Prijslijsten, stuklijsten, offertes, orders en rapportages: in veel organisaties draaien ze nog steeds op Excel. Ook als er al een prima ERP- of financieel pakket staat. Excel is dan de lijm tussen systemen. Dat is handig, tot je groeit en elke maand dezelfde 10 tot 20 handmatige stappen nodig hebt om van exports naar een bruikbaar overzicht te komen.
In deze blog zoom ik in op dat probleem. Waarom blijft Excel zo belangrijk, waar gaat het mis en hoe kun je ernaar kijken als een proces om te automatiseren? Zonder je ERP te vervangen en zonder Excel weg te doen. Aan het einde nodig ik je uit voor een webinar waarin we dit in de praktijk laten zien.
Wil je live zien hoe je van Excel-exports, alle bewerkingen en het opnieuw delen van sheets naar een 1‑klik proces gaat? Meld je dan aan voor ons webinar op 10 maart 2026 om 10:00 uur met praktijkvoorbeelden van organisaties die ERP en Excel combineren, zonder langs elkaar heen te werken.
Meld je aan voor het webinar
Waarom Excel blijft, ook als je ERP goed is
Excel is populair omdat het precies doet wat veel financiële en operationele teams nodig hebben. Je kunt er snel in rekenen, modellen aanpassen en ‘even iets proberen’ zonder hulp van IT. In een middag bouw je een calculatie, extra rapportage of tijdelijke oplossing.
Tegelijk is Excel niet gemaakt voor terugkerende processen. Een paar dingen die je vaak ziet:
- Iedereen kan formules aanpassen, tabbladen toevoegen of kolommen verschuiven.
- Er is geen goed versiebeheer. Vandaag werk je in definitief_v3_echtlaatste.xlsx, morgen in definitief_v4_nu_echt.xlsx.
- Controles en uitzonderingen zitten vaak in het hoofd van één persoon. Die collega weet hoe het rapport werkt; de rest durft er nauwelijks aan te komen.
ERP- en financiële systemen zijn juist sterk in structuur, vastlegging en controles. Maar ze dekken niet alle praktijkvarianten af. Zodra je te maken krijgt met klantspecifieke prijzen, bijzondere stuklijsten of combinaties van data uit meerdere bronnen, komt Excel weer in beeld als tussenlaag.
Het gevolg: overal rond het systeem ontstaan ‘Excel-eilandjes’”’. Het systeem is de bron, maar de echte logica zit in de werkboeken eromheen.
Hoe een “simpel” overzicht al snel 20 stappen kost
Neem een ogenschijnlijk eenvoudige vraag: “Kun je een actueel overzicht maken van de nieuwe prijzen, inclusief marge en een lijst met klanten die geraakt worden?”
In veel bedrijven loopt dat ongeveer zo:
- Export uit systeem A met de basisprijslijst.
- Export uit systeem B met kortingsafspraken.
- Beide bestanden openen in Excel.
- Kolommen hernoemen en opschonen.
- Dubbele rijen verwijderen.
- VERT.ZOEKEN of X.ZOEKEN gebruiken om data aan elkaar te knopen.
- Een extra kolom voor de nieuwe prijs.
- Een kolom voor marge.
- Filters zetten om uitzonderingen te bekijken.
- Een draaitabel maken voor het totaaloverzicht.
- Formules nalopen: staan er nog foutmeldingen tussen?
- Steekproef op een paar klanten ter controle.
- Bestand opslaan als Prijslijst_nieuw_def_v2.xlsx.
- Toch nog een correctie, opslaan als definitief_v3_echtlaatste.xlsx.
- Mailen naar collega’s.
- Een collega past lokaal nog iets aan (“alleen even deze marge bijstellen”).
- En vervolgens de vraag: welke versie is nu de juiste?
En dat herhaalt zich bij:
- Nieuwe prijslijsten
- Stuklijsten en calculaties per klant
- Orderoverzichten en orderbevestigingen
- Maand- en weekrapportages
Als het rustig is, lukt het nog wel. Maar zodra je meer klanten, producten en afspraken hebt, wordt deze reeks stappen een structurele bottleneck. Jij of je collega’s verliezen tijd, de kans op fouten stijgt en je wordt erg afhankelijk van een paar mensen die ‘de Excel’ echt begrijpen.
De kern van het probleem: drie vaste patronen
Onder dit soort situaties zitten meestal drie terugkerende problemen.
1. Hoge foutkans
Elke extra export, plakactie of handmatige formule-aanpassing is een risico. Eén verkeerde verwijzing of een vergeten filter kan genoeg zijn voor een foutieve offerte, een afwijkende marge of een rapport dat niet aansluit op de administratie.
2. Tijdverlies en druk op het team
Een overzicht dat ‘even snel’ gemaakt wordt, blijkt vaak een terugkerende taak. Elke maand, elke week, bij elke prijsronde. Die 10 tot 20 stappen zitten niet één keer in de agenda, maar keer op keer.
3. Geen één versie van de waarheid
Zolang Excel-bestanden per mail rondgaan, bestaat er geen duidelijke waarheid. Finance heeft een versie, operatie een aangepaste kopie en sales nog een variant. Discussies over ‘welke cijfers kloppen’ zijn dan onvermijdelijk.
