Hytres helpt klanten al jaren vooruit met krachtige hydraulische systemen, maar achter de schermen moest er steeds vaker geïmproviseerd worden. Ellen Gerhardus, hoofd financiële administratie en e-commerce, zag hoe de organisatie doorgroeide naar veertien medewerkers terwijl processen en systemen achterbleven. Workarounds, complexe koppelingen en afhankelijkheid van één persoon maakten het werk onnodig spannend. Het was tijd voor meer grip, overzicht en een softwareoplossing die meegroeit.
Toen Hytres merkte dat de wensen rond digitalisering, voorraadbeheer en webshopintegratie niet meer pasten binnen AccountView, koos het bedrijf samen met Visma‑partner AccountOne voor een overstap naar Visma Net.
Te veel improvisatie
Met AccountView had Hytres de basis al goed op orde: er werd weinig meer op papier gewerkt en veel processen waren digitaal ingericht. Toch liepen Ellen en haar collega’s steeds vaker tegen grenzen aan.
- In de logistiek werkte Hytres lange tijd met een bakjessysteem en papieren orders, picklijsten en stuklijsten; vooral bij samengestelde producten raakten ze het overzicht snel kwijt.
- Bij voorraad en inkoop werd er veel geïmproviseerd: er was sprake van overvoorraad, dode voorraad en zelfs het ‘verstoppen’ van artikelen om toekomstige orders te kunnen leveren.
- Ellen deed zelf vrijwel alle administratieve taken, inclusief het beoordelen en goedkeuren van kostenfacturen; administratieve processen waren sterk op één persoon leunend.
Daarbij groeide Hytres in omvang en complexiteit, terwijl AccountView steeds meer extra modules vroeg om verder te kunnen automatiseren. “Ik kende AccountView van voor tot achter, maar je loopt op een gegeven moment gewoon vast als je door wilt groeien,” was de conclusie.
Kennismaking met Visma Net als kantelpunt
De echte omslag kwam tijdens een klantendag van AccountOne in Rijssen. Daar maakte Ellen kennis met Visma Net en de mogelijkheden van volledig in de cloud werken. Wat haar vooral trok:
- overal kunnen werken, zonder gedoe met VPN
- makkelijker jaarovergangen in de administratie
- een toekomstvaste basis om meer uit data te halen en processen verder te automatiseren.
Hoewel het nog anderhalf jaar duurde voordat de stap daadwerkelijk werd gezet, werd de beslissing steeds urgenter. De organisatie groeide door, wensen namen toe en verbeteringen bleven liggen zolang de overstap nog niet geregeld was.
De oplossing: Visma Net als basis voor verdere groei
Samen met AccountOne stapte Hytres in oktober 2025 over van AccountView naar Visma Net. De aanpak daarbij was bewust: eerst moest alles minimaal werken zoals men gewend was, daarna werd stap voor stap verder geoptimaliseerd.
Belangrijke elementen in de nieuwe oplossing:
- Volledig cloudgebaseerd financieel en logistiek systeem met Visma Net als centrale spil in de processen.
- Een veel betere, API gebaseerde webshopkoppeling, waardoor online orders nu soepel en met enkele klikken doorstromen in Visma Net
- Ordergestuurd inkopen in combinatie met besteladviezen, waarbij Hytres ook gebruikmaakt van de 24‑uurs levercapaciteit van het moederbedrijf via nachttransport
- Ondersteuning voor de productieomgeving van Hytres, bijvoorbeeld bij het samenbouwen van compactaggregaten en andere samengestelde artikelen
Voor complexe projecten gebruikt Hytres bovendien een calculatiesheet in XLConnect, die is gekoppeld aan Visma Net. Daarmee worden actuele inkoopprijzen opgehaald, wordt de kostprijs berekend en kan de marge netjes worden opgebouwd. Dit voorkomt dat offertes worden gemaakt op basis van verouderde of irreële kostprijzen, iets waar Hytres met 16.000 artikelen in het assortiment eerder regelmatig tegenaan liep.
Implementatie: gestructureerd inrichten, loslaten en vertrouwen
De implementatie startte met een grondige analyse van de bestaande werkwijze. Samen met AccountOne werd “hoe we nu werken” strak in kaart gebracht: processen werden uitgevraagd, vastgelegd en vertaald naar hoe dit het beste in Visma Net ingericht kon worden.
Voor Ellen betekende dit ook een mentale stap: ze had jarenlang volledige controle in AccountView en moest nu vertrouwen op enkele consultants die Visma Net goed kennen, maar die niet of minder bekend waren met haar oude systeem. Dankzij de gestructureerde aanpak, heldere verslaglegging en veel overleg via Teams en gedeelde bestanden ervoer ze de begeleiding als “perfect” en “rustgevend”.
