Het project kan van start!
In deze blog bespreek ik aan de hand van voor engineeringbedrijven kenmerkende processen, hoe u de projectadministratie en financiële administratie kunt integreren. Bij ieder proces bespreek ik hoe AccountView een oplossing biedt. Waar u in het eerste deel al kon lezen over financieel projectbeheer en inkoop, ga ik hieronder in op onder andere het volgen van de kostenontwikkeling, de onderhandenwerkpositie en facturering.
Ga naar deel 1Kostenontwikkeling bewaken
Dan gaat het project daadwerkelijk van start. Er is ingekocht en de eerste engineering-uren worden geboekt. Er ontstaan financiële verplichtingen, terwijl er nog geen inkomsten zijn. Vanaf nu is het voor de projectleider en controller cruciaal om de kostenontwikkeling versus het budget te bewaken. Om risico’s te kunnen beheersen, moet op ieder moment een doorsnede kunnen worden gemaakt van actuele kostenontwikkeling en alle andere projectverplichtingen, zoals de gedane bestellingen waarvoor nog nog geen factuur is ontvangen. Zeker binnen de engineering-branche, waar lange betalingstermijnen gemeengoed zijn, moeten de financiële verplichtingen helder in beeld zijn. Veelal wordt hiervoor een cashflowprognose gemaakt.
Onderhandenwerkpositie bepalen
Een belangrijke taak van controllers is het bepalen van de onderhandenwerkpositie. Om deze vast te kunnen stellen, moet worden bepaald in hoeverre een opdracht is opgeleverd. Daarna kan het betreffende deel van de omzet en kosten worden geboekt naar de winst- en verliesrekening.
AccountView ondersteunt 12 standaardmethoden voor het berekenen van projectvrijval. Zo kunt u in AccountView het percentage van gereedheid vastleggen. Het financieel verwerken van de projectvrijval verloopt vervolgens geheel geautomatiseerd, waarbij AccountView het betreffende deel van het project afboekt naar de winst- en verliesrekening. Dit bespaart de controller veel tijd.
Service en urenregistratie
Na oplevering van het project verlenen engineeringbureaus meestal nog service aan de installatie, op periodieke en/of indicentele basis. Hiervoor worden resources ingepland, werkbonnen aangemaakt en afgetekend en eventueel een factuur verstuurd. Ook hiervoor worden allerlei apps gebruikt, zoals bijvoorbeeld werkbonapps om voor het inplannen van de buitendienst en werkbonnen af te tekenen.
Ook de urenregistratie wordt nog vaak in Excel bijgehouden. Dit werkt flexibel maar kent ook een aantal belangrijke nadelen, zoals meerdere versies die in omloop raken, ongewenste veranderingen en beperkte toegang via tablet of mobiel. Een andere mogelijkheid is dat hiervoor losstaande apps worden gebruikt.
We zien regelmatig dat AccountView-klanten al applicaties gebruiken waar ze niet vanaf willen of kunnen. Zij maken gebruik van de diverse koppelmogelijkheden, variërend van handmatige import van een csv-bestand tot een volledige geautomatiseerde koppeling via de AccountView Web-API. Deze biedt ook de mogelijkheid om apps van derden te koppelen, zoals een werkbon-app of een app voor urenregistratie. Ook biedt AccountView zelf diverse apps, zoals de Contact App en de Mobile Scanner.
Facturering
Engineeringprojecten worden meestal tegen vaste prijzen aangenomen, waarbij de facturering in een aantal termijnen volgens offerte verloopt. Voor garantieprojecten worden normaal gesproken geen extra kosten bij de klant in rekening gebracht, maar de leverancier wil wel inzicht in de gemaakte kosten om te zien of het onderhoud rendabel is – zeker als de klant hiervoor jaarlijks een vast bedrag betaalt. Verder worden kleine aanpassingen en kleinere (deel)projecten veelal op regiebasis (nacalculatie) gefactureerd.
In AccountView legt u alle factureringsgegevens eenduidig vast zodat u projecten volgens afspraak kunt factureren en zaken als betalingstermijnen niet uit het oog verliest. U kunt de factuur per post, als pdf per e-mail of elektronisch via e-invoicing versturen. Bij het aanmaken van de factuur ontstaat automatisch een openstaande post.
Rapporteren
Om de engineering-projecten te beoordelen, wordt wekelijks of maandelijks de status van het project inzichtelijk gemaakt via een aantal standaardrapportages. Hierboven heb ik al de rapportages over het budget versus werkelijke kosten, de cashflowprognose en de onderhandenwerkpositie besproken. Ook wordt gerapporteerd over de gemaakte engineering-uren ten opzichte van de begroting. Op projectgroepniveau wordt de omzet en winstgevensheid van de soorten projecten vergeleken en geanalyseerd.
Doordat u alle projectinformatie in AccountView vastlegt, kunt u met bovengenoemde rapportages op ieder moment financieel inzicht krijgen in de projecten. Zo gebruiken we voor de cashflowprognose bijvoorbeeld gegevens als banksaldo(‘s), levertijd, betalingsconditie en projectverplichtingen. Onze ervaring is dat elke klant dit weer op eigen wijze interpreteert. We kunnen deze rapportage dan ook op klantwens aanpassen.
Groeipad in automatisering
Bij onze klanten in project-engineering zien zien we een groeipad in de ontwikkeling van grip op hun projecten. In eerste instantie krijgen bedrijven steeds meer grip op de volledigheid van hun kosten door Excel te vervangen door een geïntegreerde oplossing voor de projectadministratie en financieel beheer. Vervolgens wordt de inkoop steeds verder geautomatiseerd. Ook zien we dat de complexiteit van projecten dan toeneemt, het aantal vreemde valuta toeneemt en de rapportagebehoefte toeneemt.
Samenvattend stel ik dat een succesvol engineeringproject staat of valt met financiële grip, dus dat u financieel altijd ‘bij’ moet zijn en inzicht moet hebben in uw kostenontwikkeling en financiële verplichtingen. Ook heb ik willen aantonen dat AccountView hiervoor een mooie oplossing biedt in het groeipad naar grip op uw processen. Uiteraard ben ik benieuwd waar u staat in dit groeipad!
Ernst-Jan Beverwijk
Business Consultant AccountView bij AccountOne