Touroperator Oad werkt met tientallen reisleiders die verspreid door Europa uitgaven doen. Dat maakte het lastig om overzicht te houden en de administratie strak te organiseren. Door Payhawk te combineren met Visma Net en de koppeling van AccountOne is dat nu wél mogelijk. Het resultaat is rust, inzicht en een administratie die weer meebeweegt met de dagelijkse praktijk.
Waar liep Oad tegenaan?
Bonnetjes kwamen laat binnen of raakten kwijt. De administratie moest wachten op creditcardafschriften en werkte daardoor met schattingen. Daarbij boekt Oad opbrengsten pas op vertrekdatum, wat het proces extra complex maakte.
Remco Holle, financieel directeur bij Oad, kijkt terug op die periode. “We hadden veel uitgaven zonder goede documentatie.”
Waarom koos Oad voor Payhawk?
In een eerdere case kun je lezen hoe Oad de overstap maakte naar Visma Net met behulp van AccountOne.
Nu zocht de touroperator een oplossing die direct inzicht gaf en tegelijk goed kon samenwerken met Visma Net. Payhawk bleek een logische match door flexibele kaarten, realtime zicht op transacties en de mogelijkheid om alles te koppelen aan de juiste reis.
Remco merkte meteen verschil. “De rapportages zijn een stuk nauwkeuriger.”
Hoe worden uitgaven nu vastgelegd?
Reisleiders betalen hun kosten nu met Payhawk. In de app voegen ze direct een foto van de bon toe. De uitgave wordt meteen gekoppeld aan het juiste reisnummer. De administratie hoeft niets meer op te zoeken, want alle informatie staat al klaar.
“We zien nu direct wat er uitgegeven wordt,” vat Remco het simpel samen.
Wat doet de koppeling van Payhawk met Visma Net?
AccountOne ontwikkelde een integratie waarmee transacties automatisch in Visma Net terechtkomen. De koppeling gebruikt reisnummer, reserveringsnummer en vertrekdatum. Daardoor wordt elke uitgave in een keer juist geboekt, inclusief bon en btw.
Dit levert Oad het volgende op:
- Boeken op vertrekperiode
- Geen losse bonnetjes meer
- Minder handmatig werk
- Inzicht per reis en per vertrekdatum
“Zonder de integratie zou het allemaal veel minder soepel gaan,” maakt Remco duidelijk.
Wat betekent dit voor het dagelijks werk?
Reisleiders hoeven niets te bewaren of later in te leveren. De administratie hoeft niet meer te wachten op afschriften en werkt met actuele gegevens. Controllers kunnen sturen op cijfers die kloppen.
Wat is het eindresultaat voor Oad?
Oad werkt sneller en met meer zekerheid. Payhawk, Visma Net en de koppeling van AccountOne zorgen samen voor een administratie die klopt en meegroeit met het aantal reizen dat Oad organiseert.
Meer weten?
Neem voor meer informatie over deze case contact met ons op. We delen regelmatig nieuwe klantcases zoals deze. Wil je geen update missen, volg ons dan op LinkedIn.