SEPA: stappenplan voor AccountView

SEPA? Veel Nederlandse ondernemers hebben geen idee wat dit nieuwe betalingssysteem is. Slechts een heel klein percentage heeft zich er voldoende op voorbereid. AccountView helpt MKB ondernemers om nu de juiste voorbereidingen te treffen.

SEPA: Europese overschrijving

SEPA is de Europese overschrijving en het begin van de overgang van Nederlands naar Europees betalingsverkeer. AccountView ondersteunt SEPA op dit moment met de mogelijkheid voor het vastleggen van IBAN. Wij adviseren om nu al te beginnen met het omnummeren van banknummers naar IBAN’s. Als einddatum voor de huidige binnenlandse betaal- en incassovormen geldt 1 februari 2014. Wij zullen u tijdig informeren over nieuwe mogelijkheden binnen AccountView.

SEPA voor alle overboekingen in euro’s

SEPA zorgt ervoor dat overboekingen in euro’s straks overal en altijd op dezelfde manier plaatsvinden. Met SEPA komen er nieuwe standaarden voor rekeningnummers, girale betalingen en incasso’s. AccountView ondersteunt SEPA al sinds 2009 door de mogelijkheid voor het vastleggen van IBAN  en het omnummeren van oude bankrekeningnummers naar IBAN. Wij adviseren om in de eerste helft van 2013 banknummers te gaan omnummeren naar IBAN’s.

Wat is SEPA?

SEPA is een Europese overschrijving gebaseerd op gemeenschappelijke Europese standaarden. Om hiervan gebruik te kunnen maken hebt u bijvoorbeeld internationale bankrekeningnummers (IBAN) en bankcodes (BIC) nodig. In tegenstelling tot de bestaande (nationale en internationale) overschrijvingen kunt u Europese overschrijvingen gebruiken voor binnenlandse én grensoverschrijdende eurobetalingen. Dit is mogelijk omdat Europese banken deze betalingen op dezelfde manier gaan verwerken. De Europese overschrijving zal uiteindelijk de huidige binnen- en buitenlandse euro-overschrijvingen vervangen.

De introductie van SEPA overschrijvingen is het begin van de overgang van Nederlands naar Europees betalingsverkeer. De gedachte hierachter is dat het uiteindelijk handiger en efficiënter is het betalingsverkeer Europees te organiseren dan nationaal. Het is omslachtig en kostbaar om in de verschillende landen van Europa vast te houden aan uiteenlopende technieken en regels die uit de tijd stammen van voor de invoering van de euro. Naast de 27 eurolanden doen ook IJsland, Noorwegen, Zwitserland, Liechtenstein en Monaco mee aan SEPA voor euro-overschrijvingen.

Biedt SEPA voordelen?

Het is maar de vraag of SEPA voor het MKB echt voordelen biedt. In Nederland werkt het betalingsverkeer al zeer efficiënt en zijn we dat op Europees niveau aan het herautomatiseren. Volgens de Europese Unie gaan we er met SEPA op de volgende onderdelen op vooruit: dankzij de Europese overschrijvingen en incasso’s kunt u geld ontvangen en overmaken via één enkele rekening. De toenemende concurrentie op de Europese betaalmarkt kan voor iedere organisatie voordelen bieden in de vorm van besparingen, zowel op interne als op externe kosten.

Besparen op externe kosten

1. Een grotere keuze uit leveranciers van betaaldiensten
2. Schaaleffecten in de verwerking van betalingsverkeer
3. Vergaande standaardisatie
4. Vermindering van verborgen kosten, zoals valutering

Besparen op interne kosten

1. Uitbreiding van het aandeel automatisch te verwerken transacties
2. Hetzelfde formaat voor alle binnen- en buitenlandse euro-betalingen
3. Verbeterd rekeningenbeheer

IBAN en AccountView

AccountView ondersteunt SEPA al sinds 2009 met de mogelijkheid voor het vastleggen van IBAN en het omnummeren van oude bankrekeningnummers naar IBAN. Indien u beschikt over de modules Automatische betalingen buitenland ING en/of Automatische betalingen buitenland Rabobank kunt u het SEPA-betaalformaat van deze banken gebruiken. Deze ondersteuning voor SEPA berust echter op voorlopige versies van de SEPA-formaten (UNIFI). Deze formaten blijken namelijk nog sterk aan verandering onderhevig te zijn en per bank te verschillen. Vandaar ook dat Visma de beschikbaarheid van deze functionaliteit nu nog heeft beperkt en alleen in de buitenlandse betaalmodule heeft opgenomen.

