Ben jij veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken van inkoopfacturen in AccountView en invoeren in je bankomgeving? Met de handige en voordelige tools van Visma kan je je inkoopfacturen digitaal verwerken. Dit scheelt je veel tijd, voorkomt fouten en geeft overzicht en structuur. Bovendien hebben we de tools in een handomdraai voor je ingericht. Bekijk hieronder hoe het in z’n werk gaat… en wat onze klanten ervan vinden!
Inhoud van dit artikel:
Inkoopfacturen digitaal verwerken: 3 stappen
In bijgaand schema is te zien hoe het digitaal verwerken van inkoopfacturen met AccountView in z’n werk gaat. Hieronder leggen we het proces van factuurverwerking kort uit:
- Inkoopfacturen ontvangen en verwerken
- Inkoopfacturen fiatteren
- Inkoopfacturen betalen
1a) E-facturen verwerken
Het makkelijkst is om inkoopfacturen in Visma AutoInvoice te ontvangen als e-factuur, dus in UBL-formaat. Hierin zijn alle factuurgegevens gestructureerd opgeslagen en kan je de factuur nog sneller verwerken.
1b) PDF-facturen verwerken
Echter, de meeste inkoopfacturen zal je nog als PDF-bestand ontvangen. Deze kan je doorsturen (of direct laten aanleveren) naar je persoonlijke e-mailinbox in AutoInvoice. Daar worden de documenten via scan & herken automatisch omgezet naar een boekingsvoorstel in AccountView met de PDF als bijlage op de dagboekbladzijde. Standaard duurt het verwerken van facturen een dag, bij de premium-versie enkele minuten (tenzij er handmatig enkele handelingen nodig zijn).
Video: boekingsvoorstel vanuit AutoInvoice verwerken in AccountView
Binnengekomen boekingsvoorstellen worden in AccountView handmatig beoordeeld en geaccepteerd. Daarmee is de daadwerkelijke boeking uitgevoerd en zijn de kosten inzichtelijk. De factuur kan pas worden betaald na de goedkeuringsronde (zie onder).
Handig: vanuit AutoInvoice kan je crediteuren in AccountView automatisch aanmaken en aanvullen met de NAW-, KvK- en IBAN-gegevens op de factuur… wat weer extra tijdwinst oplevert!
Lees meer over AutoInvoice2) Facturen goedkeuren via workflow
Vervolgens kan je met Visma Approval via een workflow de inkoopfacturen ter goedkeuring neerleggen bij de daarvoor gemachtigden. Het hele fiatteringsproces van goedkeuren, afwijzen en doorsturen verloopt geheel automatisch via de app of de online omgeving. Tot op detail kan je inrichten wie op welk moment welke factuur moet beoordelen. Zo kan je onderscheid maken op kostenplaatsen, kostensoort, projectcodes, crediteuren en de hoogte van factuurbedragen.
Meer over Approval3) Facturen betalen zonder overtypen
Heeft de laatste fiatteur de factuur goedgekeurd? Dan wordt in AccountView de betaling automatisch vrijgegeven. Via de module Automatische betalingen kan je een betaalbestand aanmaken en via de directe bankkoppeling automatisch bij de bank aanleveren. Daar kan je alle betalingen in één keer accorderen. Doordat AutoInvoice de IBAN-nummers heeft vastgelegd, ligt ook hier een flinke tijdsbesparing in het verschiet.
Meer over directe bankkoppelingPrijzen digitale factuurverwerking
- Het aanschakelen van AutoInvoice is gratis; je betaalt alleen voor het gebruik, namelijk € 0,27 of € 0,37 (premium) per verstuurd en verwerkt document
- Approval kost € 6,- per gebruiker per maand
- De module Automatische betalingen kost eenmalig € 275,-. Als je AccountView huurt, is de module altijd bij de bundel inbegrepen.
- De prijs van de directe bankkoppeling is € 1,25 p.m.
