Financieel projectbeheer
Bij engineering gaat het al snel om complexe projecten, waarmee miljoenen euro’s zijn gemoeid. Financiële grip op projecten en nauwgezet financieel budgetteren is voor engineeringbedrijven daarom cruciaal om onder de streep een goed resultaat te behalen. Daarom moeten projectmanagers financieel bewust zijn en wil controller actief kunnen meekijken en -sturen op basis van actuele cijfers. Maar hoe regel je financieel projectbeheer qua automatisering?
In Excel of..?
In de praktijk word de financiële projectadministratie nog vaak bijgehouden in Microsoft Excel. Maar wist u dat AccountView hiervoor een geïntegreerde oplossing biedt? Wellicht niet.
Integreer projecten en financiën
In deze blog bespreek ik aan de hand van voor engineeringbedrijven kenmerkende processen, hoe u de projectadministratie en financiële administratie kunt integreren. Met als doelstelling: financiële grip op projecten, risico’s beter beheersen en projectmarges vergroten.
Bij ieder proces bespreek ik (cursief) de oplossing met AccountView, een veel gebruikt boekhoudpakket voor financiële administratie. De flexibiliteit en het gebruiksgemak maken dat het werken met AccountView als snel en aangenaam wordt ervaren. De directe bankkoppeling, scan-en-herken- en koppelmogelijkheden zorgen ervoor dat repeterende handmatige acties tot een minimum worden beperkt.
Over projectadministratie bij engineeringbedrijven
Bij veel engineeringbedrijven geschiedt een groot deel van het projectbeheer nog in Excel, waar in uitgebreide spreadsheets de projecten ook financieel worden bijgehouden. In dit soort gevallen is Excel vaak actueler dan de financiële administratie, die ‘erachteraan hobbelt’. Met name de controller mist hierdoor actueel inzicht in de projecten en controle over de risico’s. Bovendien is de controller afhankelijk van hoe tijdig, gedetailleerd en accuraat projectmanagers de projectgegevens vastleggen en bijhouden in Excel. Dit kan worden opgelost door de projectadminstratie te integreren met de financiële administratie.
AccountView heeft haar projectadministratie geïntegreerd met haar financiële administratie. Het zijn dus geen twee losse componenten die elkaar vinden op het moment dat er bijvoorbeeld een factuur wordt gemaakt. Integendeel: voorraad-, inkoop- en verkoopboekingen, urenboekingen en memoriaalboekingen worden automatisch in de projectadministratie verwerkt, zodat er altijd actueel inzicht is in hoe de projecten ervoor staan is. Op de projectkaart bepaalt u zelf op welk niveau u het project wilt monitoren, waarbij u snel kunt inzoomen op detailinformatie.
Inkoop als strategische activiteit
Als een opdracht gegund is, wordt het project opgedeeld in projectonderdelen waaraan budgetten worden toegekend. Inkoop is voor engineeringprojecten een strategische activiteit, dat grote invloed heeft op de uiteindelijke marge van het project. Veelal gaat het om flinke aantallen van complexe bestellingen. Via two-way- of three-way-matching wordt nauwkeurig gecontroleerd of de facturen en eventueel de ontvangsten overeenkomen met de bestelde aantallen en prijzen.
In AccountView kunt u uw inkooporders vastleggen en ook op regelniveau aan een project koppelen. In een overzichtelijk scherm ziet u de inkooporders en de status ervan, bijvoorbeeld ‘besteld’, ‘(deels) ontvangen’, ‘verwerkt’. Als de goederen worden geleverd, vergelijkt u de pakbon met de bestelling. Als de factuur komt, kunt u deze weer vergelijken met de ontvangst. Eventueel kunt u met scan-en-herken-software zoals Elvy de inkoopfacturen automatisch herkennen, matchen met de ontvangst en doorboeken in AccountView, waar de inkoopfactuur digitaal beschikbaar blijft. De factuur wordt geblokkeerd voor betaling en pas vrijgegeven als de vooraf ingestelde fiatteringsronde is doorlopen.
Van start…
Dan gaat het project daadwerkelijk van start. Hoe het nu verder gaat (kostenontwikkeling, onderhandenwerkpositie, facturering etc.) leest u in deel 2 van deze blog.