administraties te beheren en CAO-bepalingen mee te nemen. We waren overgeleverd aan de agenda van de leverancier en zijn prioriteiten. Waarbij we in een bepaald stramien werden gedwongen en de door ons geuite wensen niet of met vertraging werden opgepakt. Hier kwamen we dus niet verder.”
Lees onze visie op flexbranche softwareGespecialiseerde tools voor HR-processen
Bos concludeerde dat een ‘all-in-one’-oplossing voor HR niet werkbaar was voor zijn bedrijf. Een volgend ERP-pakket was volgens Bos ook al zo “dichtgetimmerd”. Daarom verlegde hij de focus naar ‘best-of-breed’-software: gespecialiseerde applicaties die je naast elkaar zet en die je via standaard koppelingen met elkaar integreert. Daardoor hoeven gegevens toch slechts één keer te worden ingevoerd, wat veel tijd scheelt en de kans op fouten verlaagt.
Ron Bos legt uit: “Bij best-of-breed werk je met tools die heel goed zijn in het ondersteunen van een specifiek HR-proces of bijbehorende administratieve processen. De leveranciers zijn gericht op hun eigen deelgebied en ontwikkelen hun pakket continu verder. Daardoor beschikken we over geavanceerde functionaliteit. Ook zijn we nu flexibel bij het inrichten van onze processen én die van onze klanten. Door de koppelingen heb je toch een uniforme gebruikerservaring.”
“Door de koppelingen heb je toch een uniforme gebruikerservaring.”
Portal e-UUR
Voor het urenschrijven koos Cirqon voor het portal e-UUR. Deze applicatie wordt ontwikkeld door Akyla, die tevens werkt met Visma.net Financials (zie de klantcase). Professionals registreren hun gewerkte uren online, waarna deze door de opdrachtgever worden gecontroleerd en goedgekeurd. Of ze nu werken via een vast dienstverband, een nulurencontract, payrolling of op uitzendbasis.
Verder verzorgt e-UUR de CAO-ontrafeling van de uren zodat deze op de juiste manier worden verloond in de salarisadministratie. Zowel de opdrachtgever als de intermediair hebben actueel inzicht in de geschreven uren, de urenverantwoording en de te factureren bedragen.
Bekijk koppeling met e-UURSalarissoftware Nmbrs
De verloning gebeurt bij Cirqon in de salarissoftware Nmbrs (van Visma). Via de standaard koppeling tussen Nmbrs en Visma.net worden de uren verzameld en overgebracht naar Nmbrs. Nmbrs zorgt ervoor dat de loonjournaalpost terechtkomt in de financiële administratie.
Visma.net Financials
Voor een HR-dienstverlener als Cirqon is het essentieel dat werkuren efficiënt en tegen het juiste tarief aan de opdrachtgever worden gefactureerd. Dit gebeurt in Visma.net Financials. Deze cloudsoftware krijgt via de eerdergenoemde koppelingen alle data aangeleverd. Vanuit e-UUR komen de uren tegen de juiste tarieven binnen en vanuit Nmbers de loonjournaalposten.
Naast de facturatie wordt in Visma.net de financiële administratie bijgehouden. Via diverse dashboard en rapportages houdt de directie grip op de bedrijfsvoering.
Ontdek Visma.net FinancialsToekomstbestendig cloudplatform
“Ik kwam Visma.net op het spoor vanwege de bestaande koppeling met e-UUR. Wij hebben voor Visma.net gekozen omdat het vanaf scratch is ontwikkeld als cloudplatform. Dit merk je bijvoorbeeld aan de gebruikersinterface en de moderne techniek. We realiseren ons dat het pakket nog niet in alle finesses is uitontwikkeld, maar dat we zeker 10 jaar vooruit kunnen. Ook zit er veel ontwikkelkracht achter het pakket van het Europese softwarebedrijf Visma, die ook de bescherming van data goed geregeld heeft. Belangrijk gezien de complexiteit van bijvoorbeeld de AVG. Verder waren we gecharmeerd van de uitgebreide mogelijkheden die Visma.net biedt op gebied van koppelen, facturatie en rapportages.”
“Er zit veel ontwikkelkracht achter Visma.net. De bescherming van data is ook goed geregeld.”
Aansluitend op Visma.net maakt Cirqon ook gebruik van het online facturatieplatform Visma AutoInvoice, verloopt het goedkeuringsproces van inkoopfacturen via Visma Approval en worden de btw-aangifte automatisch verstuurd via Visma AutoReport. “Op dit moment houden we onze werkuren voor advies over bijvoorbeeld juridische zaken nog bij in Excel, dit kan ook eenvoudig in Visma.net Financials. Hierover zijn we nog in gesprek.”
Visma-partner AccountOne
Via de accountant kwam Bos in contact met Visma-partner AccountOne uit Rijssen. “Een gespecialiseerde partij met veel financiële expertise. De mensen zijn goed geschoold en weten veel van het pakket. Kortom, een partner die goed met ons meedenkt, die pragmatische adviezen geeft en waarmee ik het prettig schakelen vind. Dit droeg zeker bij aan de keuze voor Visma.net. Het kwam mooi uit dat zo’n gespecialiseerde, landelijk werkende partij bij mij om de hoek zit,” lacht Bos.
AccountOne denkt goed mee en geeft pragmatische adviezen.
Cirqon: One-stop-shop voor HRM
Cirqon biedt diensten op gebied van arbeidsbemiddeling en salarisverwerking, aangevuld met advisering op gebied van inkomen en loopbaanbegeleiding. Bos ziet dat bij businessmodellen het regiemodel steeds meer wordt toegepast. “De meeste kapitaalsfactoren in ondernemen worden al uitbesteed naar ketenpartners. Dus gebouwen, machines en mobiliteit. Maar HRM outsourcen staat nog in de kinderschoenen. Bedrijven hebben nog een eigen parttime medewerker in dienst. Die niet alle kwaliteiten kan bieden die gevraagd worden. Daarom bieden wij een one-stop-shop-concept voor HRM. Ondernemers, accountants en professionals kunnen bij ons terecht voor alle aspecten van personeelsmanagement, van het aantrekken en afstoten van personeel tot en met ICT en juridisch advies. Of voor die onderdelen die bij jou ontbreken, bijvoorbeeld salarissoftware of 2e lijns-support voor als de HRM-medewerker ziek is. Maar denk ook aan een ontslagsituatie waarbij medewerkers moeten worden begeleid naar nieuwe werk.”
Meer informatie voor de HR- en flexbranche
- Blog: Flexbranche: “All-in-one-software biedt voor ons geen oplossing”
- Oplossing: integratie van e-UUR Flexportal met Visma.net
- Klantcase: Akyla de cloud in met Visma.net (incl. video)