Wat onze klanten zeggen
We hebben enkele van onze klanten gevraagd naar hun ervaringen met deze oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen met AccountView. Lees hieronder hun ervaringen!
PRS Telecom: “Je wil nooit meer terug”
PRS Telecom werkt sinds kort met de combinatie van AutoInvoice en Approval, dus zowel scan & herken als het fiatteringsproces, ook via de mobiel. Han Breughem zegt:
“Wij vinden het zeer prettig om met Visma AutoInvoice en Approval te werken omdat deze geheel geïntegreerd zijn binnen AccountView. Hierdoor werk je met dezelfde look and feel, werkwijze, sneltoetsen etc. van AccountView en verloopt het hele proces van verwerking van inkoopfacturen t/m betaling geheel automatisch. Als je dit eenmaal gebruikt, wil je nooit meer terug naar een papieren en handmatig gevulde administratie!”
Wapen van Markelo: “Wij besparen 8 uur per week”
Mark Smit van restaurant ’t Wapen van Markelo is een tevreden gebruiker van AutoInvoice:
nl
“Met AutoInvoice laat ik mijn facturen via de mail inscannen en automatisch boeken. Eerder moest ik alles handmatig inkloppen; daar had ik daar veel werk mee, ik was er wel een dag per week mee bezig. Nu kost het me hooguit een kwartier, dat scheelt dus veel tijd. Alle boekingen komen gelijk op de juiste plek in AccountView terecht. Mijn crediteuren sturen hun rekeningen naar een apart e-mailadres, dat is handig en geeft overzicht. Ik kan AutoInvoice van harte aanbevelen!”
The Old Com: “Facturen kan ik direct terugvinden”
Handelsonderneming The Old Com gebruikt AutoInvoice en Automatische betalingen in AccountView. Remco Holtslag ervaart veel gemak:
“Het grote voordeel van AutoInvoice is dat alles gedigitaliseerd is en direct kan worden teruggevonden. Je bewaart alle documenten bij elkaar en er is meer overzicht. In AccountView staan de inkomende facturen bij de inkopen. En via de module Automatische betalingen staan de te betalen posten direct in de bankomgeving. Ik hoef ze dus niet opnieuw in te voeren en kan gelijk betalen. Dat scheelt tijd.”
Van Doormaal: “Onze administratie altijd up-to-date”
Loonwerkersbedrijf Van Doormaal werkt met AutoInvoice en Automatische betalingen in AccountView. Colinda Thielen vertelt:
“Bij AutoInvoice komen facturen na het doorsturen automatisch op je scherm voorbij, waar je ze snel kan coderen en het gelijk goed geboekt wordt in AccountView. Het systeem bewaart eerdere instellingen, waardoor het verwerken steeds sneller verloopt.
Een grote vooruitgang is het feit dat alle facturen digitaal in het systeem worden bewaard. Ik kan ze nu makkelijk terugvinden en direct inzien, zonder te hoeven bladeren in mappen. Over meerdere boekjaren wordt dit voordeel natuurlijk nog groter, dus op termijn ga ik nog meer tijd besparen.
Een ander voordeel is dat je snel een nieuwe crediteur kan aanmaken; alle gegevens worden automatisch goed ingevuld, wat veel typewerk en tijd scheelt.
Ook zijn we tevreden over de module Automatische betalingen. Doordat je betalingsgegevens niet handmatig hoeft in te voeren, is de kans op fouten heel klein. Ook is inzichtelijk welke betalingen je moet doen, het is een kwestie van aanklikken en betalen. Dit is gelijk een mooie stok achter de deur om je administratie up-to-date te houden. Bij ons worden de bankafschriften automatisch ingelezen, waardoor ook daar bijna geen menselijke handeling meer nodig is.”
Meer informatie
Wil je meer weten over deze oplossing? Neem dan contact op met AccountOne voor meer informatie of een demo!