SEPA: veranderingen voor het MKB

De belangrijkste veranderingen voor het MKB op een rij:

1. De binnenlandse betaling verdwijnt en wordt vervangen door een SEPA-variant.
2. De huidige bestandsformaten voor betalingen en incasso (ClieOp) worden vervangen door SEPA-formaten (PAIN).
3. De huidige binnenlandse incasso wordt vervangen door twee SEPA-varianten:
   1. Normale incasso (Core). De normale incasso kan worden gebruikt als de debiteur een consument (B2C) of een bedrijf (B2B) is. Voor de SEPA-variant gelden andere regels dan de tot nu toe gehanteerde incassovormen. Zo heeft de debiteur straks over het algemeen meer mogelijkheden voor stornering en is de storneringstermijn langer dan nu. Gezien de nadelen ten opzichte van de huidige regels adviseren wij u pas zo laat mogelijk gebruik te gaan maken van deze variant.
   2. Zakelijke incasso (B2B). De zakelijke incasso is specifiek bedoeld voor B2B. Deze variant biedt de debiteur geen stornorecht; de incassant heeft daardoor meer zekerheid over de betaling. De akkoordverklaring van uw klant voor de incasso dient wel vastgelegd te zijn in de software en bij elke incasso worden meegeleverd. Hiervoor gaan we ondersteuning bieden.
4. De huidige bankrekeningnummers worden vervangen door Europese rekeningnummers oftewel IBAN’s. Voor SEPA-betalingen en -incasso’s kunnen alleen IBAN’s worden gebruikt. Zie voor meer informatie https://www.overopiban.nl/. Het automatisch hernummeren wordt al sinds 2009 ondersteund binnen AccountView.
5. De verwachting is dat de huidige bestandsformaten voor bankmutaties (MT940) in eerste instantie worden aangepast om opname van SEPA-informatie daarin mogelijk te maken. Uiteindelijk zullen deze formaten worden vervangen door het desbetreffende SEPA-formaat (CAMT).

SEPA deadline: 1 februari 2014

Als einddatum voor de huidige binnenlandse betaal- en incassovormen geldt 1 februari 2014. Vanaf die datum kunt u alleen nog maar betalen of incasseren via de SEPA-varianten.We zien dat een aantal banken klanten nu al de mogelijkheid zeggen te bieden om SEPA-betalingen en SEPA-incasso’s te uploaden. Dat klinkt beter dan het is want tot nu toe zien wij dat er nog volop gesleuteld wordt aan de oplossing door diverse banken. De ene bank is wat SEPA betreft ook verder dan de andere.

IBAN vastleggen in AccountView

Het is verstandig om banknummers alvast te gaan omnummeren naar IBAN’s. Zoals eerder vermeld bevat AccountView de optie om IBAN-nummers en BIC-codes vast te leggen en om uw huidige bankrekeningen naar IBAN’s over te zetten. Verzorg eventueel samen met AccountOne de overstap naar een van de meest recente versies van AccountView zodat u straks optimaal kunt profiteren van SEPA. Indien u zeer veel rekeningen dient om te nummeren adviseren wij u contact met AccountOne op te nemen.

AccountView ondersteunt SEPA

Vanwege SEPA heeft Visma Software Service Packs voor de meest actuele versies van AccountView uitgebracht. Voor ondersteuning op organisatorisch vlak, consultancyvraagstukken (zoals aanpassing van layouts), aanpassingen aan maatwerk en koppelingen kunt u contact opnemen met AccountOne. Doe dat bijtijds; u bent niet de enige die met deze wijziging te maken heeft. Daarnaast speelt ook uw bankier een belangrijke adviserende rol op het gebied van uw betalingsverkeer.

Service Packs voor AccountView

Alleen als u werkt met AccountView versie 9.1 of hoger met het bijbehorende Service Pack, dan kunt u in uw AccountView-omgeving werken met SEPA. Via Help/Info in AccountView kunt u nagaan met welke versie u werkt. Als u werkt met een andere versie van AccountView kunt u contact opnemen met AccountOne om een update te bespreken zodat u ook over kunt op SEPA. De Service Packs bieden het volgende:

• Een import/exportwizard voor Nederlandse bankrekeningnummers naar IBAN-nummers wordt geïntroduceerd
• Nieuwe SEPA-formaten voor Europese betalingen worden toegevoegd voor de meeste (zakelijke) banken van Nederland
• Nieuwe SEPA-formaten voor Europese incasso’s worden toegevoegd voor de meeste (zakelijke) banken van Nederland
• Wijzigingen t.b.v. SEPA in Swift-MT940 bestanden worden doorgevoerd
• Voorbereidingen worden getroffen om de overgang naar SEPA voor de directe bankkoppeling (ABN AMRO en Rabobank) te verwezenlijken;
• De IBAN Acceptgiro komt beschikbaar

U kunt de benodigde Service Packs ophalen op de website van Visma of via Infoline.

De zakelijke incassovariant voor SEPA is alleen beschikbaar in AccountView versie 9.3. Als u gebruik wilt maken van deze variant, moet u uw AccountView-versie updaten naar versie 9.3. Bespreek dit tijdig met AccountOne.

Globale beschrijving van de te volgen werkwijze

Op de vraag “Wanneer kan ik gaan starten met voorbereiding voor SEPA?” kan geen eenduidig antwoord worden gegeven. U hebt afgelopen jaren al de mogelijkheid gehad om IBAN-nummers vast te leggen (vanaf versie 9.0b) en u kunt eenvoudig IBAN-nummers genereren vanuit diverse vensters mits de bankgegevens correct zijn vastgelegd en gekoppeld. Met de komst van de import/export-wizard wordt u hiermee nog beter geholpen om snel al uw Nederlandse bankrekeningnummers uit één of meerdere administraties om te zetten naar IBAN-nummers.

