Flexbranche software: welke past bij jouw HR- of flexbedrijf?

3 opties voor flexsoftware

De laatste tijd interviewden we diverse bedrijven in de HR- en flexbranche die software zoeken om hun kernprocessen end-to-end te automatiseren. Wat ons opviel? Als middelgroot flexbedrijf heb je veel verschillende processen. Je werkt intensief met data. En jullie houden er allemaal je eigen werkwijze op na! Het integraal automatiseren van processen in de flexbranche is dus geen sinecure. Een ideaal vraagstuk dus voor ons als ‘fintech’-dienstverlener en specialist in integraties. Daarom voerden we een verkenning uit naar geschikte en complete flexbranche software. Hieronder lees je welke 3 softwareoplossingen wij tegenkwamen voor middelgrote spelers in de HR- en flexmarkt.

Ik wil advies

Met ‘all-in-one’-software zit je in een vast stramien

Voor het aansturen van processen bij HR- en flexbedrijven kan je kiezen uit veel verschillende softwarepakketten. Zo is er de ‘all-in-one’-software voor de flexbranche. Oftewel ERP-systemen waarin je alle bedrijfsprocessen kan onderbrengen, van urenschrijven tot en met de financiële afhandeling. Toch blijkt een alles-in-één-aanpak in de praktijk vaak niet te voldoen. Waarom niet? Omdat flexbedrijven graag op hun eigen manier werken! Het ERP-pakket beperkt de vrijheid en flexibiliteit dan zo veel, dat je processen niet naar eigen wens kan inrichten. Je wordt dus in een vast stramien gedrukt. Ook bent je totaal afhankelijk van één leverancier.

“40% van het ERP-systeem gebruikte ik niet”

Of zoals een van onze klanten het beschreef: “Een all-in-one-pakket is op bepaalde gebieden echt wel goed, maar er zijn altijd onderdelen waar je functionaliteit tekortkomt. Je hebt specialisten nodig op delen van het proces.” Een andere klant merkte op: “Mijn ervaring is dat je bij ERP-systemen voor de flexbranche 40% van de functionaliteit niet gebruikt. Maar je betaalt er wel voor.”

Dan maar losse pakketten naast elkaar?

Een alternatief is om met allerlei losse pakketten werken. Dat betekent dat je dezelfde gegevens op meerdere plekken moet vastleggen. Want veel pakketten hebben geen standaardkoppeling met elkaar. Met alle nadelen van dien: gegevens overtypen, foutgevoelig en gebrek aan overzicht en grip. En projecten waar bedrijven zelf koppelingen (laten) ontwikkelen, zijn vaak gebaseerd op drijfzand.

3 praktijkvoorbeelden uit de HR- en flexbranche

Wij zien dat vooral de middelgrote HR- en flexbedrijven worstelen met hun automatisering. Ze kijken regelmatig rond maar zien geen volwaardig alternatief voor hun huidige gefragmenteerde IT-landschap. We wilden graag weten of wij een oplossing konden aandragen voor deze bedrijven. Daarom interviewden we een aantal organisaties in de flexbranche over hun ervaringen met flexbranche software en hun visie op automatisering. We geven drie praktijkvoorbeelden.

“Ik kwam niet verder met all-in-one-software”

Het 1e voorbeeld is HR-dienstverlener Cirqon. Deze klant van AccountOne (zie klantcase) verzorgt voor tal van opdrachtgevers in regio Twente de werving & selectie, detachering, uitzenden, payrolling en salarisverwerking. Voor het aansturen van deze processen koos het Hengelose bedrijf destijds voor een ERP-totaaloplossing. Dit bleek niet werkbaar. “Bij het inrichten van onze processen liepen we steeds tegen beperkingen aan. Zo wilden we een accountancy-laag inbouwen om vanuit één omgeving alle cliënt-administraties te beheren en CAO-bepalingen mee te nemen. Deze en andere door ons geuite wensen werden niet of met vertraging opgepakt. Je bent echt afhankelijk van de prioriteiten en ROI-berekeningen van de leverancier. Deze zijn vaak niet de jouwe. Zo kom je niet verder,” aldus directeur Ron Bos.

