Microsoft Excel is een vertrouwd hulpmiddel voor bijna iedere financieel professional. Veel financials zijn echte experts in Excel-trucs om data te bewerken, presenteren en rapporteren. Toch zijn er goede redenen om Excel te vermijden voor rapportages. Sterker nog, door Excel te gebruiken, hebben controllers vaak te weinig tijd om hun werkelijke toegevoegde waarde te leveren: de directie informeren, adviseren bij strategische beslissingen en vroegtijdig afwijkingen signaleren en corrigeren. In deze blog bespreken we de voor- en nadelen van Excel en bieden we waardevolle tips voor controllers die betrouwbare data willen rapporteren.
Excel: handig en onmisbaar
Microsoft Excel is onmisbaar in de dagelijkse praktijk van controllers. Ook in het midden- en kleinbedrijf (MKB) is Excel het ideale hulpmiddel voor snelle vergelijkingen, korte analyses en het overzichtelijk presenteren van een paar gegevens. Met een paar klikken kun je data sorteren en optellen en snel een rapport maken. Vragen van collega’s kun je snel beantwoorden en documenten kun je in je eigen stijl delen.
Maar voor periodieke rapportages?
Bij veel MKB-bedrijven blijft het niet bij ad hoc-analyses. Controllers stellen bijvoorbeeld ook de periodieke rapportages samen in Excel. Dit kan herkenbaar zijn: exports uit verschillende systemen zoals het boekhoudpakket, CRM en andere bronnen… Urenlang ben je bezig met gegevens kopiëren en plakken, draaitabellen maken, formules toepassen en sheets vergelijken. En als je dan ontdekt dat een boeking niet klopt, kun je opnieuw beginnen.
Waarom kiezen controllers hiervoor?
Controllers kiezen vaak voor Excel voor structurele rapportages omdat het een vertrouwde en gebruiksvriendelijke omgeving biedt. De werkwijze is transparant en de flexibiliteit van handmatige bewerking wordt gewaardeerd. Echter, deze aanpak mist de stimulans om fouten bij de bron aan te passen, wat leidt tot herhaalde correcties. Daarnaast is het gebruik van Excel vaak een noodoplossing, omdat de benodigde tools ontbreken in het financiële pakket of omdat men met meerdere losse systemen werkt.
De risico’s van rapporteren in Excel
Periodieke rapportages in Excel brengen aanzienlijke risico’s met zich mee. Formules kunnen kapot gaan of verkeerd worden gebruikt, controles worden overgeslagen, gegevens kunnen verschuiven of de formattering kan incorrect zijn. Dit kan leiden tot foutieve inzichten en grote financiële verliezen.
Daarnaast is de data in Excel statisch, een momentopname. Correcties in de bronsystemen worden niet automatisch bijgewerkt in je rapporten. Meerdere versies van een document kunnen ontstaan, wat verwarring over de meest recente versie veroorzaakt. Beveiliging en vertrouwelijkheid van data zijn ook zorgpunten, aangezien Excelsheets eenvoudig te kopiëren zijn en gemakkelijk rond kunnen zwerven binnen en buiten de organisatie. Vaak ligt het beheer en de kennis over de spreadsheets bij één persoon, wat extra risico’s met zich meebrengt.
De weg naar betrouwbare en snelle rapportages
Excel is prima voor ad hoc-analyses, maar periodieke rapportages in Excel kosten veel tijd, zijn foutgevoelig en brengen serieuze risico’s met zich mee op het gebied van actualiteit en beveiliging. Maar hoe kun je dan wel betrouwbare, op actuele data gebaseerde rapportages snel en veilig delen?
Dit kan door rapportages in een centrale cockpit weer te geven. Dit is een online omgeving waar jij en andere belanghebbenden op elk moment actuele stuurinformatie kunnen raadplegen om indien nodig in te grijpen en bij te sturen. In zo’n dashboard kun je eenvoudig inzoomen op detailgegevens en boekingen. Bovendien blijft de mogelijkheid bestaan om data naar Excel te exporteren voor snelle maatwerkanalyses.
In tegenstelling tot het handmatig combineren van losse spreadsheets, bespaar je met een centrale cockpit veel tijd bij het opstellen van rapportages. Je verkleint de kans op fouten, hebt voortaan één versie van de waarheid en controle over wie toegang heeft tot de cockpit.
Benieuwd hoe de weg naar een centrale cockpit met actuele inzichten eruitziet? Speciaal voor het MKB hebben we een stappenplan ontwikkeld richting een centrale cockpit. Ontdek dit stappenplan!
Download stappenplan