De reactie hierop is vaak: “We moeten van Excel af” of “We hebben een nieuw systeem nodig”. Maar er is nog een andere manier om hiernaar te kijken.
Maak van Excel een proces, geen los bestand
Een andere benadering is: behandel Excel als procesinterface in plaats van als los bestand. Dat komt neer op vier uitgangspunten:
1. Excel blijft de voorkant
Je blijft Excel gebruiken voor logica, berekeningen en invoer. Daar zit juist de kracht: controllers en operations-managers kunnen er goed mee uit de voeten.
2. Data komt automatisch uit het bronsysteem
In plaats van handmatig exports te draaien en te plakken, laat je Excel zelf de benodigde data ophalen via een koppeling met je ERP of financiële systeem. De gebruiker hoeft geen bestanden meer te downloaden en in te lezen.
3. Resultaten gaan gestructureerd terug het systeem in
De uitkomsten van je berekeningen (bijvoorbeeld nieuwe prijzen, aangepaste stuklijsten of berekende orderregels) worden niet meer gekopieerd en geplakt in een andere sheet of overgetypt. Ze gaan via een vaste route terug het systeem in.
4. De stappen worden vastgelegd als 1‑klik proces
In plaats van 10 tot 20 losse handelingen krijgt de gebruiker één vast proces: data ophalen, berekening doen, controleren, terugschrijven. Die stappen liggen vast in knoppen en logica, niet in het hoofd van één medewerker.
Excel wordt zo een soort maatwerklaag rond je ERP: jouw eigen reken- en beslislogica, maar wel gekoppeld aan de juiste data en systemen.
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Zonder alle technische details te bespreken, twee herkenbare voorbeelden.
Voorbeeld 1: prijsupdates
Een groothandel haalt met een knop de actuele inkoopprijzen en bestaande verkoopprijzen op. In Excel worden de nieuwe prijzen berekend op basis van marges en uitzonderingsregels. Na controle schrijft de gebruiker met een volgende knop de nieuwe verkoopprijzen terug in het systeem. Je hebt dus geen losse exports of handmatig overtypen meer. En zo krijg je grip op afwijkingen.
Voorbeeld 2: stuklijsten en klantafspraken
Een technisch bedrijf haalt standaardstuklijsten op uit het systeem. In Excel worden ze per klant aangepast: onderdelen erbij of eraf, andere marges, extra arbeid. Zodra de calculatie akkoord is, zet één actie dit om in een stuklijst, order of offerte in het systeem, en maakt een PDF om met de klant te delen.
Een voorbeeld van een oplossing die dit mogelijk maakt, is XLConnect. Daarmee kun je Excel koppelen aan onder andere software – zoals Visma Net, AccountView of Brincr, maar ook niet-Visma-software – zodat je vanuit Excel data ophaalt, bewerkt en terugschrijft. Dat doe je niet om Excel te vervangen, maar juist om de handelingen eromheen te automatiseren.
Hoe kun je hier zelf mee starten?
Je hoeft dit niet meteen groot aan te pakken. Organisaties die hiermee succes hebben, beginnen klein en bouwen daarna uit. Drie praktische stappen:
1. Kies één proces met veel Excel-handwerk
Denk aan de maandelijkse prijslijst, een terugkerende rapportage of een stuklijst/calculatie die steeds terugkomt. Kies iets dat duidelijk pijn doet, maar niet mission critical is voor een eerste stap.
2. Breng de huidige stappen in kaart
Wie doet wat, welke systemen leveren data, welke Excel-bewerkingen zijn nodig, hoeveel tijd kost het en waar zijn de risico’s? Schrijf de stappen letterlijk uit, zoals in het voorbeeld hierboven.
3. Teken de ideale 1‑klik versie
Wat zou de gebruiker in een ideale situatie doen?
Welke gegevens moeten automatisch in Excel komen?
Welke logica wil je vasthouden?
Welke resultaten moeten terug het systeem in?
En welke controles wil je vooraf inbouwen?
Als je dat helder hebt, kun je pas goed beoordelen welke techniek of tool daar het beste bij past, en of een oplossing zoals XLConnect voor jullie relevant is.
Meer zien: webinar over Excel-handwerk en 1‑klik processen
Herken je de exports, de vele stappen en de versies met lange bestandsnamen? En wil je zien hoe een 1‑klik proces er concreet uitziet, zonder je ERP te vervangen en zonder Excel op te geven? Op 10 maart om 10:00 uur geven we een webinar waarin we dit laten zien:
- Hoe je van 20 of meer handmatige stappen naar 1‑klik processen gaat.
- Hoe Excel en je ERP met elkaar kunnen werken in plaats van langs elkaar heen.
- Praktijkvoorbeelden bij organisaties die met Visma-software en Excel werken, gebouwd met XLConnect.
Meer informatie en aanmelden kan via: https://www.accountone.nl/excel-processen-automatiseren-webinar/
In drie kwartier krijg je een helder beeld hoeveel Excel-handwerk er bij jullie nog in processen verstopt zit, en wat je daaraan kunt doen.
– Boike Berkepeis, consultant
Meld je aan voor het webinar