“We zijn vergroeid met trage en omslachtige flexbranche software”

Voorbeeld 2: een flexbedrijf voor de installatiebranche. Ze werken al jaren met flexbranche software die inmiddels verouderd is. Hun processen zijn echter zo vergroeid met het pakket dat ze er niet makkelijk afscheid van kunnen nemen. In de markt is er geen all-in-one-softwarepakket dat mee kan komen met hun eisen. Zij hebben bijvoorbeeld als eis dat het systeem de eenmaal verworven arbeidsvoorwaarden van flexwerkers moet kunnen meenemen naar een volgende plaatsing. Moeten ze de traagheid en omslachtige werkwijze van het offline systeem dan maar op de koop toenemen?

“Nog steeds veel handelingen, ondanks ons moderne flexpakket”

Voorbeeld 3: een grotere Twentse uitzend- en detacheringsorganisatie. Zij gebruiken een bekend flexpakket voor het vastleggen van contracten, interne communicatie, urenregistratie, COA-ontrafeling en verloning. Omdat niet elke CAO in dit pakket past, draait er nog een verloningspakket naast. De recruitment, CRM, planning, facturatie en financiële administratie gebeuren weer in aparte systemen. Daarnaast wordt er voor het verzuim ook nog een aparte applicatie gebruikt. Sommige zijn gekoppeld maar gegevens moeten nog op meerdere plekken worden ingevoerd en bijgehouden. De organisatie overweegt om een centraal datawarehouse in te richten en zo alle systemen centraal te voeden met data. Maar men geeft ook aan dat de centrale flexsoftware de kostprijs per uur steeds meer opdrijft en dat de werkwijze arbeidsintensief is. Kan het ook anders?

Deze 3 flexbranche software-oplossingen kwamen wij tegen

Op basis van de gesprekken met bovenstaande en andere klanten zien wij grofweg 3 mogelijkheden voor HR- en flexbedrijven die zoeken naar complete software voor de flexbranche.

#1 All-in-One: één geïntegreerd ERP-systeem voor alle HR- en flexprocessen

Zoals hierboven besproken is all-in-one-software voor de flexbranche gericht op het ondersteunen van alle processen binnen HR- en flexbedrijven. Bij een deel van deze bedrijven zal dit voldoen. Bij de drie bedrijven die wij spraken, bleek all-in-one-software geen oplossing te zijn. Zij kwamen klem te zitten vanwege hun specifieke werkwijze en de uiteenlopende eisen van hun klantgroepen. Voor deze bedrijven zijn er twee andere oplossingsrichtingen: ‘best-of-breed‘ of ‘hybride‘.

#2 Best-of-breed: gespecialiseerde software, naadloos geïntegreerd

Bij best-of-breed-software werk je met tools die goed zijn in het ondersteunen van een specifiek HR-proces of bijbehorende administratieve processen. De leveranciers zijn gericht op hun eigen deelgebied en ontwikkelen hun pakket continu verder. Via standaard koppelingen hoef je data niet op meerdere plekken te onderhouden. Een voorbeeld hiervan is de geïntegreerde combinatie van e-UUR, SuperOffice, Nmbrs en Visma.net Financials. HR-portal e-UUR wordt dan ingezet voor de urenregistratie en CAO-ontrafeling, Nmbrs voor de salarisverwerking en Visma.net Financials voor de facturatie en financiële administratie. Deze oplossing draait bij onze klant Cirqon en bewijst zich dagelijks in de praktijk. Lees voor meer informatie ons referentieverhaal over Cirqon.