De overstap vond plaats in een gebroken boekjaar, wat de aansluiting met het nieuwe rekeningschema uitdagender maakte. Toch is Ellen blij dat deze stap nu achter de rug is: de basis staat, de jaarovergang is verwerkt en het team werkt dagelijks in Visma Net.
De nieuwe manier van werken: meer structuur, betere basis
In de dagelijkse praktijk merkt Hytres vooral dat de basisprocessen soepeler en consistenter verlopen:
- Inkoopfacturen worden efficiënter verwerkt en gekoppeld, inclusief facturen die direct aan voorraad zijn gekoppeld.
- Bankafschriften en terugkerende boekingen worden beter herkend en automatisch verwerkt, waardoor financiële handelingen minder tijd kosten.
- Inkoop en voorraadbeheer krijgen meer structuur via besteladviezen en parametrisering; op termijn wil Hytres hier met AI-gestuurde bestellingen op basis van historie en seizoensinvloeden naartoe werken.
- De montageafdeling werkt met dashboards die laten zien welke productieopdrachten klaar zijn om gebouwd te worden en of alle onderdelen beschikbaar zijn; situaties waarin onderdelen ontbraken terwijl er gebouwd moest worden, komen daarmee veel minder voor.
Nog niet alle gewenste inzichten zijn er meteen: omdat Hytres relatief kort met Visma Net werkt, moet er nog historie worden opgebouwd om echt datagedreven beslissingen te kunnen nemen, bijvoorbeeld rond incourante voorraad of seizoensinvloeden. Maar de fundering om daar naartoe te groeien ligt er nu wel.
Van alles zelf doen naar automatische processen
Een belangrijke verandering zit in de manier waarop verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Waar Ellen vroeger vrijwel alle administratieve taken en factuurgoedkeuringen zelf deed, is er nu een goed ingericht approval-proces waarbij meerdere collega’s betrokken zijn.
Kostenfacturen gaan automatisch naar de juiste verantwoordelijke, zonder dat Ellen per factuur hoeft na te denken wie wat moet goedkeuren. Daarmee wordt het werk beter verdeeld, sluit de werkwijze aan op de schaal van veertien medewerkers en kan zij zich meer richten op bewaken en verbeteren van processen in plaats van alles zelf uit te voeren.
Administratief veel gewonnen, klaar voor de volgende stap
Kwantitatieve verbeteringen op het gebied van voorraadniveaus, incourante voorraad en doorlooptijden zijn na enkele maanden nog lastig hard te maken. Hytres verwacht hier vooral winst op de middellange termijn, zodra er voldoende gegevens in Visma Net beschikbaar zijn voor diepere analyse.
Wat nu al duidelijk is:
- Administratieve processen, zoals inkoopfactuurverwerking en bankverwerking, verlopen merkbaar efficiënter.
- De betrouwbaarheid van kostprijzen en voorraadinformatie is verbeterd, onder andere dankzij de combinatie van Visma Net en XLConnect.
- De basis staat “gewoon goed”, waardoor Hytres nu kan doorpakken op optimalisaties zoals scanning, OneStop Reporting en een toekomstige EDIkoppeling met het Duitse moederbedrijf Fricke.
Ellen typeert zichzelf nog steeds als een “AccountView‑persoon”, maar ziet Visma Net als het systeem van deze tijd en essentieel voor de toekomst van Hytres.
Toekomst: doorpakken op automatisering
De komende periode wil Hytres vooral de volgende stappen zetten:
- verdere automatisering in het magazijn met barcodescanning;
- meer en betere rapportages via OneStop Reporting;
- een EDI-koppeling richting het moederbedrijf om inkopen nog verder te automatiseren.
Ook wil Ellen meer gebruikmaken van de mogelijkheden voor datagedreven voorraadbeheer en AI‑gestuurde besteladviezen, zodra er genoeg historie in Visma Net is opgebouwd.
Advies aan andere handelsbedrijven: “gewoon doen”
Aan andere handelsbedrijven die twijfelen over de stap van AccountView naar Visma Net geeft Ellen twee duidelijke boodschappen mee:
- Wacht niet te lang: als je voelt dat je groeit en je steeds meer workarounds nodig hebt, zet dan de stap en “doe het gewoon”.
- Kies een partner die je vertrouwt: voor Hytres was AccountOne daarin doorslaggevend, vanwege de rustige aanpak, betrouwbare begeleiding en het gevoel dat er altijd een antwoord komt, ook als Ellen naar eigen zeggen veeleisend is.
De overgang vraagt om loslaten en omgaan met verandering, maar levert volgens haar een moderne, toekomstgerichte basis op waar het hele bedrijf de komende jaren op kan bouwen.
Meer weten?
Neem voor meer informatie over deze case contact met ons op. We delen regelmatig nieuwe klantcases zoals deze. Wil je geen update missen, volg ons dan op LinkedIn.