In de huidige economische omstandigheden is voorraadbeheer een geliefd gespreksonderwerp bij onze groothandelsklanten. Tenslotte bent u als ondernemer altijd aan het kijken hoe u de kosten van uw organisatie kunt terugdringen zonder daarbij in te leveren op de kwaliteit die uw klanten van u gewend zijn.
Hieronder gaan we in op voorraadbeheer met AccountView. Daarnaast bieden we met Visma.net Logistics ook voorraadbeheer, inkoop en verkoop in de cloud. Meer informatie:
Visma.net Logistics AccountView voor Handel
Besparen met voorraadbeheer
Met slim voorraadbeheer kunt u flink besparen. Uit onderzoek blijkt dat de voorraadkosten ongeveer 25% per jaar bedragen van de aanschafkosten. Als u dus voor twee miljoen aan producten op voorraad hebt liggen, dan kost u dat een half miljoen op jaarbasis. Het simpelweg verlagen van de totale voorraad om kosten te besparen is niet de oplossing. Het gaat erom dat u de juiste voorraad houdt om uw klanten een zo hoog mogelijke servicegraad te bieden. Dat maakt goed voorraadbeheer complex. Als ondernemer moet u zich ervan bewust zijn dat voorraadbeheer een voortdurend proces is.
Hoe zorgt u ervoor dat u voorraadbeheer op een succesvolle manier invoert binnen uw organisatie? In dit artikel voorzien wij u van een aantal tips om met de module Voorraadbeheer in AccountView aan de slag te gaan. Wij stippen de belangrijkste wijzigingen in de nieuwe versie van AccountView aan en nodigen u uit om daadwerkelijk van start te gaan door het volgen van één van de workshops die na de zomer zullen starten.
Voorraadadministratie moet kloppen
Voordat een groothandel met voorraadbeheer aan de slag kan, moeten de basisprocessen goed worden ingericht. Om een betrouwbare analyse van de huidige voorraadsituatie te kunnen maken, moet u kunnen bouwen op betrouwbare informatie. Zo dient bijvoorbeeld de waarde van de voorraad in de logistieke administratie overeen te komen met de waarde in de financiële administratie. Ook moet de daadwerkelijk aanwezige voorraad in het magazijn overeenkomen met de voorraad in de administratie. In de praktijk blijkt dat op dat vlak nog wel eens behoorlijke verschillen worden geconstateerd. Een voorbeeld: tijdens één van de gesprekken met onze klanten kwam de ondernemer er achter dat zijn accountmanagers regelmatig een aantal nieuwe artikelen uit het magazijn haalden om als sample aan klanten te verstrekken. Op zich niets mis mee, alleen werden deze artikelen nooit van de voorraad afgeboekt.
Een ander voorbeeld is het ontbreken van de juiste en actuele informatie in het systeem. Daarbij kunt u denken aan het ontbreken van de waarderingsprijs bij een aantal artikelen of aan een levertermijn die bij het artikel wordt vermeld maar niet meer actueel is. De consequentie is dat u gaat werken met onbetrouwbare informatie en dat kan leiden tot verkeerde keuzes.
Controle over bedrijfsprocessen
Bij de invoering van AccountView voorraadbeheer kijken wij samen met de ondernemer naar manieren om deze verschillen te minimaliseren. Het invoeren van cyclecounting – waarbij de voorraad op een structurele wijze wordt geteld – kan bijvoorbeeld helpen. Om daadwerkelijk resultaat te boeken met voorraadbeheer, zult u op de eerste plaats controle moeten krijgen over de verschillende bedrijfsprocessen. Daarvoor moeten binnen uw gehele organisatie heldere procedures worden doorgevoerd.
Analyse van bestaande voorraad
Als de basisprocessen op de juiste wijze zijn ingericht kan er door ons een analyse worden uitgevoerd van de bestaande voorraad. De resultaten daarvan geven u onder andere inzicht in de belangrijkheid van de artikelen binnen uw assortiment. Zo ziet u niet alleen welk gedeelte van uw assortiment de meeste omzet en marge oplevert, maar ook welke voorraadwaarde deze artikelen vertegenwoordigen. Ook verschaft de analyse u inzicht in welke klanten de belangrijkste bijdrage leveren aan het resultaat en welk gedeelte van de voorraad aangemerkt kan worden als incourant. Daar is immers de eerste winst te behalen! De uitkomsten van de analyse vormen de basis voor de inrichting van voorraadbeheer binnen uw organisatie.
Inrichten van AccountView Voorraadbeheer
Nu er daadwerkelijk gestart kan worden met de inrichting van AccountView voorraadbeheer programma zal ook het bestelsysteem op de juiste wijze moeten worden ingericht. Daarbij is het van essentieel belang om inzicht te hebben in de daarvoor belangrijke gegevens zoals:
- De verwachte vraag
- Het vraagpatroon
- De levertijden
- Het besteltijdstip van het artikel
Besteladvies
Aan de hand van de gekozen bestelformule, voorziet het systeem u van het juiste besteladvies. Als het bestelsysteem volledig is ingericht, kan uw organisatie echt gaan sturen op de juiste leverdatum. Tijdens de implementatie van voorraadbeheer is het belangrijk dat de invoering van het bestelsysteem in een geschikt tempo gaat voor de organisatie. Er moet in iedere organisatie eerst worden gewerkt aan voldoende besef van het belang van voorraadbeheer. Immers, de invoering en inrichting van een bestelsysteem heeft directe consequenties voor de werkwijze van uw medewerkers.
Voorraadbeheer gestructureerd en gefaseerd invoeren
De kennis en ervaring die wij hebben opgedaan bij vele trajecten leert ons dat de ingebruikname van voorraadbeheer nog niet zo eenvoudig is. In tegenstelling tot de ingebruikname van vele andere AccountView-oplossingen, waarbij de implementatie en de bijbehorende instructie vaak voldoende zijn voor een succesvolle ingebruikname, speelt er bij voorraadbeheer een aantal andere aspecten een belangrijke rol.
In de nieuwe versie van AccountView voorraadbeheer software bieden we onze groothandelsklanten de mogelijkheid om voorraadbeheer op een gestructureerde en gefaseerde manier in te voeren. Zo kunt u zelf het moment bepalen waarop u gaat sturen op leverdatum en dus volledig gaat vertrouwen op het systeem. In de praktijk is namelijk gebleken dat er vaak eerst een aantal structurele wijzigingen moeten worden doorgevoerd voordat dit doel kan worden bereikt. Daarnaast bevat de nieuwe versie een rapport waarmee u inzicht krijgt in de verwachte vraag per artikel.
Workshops professioneel voorraadbeheer
Wij willen u graag kennis laten maken met de AccountView-oplossing voor de uitdagingen die met voorraadbeheer gepaard gaan. Daarom organiseert Visma vanaf juni 2013 workshops waarin u aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden ziet wat professioneel voorraadbeheer uw organisatie kan opleveren. U kunt zich inschrijven via sales@visma.com of door te bellen naar 020-3552999. Deelname is kosteloos. Uiteraard kunt u ook contact opnemen met AccountOne.