Het volgende globale stappenplan kan als leidraad worden gebruikt:

1. Neem kennis van de wijzigingen en beschikbare checklists
2. Neem kennis van de informatie van uw bankier
3. Ga na of u beschikt over versie 9.1 of hoger. Is dit niet het geval, bespreek dan met uw AccountView-leverancier de mogelijkheden van een update
4. Stel een planning op. Betrek hierbij eventueel ook uw AccountView-leverancier en bank
5. Als u werkt met AccountView versie 9.1 of 9.2 installeer dan het meest recente Service Pack
6. Completeer uw IBAN-nummers (handmatig, via IBAN’s genereren en/of de import/export-wizard) en maak uw administraties gereed om te werken met SEPA. Meer informatie vindt u via support van Visma Software
7. Verwerk een aantal bestanden als proef
8. Ga over op SEPA

Achtergrondinformatie

Op welke processen heeft SEPA invloed? De belangrijkste veranderingen nog eens op een rij:

1. De binnenlandse betaling verdwijnt en wordt vervangen door een SEPA-formaat (PAIN):

Al enkele decennia is het betalingsverkeer binnen Nederland zeer efficiënt geregeld met behulp van ClieOp-formaten. Dit huidige formaat (ClieOp03) wordt vervangen door een SEPA XML-formaat. Hiermee kunnen behalve binnenlandse betalingen en incasso’s ook grensoverschrijdende eurobedragen binnen de EER-zone uitgevoerd worden. Het gebruik van (korte) binnenlandse bankrekeningnummer wordt vervangen door het gebruik van (langere) IBAN-nummers. De werkwijze is gelijk aan de manier waarop u nu betaalopdrachten aanmaakt. In het venster Automatische betalingenkiest u straks een SEPA-formaat van uw bank, in plaats van het ClieOp03-formaat.

2. Het huidige binnenlandse incassoformaat wordt vervangen door twee SEPA-formaten (PAIN):

Op het gebied van automatische incasso gaat er binnen de EER-zone behoorlijk wat veranderen. Het ClieOp03-formaat wordt vervangen door twee verschillende SEPA XML-varianten:

• Normale incasso (Core): de normale incasso kan worden gebruikt als de debiteur een consument (B2C) of een bedrijf (B2B) is. Voor de SEPA-variant gelden andere regels dan de tot nu toe gehanteerde incassovormen. Zo heeft de debiteur straks over het algemeen meer mogelijkheden voor stornering en is de storneringstermijn langer dan nu.
• Zakelijke incasso (B2B): de zakelijke incasso is specifiek bedoeld voor B2B. Deze variant biedt de debiteur geen stornorecht; de incassant heeft daardoor meer zekerheid over de betaling. De akkoordverklaring van uw klant voor de incasso dient wel vastgelegd te zijn in de software en bij elke incasso worden meegeleverd. Ten aanzien van de zakelijke incasso zijn er een aantal aandachtspunten. Zo moeten de banken van beide partijen de zakelijke incasso ondersteunen. Ook moeten er expliciet van zakelijke rekeningen geïncasseerd worden, wat niet altijd even duidelijk is voor de incassant. Bovendien moet het mandaat (de akkoordverklaring) geregistreerd zijn bij beide banken.

3. De huidige bankrekeningnummers worden vervangen door Europese rekeningnummers (IBAN):

Voor SEPA-betalingen en -incasso’s kunnen alleen IBAN-nummers worden gebruikt. Het is dus van cruciaal belang dat deze gegevens aanwezig zijn binnen uw administratie(s) om straks succesvol betaalopdrachten of incasso’s uit te voeren of bankafschriften in te lezen. In de supportnote Informatie rondom SEPA van Visma kunt u lezen waar deze afkorting voor staat en hoe een IBAN-nummer is opgebouwd.

4. De bestandsformaten voor bankafschriften moet worden aangepast:

De huidige bestandsformaten voor bankmutaties (MT940) worden in eerste instantie aangepast om opname van SEPA-informatie daarin mogelijk te maken. Uiteindelijk zullen deze formaten worden vervangen door het SEPA-formaat CAMT. Medio 2013 hebben nog niet alle Nederlandse banken hun CAMT-formaat gepubliceerd. Om die reden is gekozen om de gestructureerde informatie zoals deze in het MT940-formaat meekomt, te gaan ondersteunen in AccountView. In een latere fase zullen de beschikbare CAMT-formaten mogelijk worden toegevoegd aan AccountView.

5. De acceptgiro:

De huidige acceptgiro zoals we deze in Nederland kennen zal nog tot 1 januari 2014 gebruikt mogen worden. Om de acceptgiro nog te kunnen gebruiken, dient deze aangepast te worden aan de specificaties zoals deze gaan gelden vanaf 1 juli 2013. Als u gebruikmaakt van de acceptgiro dan zal uw layout hiervoor moeten worden aangepast naar de IBAN-acceptgiro.