Orissa Vredevoort & Dochters heeft een jaar geleden AccountView vervangen door Visma.net ERP. De bemiddelaar tussen specialistische chemische producenten in Europa en de maakindustrie in de Benelux wilde overstappen naar de cloud en meer inzicht in de verkoopresultaten. Via AccountOne ontdekte Orissa het cloudsysteem Visma.net ERP, gekoppeld met het CRM-systeem SuperOffice.
Orissa sloeg met deze oplossing meerdere vliegen in één klap:
- Flexibel werken in de cloud
- Het gemak van standaardsoftware zonder maatwerk
- Dagelijks automatisch verkoopresultaten delen met verkopers
- Iedereen binnen de organisatie werkt met dezelfde gegevens
- Focus op procesverbetering
Lisette van Laar, namens Orissa de projectleider voor dit traject, blikt samen met ons terug op het traject. Zo vertelt ze over de impact die de overstap van AccountView naar Visma.net heeft op het optimaliseren van hun processen.
Veel mogelijkheden, maar ook beperkingen
De aanleiding van Orissa om op zoek te gaan naar nieuwe software was tweeledig. Aan de ene kant kampten ze met de beperkingen van hun toenmalige on-premise software, die was geïnstalleerd op een eigen server. “Natuurlijk bood het maatwerk in AccountView voordelen: er was veel mogelijk, waardoor je je wensen flexibel kon doorvoeren. Maar je had dan al snel extra modules en ontwikkelaars nodig. Dit maakte het onderhoud en updaten erg complex en arbeidsintensief. Daardoor waren we sterk afhankelijk van de leverancier en het leidde ons af van de dagelijkse werkzaamheden.”
“Het IT-beheer leidde ons af van onze dagelijkse werkzaamheden”
Verkooprapporten automatisch delen
Aan de andere kant wilde het management meer inzicht in de verkopen en verkopers (vaak op afstand) kunnen informeren over de behaalde doelen, marges en commissies. Het berekenen en delen van deze inzichten gebeurde via handmatig samengestelde spreadsheets. Een tijdrovende klus, weet Lisette. “Daarom gingen we op zoek naar een oplossing, waarmee we deze verkooprapporten automatisch konden genereren en versturen.”
Koppeling tussen Visma.net en SuperOffice
Via AccountOne kwam Orissa uit bij SuperOffice CRM. AccountOne biedt namelijk een koppeling tussen Visma.net en SuperOffice, waarmee gegevens tussen beide systemen automatisch worden uitgewisseld. Met deze geïntegreerde oplossing worden verkooprapportages binnen Orissa dagelijks automatische intern gedeeld. Ook werkt iedereen binnen en buiten kantoor met dezelfde gegevens en heeft het management actueel zicht in de verkoopresultaten.
‘Best of breed’-oplossing
Bij de start van de implementatie hebben AccountOne en Orissa samen beoordeeld in hoeverre de gewenste functionaliteiten in Visma.net ERP kon worden verwezenlijkt. Hoewel dit voor de belangrijkste wensen lukte, was ook duidelijk dat sommige niet konden worden ingevuld. Albert Wolterink van AccountOne vertelt: “In die gevallen hebben we het werkproces aangepast of introduceerden we een ‘best of breed’-oplossing voor een specifiek proces. Bijvoorbeeld voor het versturen van mailings aan klanten en contacten rondom een verkooptraject, waar we SuperOffice voorstelden vanwege de verregaande integratie met Visma.net.”
Conformeer aan de standaard
De overstap naar Visma.net vraagt een andere kijk op het optimaliseren van processen, ontdekte Lisette. “Nu kijken we naar wat het systeem kan en hoe wij ons daaraan kunnen aanpassen. Doordat we ons conformeren aan de standaard, kunnen we met de reguliere updates mee, die vaak voorkomen. We hoeven dus niet meer allerlei zijweggetjes te bewandelen en werken met actuele software.”
“We gaan met de reguliere updates mee en werken dus altijd met actuele software”
Geen uitgebreide IT-trajecten meer
Bij het finetunen van het systeem is het handig dat je een partij als AccountOne achter de hand hebt, vindt Lisette. “Door onze korte lijnen met de consultant die het systeem heeft ingericht, kunnen we onze wensen snel bespreken en laten doorvoeren. Zo houden wij de handen vrij voor ons eigen werk en kunnen we processen structureel verbeteren. Die focus ontbrak eerder, toen we bij nieuwe wensen al snel terechtkwamen in uitgebreide IT-trajecten.”
“Nu hebben we de handen vrij om processen structureel te verbeteren.”
Overstap soepeler dan verwacht
De daadwerkelijke overstap was een spannend moment, herinnert Lisette zich. “Daar waren we wel huiverig voor. Je weet dat het anders wordt, ook al zou het in ons voordeel zijn. Maar de overgang verliep juist soepeler dan gedacht. Ons orderproces kent veel uitzonderingen, die we van tevoren goed hadden doorgenomen. Natuurlijk liepen we nog tegen onverwachte dingen aan. Dit waren vooral kleinigheden, om het proces nog beter en mooier te maken. De ingebouwde veiligheidsperiode van een maand, waarin we werkten in beide systemen, bleek niet nodig.”
“Grote sprong voorwaarts”
“Onze processen hebben met Visma.net een grote sprong vooruit gemaakt. We kregen oplossingen voor knelpunten waarvan we onszelf niet bewust waren. Neem Finance, waar veel handmatige acties gebeurden die nu via het systeem lopen. Denk bijvoorbeeld aan zoals het inlezen van salarissen, het goedkeuren van facturen, betalingen aan crediteuren die nu via batches in de bank terechtkomen. Dit soort optimalisaties zijn aangedragen door de consultant van AccountOne. We hoefden het dus niet zelf uit te zoeken, waardoor wij focus houden op ons werk,” besluit Lisette.
Besparen op operationele kosten
Albert voegt toe: “Door te werken met het cloudsysteem Visma.net ERP spaart Orissa flinke kosten uit voor het operationeel houden van hun toenmalige on-premise software van AccountView. De server is niet meer nodig, waardoor de bijbehorende kosten van afschrijving, licenties, back-up en onderhoud vervallen. Ook heb je geen maatwerk meer, dus geen kosten voor de vele extra consultancy-uren voor support en optimalisatie en de updates van AccountView.”
Geslaagd project
Ook Albert noemt de implementatie succesvol. “Nu Orissa een tijdje live is, kijken we terug op een geslaagd project. We hebben opgeleverd wat we vooraf hadden bedacht. Dit is mede mogelijk gemaakt door de strakke projectleiding vanuit Orissa. We bedanken Lisette van Laar, Mariska Vredevoort en Philippe de Somere van Orissa, Tim Offermans van SuperOffice en Michel Diekman van Visma Software voor de prettige samenwerking.”
Over Orissa Vredevoort & Dochters
Orissa Vredevoort & Dochters werkt als technisch en commercieel bemiddelaar. Ze zijn de schakel tussen specialistische chemische producenten (voornamelijk gevestigd in Europa) en de productie-industrie in de Benelux-markt. Het bedrijf is distributeur en/of agent voor enkele bekende internationale fabrikanten van speciale chemicaliën voor de Personal Care, Home Care, I&I, Technical en Dietetic industrie. Kijk voor meer informatie op orissa.nl.
Meer informatie
Wil jij ook meerdere entiteiten financieel beheren en eenvoudig vanuit de bank kunnen boeken naar verschillende entiteiten? Klik hieronder voor meer informatie en download de gratis factsheet.
Ontdek Branches-oplossing