Hoe breng je administraties, rapportage en inkoop samen in één werkwijze?
Edens Plants & Creations is een tuinbouwbedrijf met een eigen veredelingsafdeling en kwekerij. Het kent duidelijke piekmomenten en een complexe rapportagestructuur. Tot voor kort werkten ze met verschillende systemen naast elkaar. Dit zorgde voor veel handmatig werk, foutgevoeligheid en weinig overzicht.
De wens ontstond om financiële processen beter te organiseren. Met hulp van AccountOne is gekozen voor Visma Net Financials. In deze oplossing komen alle administraties, rapportages en inkoopprocessen samen in één werkwijze. Het resultaat: meer grip, minder werk en altijd inzicht in de actuele cijfers.
De uitdaging: veel losse schakels en weinig realtime inzicht
Voor de overstap werkte Edens Plants & Creations met meerdere losse systemen die onvoldoende met elkaar samenwerkten. De administratie verliep via AccountView, rapportages werden samengesteld in Excel en PowerBI en de loonadministratie draaide via Nmbrs. Verder werd er gewerkt met SDF Horti voor voorraadbeheer en met Basecone voor de factuurverwerking.
Dit maakte het lastig om snel te rapporteren, grip te houden op het inkoopproces en processen efficiënt te laten verlopen. Door het ontbreken van automatisering ontstond veel handmatig werk, wat de foutgevoeligheid verhoogde en het overzicht verminderde.
De belangrijkste knelpunten op een rij:
- Rapportages werden worden samengesteld en waren statisch (dus niet realtime)
- Er was een goedkeuringsproces via Basecone, maar dit bood geen ondersteuning voor veilingbrieven
- Het inkoopproces verliep vooral op ervaring, dus zonder proces
- Verwerken van facturen kostte veel tijd
- Meerdere administraties werden apart van elkaar gevoerd
Deze werkwijze maakte het lastig om snel en nauwkeurig te rapporteren. Zeker richting de stichting die toezicht houdt op het bedrijf (de STAK), was dat een aandachtspunt.
Hoe zorgt Visma Net voor structuur in de financiële processen?
De invoering van Visma Net Financials bracht structuur in de financiële processen. Rapportages worden nu automatisch opgebouwd in OneStop Reporting, compleet met toelichting en visuals. Facturen worden digitaal verwerkt en goedgekeurd via een vaste flow. Inkoopvoorstellen, ontvangsten en betalingen zijn aan elkaar gekoppeld, waardoor er altijd zicht is op het proces én op het budget.
Daarnaast zijn alle administraties in één omgeving samengebracht. De multi-company-functionaliteit maakt het mogelijk om per bedrijfsonderdeel inzicht te houden en te consolideren, met één druk op de knop. De kosten en opbrengsten kunnen per bedrijfsonderdeel worden geboekt, terwijl stamgegevens centraal worden bijgehouden.
Ook signalering van afwijkingen is verbeterd. Door dashboards in te richten die uitzonderingen tonen, zoals openstaande posten of afwijkende kosten, kun je gericht bijsturen als dat nodig is.
Qua flexibiliteit is de overstap naar de cloud voor Edens Plants & Creations ook een stap vooruit. Medewerkers hoeven niet langer in te loggen op een lokale server. Werken vanuit huis of onderweg is nu eenvoudiger en veiliger.
De belangrijkste verbeteringen op een rij:
- Realtime rapportages met minder handwerk
- Automatische verwerking van facturen
- Inzicht in kosten en budgetten per afdeling
- Eenvoudige consolidatie van meerdere administraties
- Ondersteuning van tijdelijke kosten (transitorische posten)
- Audittrail direct beschikbaar voor accountant
- Btw-aangifte per entiteit en fiscale eenheid
- Signalering van afwijkingen via dashboards
- Flexibel werken door de cloudomgeving
Resultaten: meer grip, minder werk
De overstap naar Visma Net heeft de financiële administratie van Edens Plants & Creations duidelijk efficiënter gemaakt. De informatie is actueel, processen zijn beter geborgd en rapportages kunnen eenvoudiger worden samengesteld. De administratie is nu sneller en betrouwbaarder geworden.
Wat het opleverde:
- Minder foutgevoeligheid door minder handmatige handelingen
- Altijd actuele stuurinformatie beschikbaar
- Meer controle op uitgaven en inkopen
- Betere aansluiting op rapportageverplichtingen
- Klaar voor verdere digitalisering en groei
Hoe maak je de implementatie geschikt voor een seizoensgevoelig bedrijf?
De implementatie van Visma Net werd bewust afgestemd op het seizoen. Omdat Q3 en Q4 de drukste maanden zijn, is gekozen voor een gefaseerde aanpak. De basis werd vóór die periode opgeleverd. De inrichting en livegang volgden in duidelijke fases. Met behulp van e-learnings en ondersteuning van AccountOne is de livegang soepel verlopen. Ook de samenwerking tussen Edens Plants en onze consultant Stefan Bakker werd als zeer prettig ervaren.
Een solide basis voor de toekomst
Wat voor Edens Plants & Creations vooral het verschil maakt, is de rust en controle die Visma Net brengt in een dynamische omgeving. Of het nu gaat om het verwerken van transitorische posten, het automatisch boeken van facturen of het rapporteren naar de STAK: de basis staat.
Het bedrijf kijkt nu met vertrouwen vooruit. Met één systeem dat meegroeit, dat flexibiliteit biedt en dat ruimte geeft om verder te professionaliseren.
Hun ervaring laat zien hoe een slimme inrichting van je financiële processen rust en grip brengt. Juist ook in een seizoensgevoelige en dynamische sector.
Meer weten?
Neem voor meer informatie over deze case contact met ons op. We delen regelmatig nieuwe klantcases zoals deze. Wil je geen update missen, volg ons dan op LinkedIn.