Met het digitaliseren van financiële processen beschik je als manager over veel relevante, actuele gegevens. Dit biedt je de kans om te sturen op afwijkingen en om indien nodig vroegtijdig in te grijpen. Voor onze klanten zetten we hiervoor de flexibele dashboards van Visma.net Financials in. Onze collega Elbert benoemt als voorbeeld 9 aandachtsgebieden waarop je kan sturen met financiële dashboards.
Van invoer naar ‘sturen op afwijkingen’
Het zit zo. Door digitalisering van documenten en het automatiseren van handmatige handelingen worden data niet meer ‘ingeklopt’ zoals vroeger, maar komen deze automatisch binnen of worden deze door de software gegenereerd. Hiermee verschuift de behoefte dus van zo snel mogelijk invoeren naar controle. Die controle bereik je in Visma.net door de data waarop je wil sturen, op een of meerdere dashboards te tonen. Dit maakt ‘management by exception’ mogelijk, waarbij dashboards je alleen informeren over de overschrijdingen van de gestelde grenzen.
Uitgelicht: debiteurenbeheer
Een goed voorbeeld is debiteurenbeheer. Dit kan je geautomatiseerd laten verlopen, waarbij je een alert krijgt als betaling uitblijft. Hoe dit in z’n werk gaat? Als de klant een factuur niet op tijd betaalt, stuurt Visma.net automatisch een aanmaning naar die klant. En eventueel ook de 2e aanmaning. Is de klant nog steeds in gebreke? Mogelijk wil je dan de laatste aanmaning pas versturen, nadat je de klant gebeld hebt. Deze vorderingen kan je op een dashboard plaatsen en daarna handmatig de aanmaning versturen.
Meer toepassingen van dashboarding
Er zijn nog veel meer aandachtsgebieden die je via dashboards kan monitoren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Storneringen bij automatische incasso’s
- Gescande, maar niet gecontroleerde inkoopfacturen
- Ingekomen scans die niet gekoppeld zijn aan een crediteur
- Niet-geactiveerde vaste activa
- Verkoopfacturen boven een bepaald bedrag en daarom handmatig geaccordeerd moeten worden
- Niet-gekoppelde bankmutaties
- Bijna-vervallen inkoopfacturen die nog niet goedgekeurd zijn
- Aantal openstaande verkoopfacturen
Urgentie via kleuren visualiseren
De data kan je op het dashboard tonen als lijst of als een cijfer (het aantal dus). Dit cijfer kan Visma.net automatisch in een bepaalde kleur weergeven. Bijvoorbeeld tot 100 facturen is het blokje groen, van 100-200 oranje en daarboven rood gekleurd.
Onze werkwijze bij klanten
Natuurlijk helpen we onze klanten bij het inrichten van dashboards in Visma.net Financials, zodat deze optimaal aansluiten op de informatiebehoefte van de klant. Collega Elbert Dannenberg (sr. consultant) legt onze werkwijze kort uit.
“Tijdens het intakegesprek inventariseren we op welke inzichten en KPI’s jij als controller, financieel manager of directeur je bedrijf wil aansturen. Natuurlijk denken we met je mee en laten we je voorbeelden zien van vergelijkbare klanten. Als we daarna een demo mogen geven, dan zie je jouw KPI’s en overzichten al direct terug. Zo ervaar je gelijk zelf of de dashboards jou de gewenste controle geven. Bij een eventuele implementatie duiken we nog dieper in jouw rapportagewensen. Ook dragen we onze kennis over zodat je de dashboards zelf kan aanpassen en nieuwe kan aanmaken.”
Klant Akyla: “We kijken nu vaker naar onze cijfers”
Mede vanwege de dashboards koos onze klant Akyla (Enschede) voor Visma.net Financials. Directeur Martin Schievink zegt: “We kunnen ons nu focussen op cijfers en rapportages, waardoor we meer inzicht in onze boekhouding hebben. Omdat Visma.net makkelijk benaderbaar is [via de cloud, red], kijken we ook vaker naar de dashboards.”
Meer informatie
Bekijk deze korte referentievideo voor de ervaringen van Akyla. Meer weten over Visma.net? Download de Visma.net-brochure of contact met ons op.
Download de brochure