#3 Hybride: totaaloplossing, gecombineerd met best-of-breed

Een derde oplossingsrichting is de combinatie van een uitgebreid ‘flexpakket’ voor de kernprocessen van flexbedrijven met aanvullende specialistische oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan Tigris voor alle flexprocessen, SalesForce voor CRM, Nmbrs voor salarisverwerking en Visma.net Financials voor alle financiële processen. Dit noemen we dit ‘hybride’ omdat Tigris gespecialiseerd is in meerdere flexprocessen – in die zin dus een all-in-one-pakket. Voor de ondersteunende processen koppel je dan met best-of-breed. Waardoor je over veel meer flexibiliteit en functionaliteiten beschikt dan bij een standaard all-in-one-pakket. Vaak zijn er al veel koppelingen beschikbaar voor een uniforme gebruikerservaring.

Ons advies: kies je eigen mix en integreer

Behalve bovengenoemde flexbranche software zijn er natuurlijk nog veel meer alternatieven en tussenvormen beschikbaar. Zo kan ieder HR- of flexbedrijf zijn eigen mix van oplossingen kiezen. Let erop dat de pakketten met elkaar kunnen integreren en dat er een goede financiële verantwoording gewaarborgd is. Want koppelen is volgens ons een must om een efficiënt en schaalbaar bedrijf te kunnen runnen.

Ons advies is daarom:

• Kies bij voorkeur voor een totaaloplossing waarbij er al bewezen koppelingen beschikbaar zijn tussen applicaties
• Ontbrekende koppelingen moeten via standaard koppelvlakken (API’s) snel en betrouwbaar ontwikkeld kunnen worden
• Gebruik best-of-breed-pakketten die nauw aansluiten bij jouw processen – waaronder je financiële proces!

“We kunnen nu snel vernieuwen”

Onze klant Cirqon heeft na het avontuur met het ERP-pakket bewust gekozen voor een ‘best-of-breed’-benadering, waarbij je specialistische applicaties naast elkaar zet en integreert. Daardoor hoeft Cirqon gegevens maar één keer in te voeren. Ron Bos licht toe: “We beschikken nu over geavanceerde functionaliteit en zijn flexibel bij het inrichten van onze processen. Bij ons draaien diverse pakketten op de achtergrond die via API’s zijn gekoppeld. Achter ieder pakket gaat een ontwikkelapparaat van een leverancier schuil die toegewijd met zijn nicheproduct bezig is. Dat geeft ons flexibiliteit en de mogelijkheid om snel vernieuwingen door te voeren op onze aandachtsgebieden.”

“Wees niet bleu bij automatisering”

Een van onze respondenten zag zijn omzet de laatste jaren flink stijgen, zijn processen complexer worden en tegelijkertijd zijn administratieafdeling afnemen van 5 naar 3 fte. Hij benadrukt hoe belangrijk het is om als middelgrote uitzendorganisatie je processen te blijven professionaliseren en niet bleu zijn qua automatisering. “Als je de achterkant van je bedrijf niet op orde hebt, zal je kostprijs stijgen, haken klanten af en doe je niet meer mee.”

Wij helpen je met advies, koppelen en financiële cloudsofware

Ben jij ook nog zoekende qua software voor jouw HR- of flexbedrijf en herken jij je in het bovenstaande? Laat ons dan met je meedenken! Onze ervaring in de HR- en flexbranche maakt AccountOne tot een strategische partner. Aangevuld met onze uitgebreide kennis van financiële software en expertise in koppelingen. We nemen je graag aan de hand om passende oplossingen te vinden voor jouw flexprocessen. En deze te integreren tot één flexibele, toekomstbestendige totaaloplossing.

Waarom Visma.net Financials

Als basis voor onze oplossingen gebruiken wij Visma.net Financials. En dat is niet zonder reden. Visma.net onderscheidt zich binnen cloud-softwaresystemen door zijn openheid. De standaard API van Visma.net is goed gedocumenteerd en benaderbaar, waardoor je snel en betrouwbaar kan koppelen met externe partijen. Dit maakt Visma.net interessant voor bedrijven die én gespecialiseerde tools willen gebruiken én gegevens toch maar op één plek willen bijhouden.

Advies of reageren

Suggesties, vragen of opmerkingen over onze analyse van flexbranche software zijn van harte welkom. Neem daarvoor contact met ons op.

Meer informatie over software voor de flexbranche

Ik wil advies Bekijk Visma.net Financials