Begin 2019 maakte HB-Rts de overstap naar AccountView. De specialist in emballage-retouren wilde hiermee haar financiële afdeling digitaliseren en onnodige handelingen elimineren. Volgens de controller van HB-Rts is die missie geslaagd. “We houden nu tijd over voor structurele verbeteringen.”
Emballage-partner voor foodsector
HB-Rts (verder: HB) helpt supermarkten en toeleveranciers bij het afhandelen van geretourneerde emballage zoals kratten, pallets en kaasplanken. Het ISO-gecertificeerde bedrijf reinigt, verhuurt en beheert de emballage in 8 locaties in Nederland, waaronder het hoofdkantoor in Utrecht. Hierbij krijgt het reduceren van de CO₂-uitstoot veel aandacht, onder andere door de inzet van nieuwe technologieën en slimme logistieke planning. HB telt ruim 300 medewerkers.
Elimineren en automatiseren
De controller zegt: “Snelstart werkte prima en onze werkwijze was goed, maar het kostte allemaal veel tijd en moeite. We misten functionaliteiten om sneller te kunnen werken. Met het oog op onze groeiambities wilden we handmatige stappen elimineren en automatiseren. Bijvoorbeeld bij het afletteren en de betalingen. Maar ook bij het doorboeken van facturen en afschrijvingen vanuit het moederbedrijf naar onze dochterondernemingen.”
Keuze voor AccountView en AccountOne
HB werd bij het opzetten van de rapportagestructuur en het begeleiden van de pakketselectie ondersteund door een adviesbureau, vertelt de controller: “We hebben diverse softwarepakketten onderzocht, waaronder AccountView en AccountOne. Zij maakten het verschil doordat we snel konden schakelen: directe lijnen, een spoedige demo en vragen werden snel beantwoord. Door hun persoonlijke, laagdrempelige aanpak was het prettig samenwerken.”
Hij is ook te spreken over de consultant. “Hij hanteerde een doordachte aanpak en was inhoudelijk sterk. Een echte counterpart, die kritische vragen stelde waarom wij bepaalde dingen wilden.”
“Door hun persoonlijke en laagdrempelige aanpak was het prettig samenwerken.”
Automatiseren met AccountView
Volgens de controller heeft HB daadwerkelijk veel handmatige stappen kunnen verwijderen en digitaliseren. “Kijk bijvoorbeeld naar het doorboeken naar de juiste bedrijven. Dit verloopt nu automatisch via de handige verdeelsleutels in AccountView. Hierin staan nu ook onze vaste activa, die we makkelijk kunnen opsplitsen in deelactiva. Ideaal als we een deel van onze kratten moeten afboeken. Door de koppeling met Elvy hebben we de factuurverwerking onder controle gekregen. Autorisatiestappen, betalingen goedkeuren: het verloopt allemaal veel efficiënter dan voorheen.”
De Excel Add-In bespaart HB veel handwerk bij het rapporteren. “We halen de cijfers nu rechtstreeks uit AccountView naar onze rapportage-spreadsheets. Ook hebben we de procedure voor de maandafsluiting en maandrapportage fors kunnen verkorten. In een dag of vijf hebben we de financiële cijfers nu op tafel liggen, wat een flinke vooruitgang is met voorheen.”
“De financiële cijfers liggen nu sneller op tafel.”
Bijdrage van AccountOne
“De Oosterse mentaliteit van doorpakken sprak me direct aan. Ook heeft AccountOne veel kennis qua ICT, financiële processen, integraties en hoe je IT-landschap moet inrichten. De consultant heeft ons goed geholpen door het meedenken, door onze wensen slim in te richten in de software en de interfaces, en met zijn goede tips voor bijvoorbeeld Elvy. Al met al was het een uitstekende implementatie, waardoor onze eerste maand nagenoeg vlekkeloos is verlopen”, blikt hij terug.
Het resultaat
De controller zegt: “De workload is flink verminderd, waardoor we veel tijd besparen. Daardoor hebben we de focus kunnen verleggen naar structurele verbetering van ons bedrijf. Er is nu meer tijd en ruimte om te analyseren en nacalculaties te doen. Laten we ergens geld liggen? Leveren de verschillende diensten geld genoeg op? Kunnen we op uren besparen? Dat soort vragen, daar komen we nu aan toe.”
“Er is nu meer tijd en ruimte om te analyseren en nacalculaties te doen.”
Meer informatie
Zie de hyperlinks in de tekst voor meer informatie over de genoemde oplossingen. Bekijk ook onze andere referenties. Voor vragen kan je altijd contact opnemen via tel. 0548-512513 of per e-mail: info@accountone.nl.