Financiële managers binnen de sector van financiële dienstverleners in het MKB (zoals assuradeurs, hypotheekadviseurs en makelaars) hebben specifieke wensen als het gaat om rapportages. Er is met name behoefte aan realtime inzicht, efficiënte processen en betrouwbare, automatische rapporten. Uit onze ervaringen met klanten en recente ontwikkelingen in het vakgebied, actualiseren we hier het overzicht van de meest gevraagde rapportages. We gaan in op de vraag waarom deze zo relevant zijn en welke eisen dit stelt aan de automatisering en gebruikte tools.
Update (juni 2025): we hebben dit artikel uit 2024 geactualiseerd en nieuwe thema’s toegevoegd, zoals AI-toepassingen die het werk van financiële managers flink veranderen.
Overzicht:
- Geconsolideerde rapportages
- Periodieke omzet- en liquiditeitsrapportages
- Budgetteringsrapportages
- Dashboards
- Audit trail
- Interne doorbelasting via intercompany
1. Geconsolideerde rapportages
Geconsolideerde rapporten zijn onmisbaar voor organisaties die meerdere entiteiten en vestigingen beheren. Deze rapporten bieden een totaalbeeld van de financiële gezondheid van de organisatie, door gegevens uit verschillende administraties samen te voegen. Financiële managers willen op verschillende niveaus kunnen rapporteren en consolideren, zoals:
- Divisieniveau: bijvoorbeeld de makelaardij versus de financiële dienstverlening
- Vestigingsniveau: inzicht per fysieke locatie
- Groepsniveau: gecombineerde resultaten van alle vestigingen
- Afdelingsniveau: bijvoorbeeld verkoop, marketing, HR
- Financiële entiteiten: losse rechtspersonen binnen de groep
- Regioniveau: inzicht per geografische regio
Als je als financieel manager de geconsolideerde rapportages nu handmatig moet opstellen, gebeurt het rapporteren vaak minder frequent. Het werk is arbeidsintensief en legt al snel druk op jou of je medewerkers. Idealiter zou dit op elk moment moeten kunnen gebeuren. Je zou je directieleden, managers of projectleiders in staat willen stellen om zelf snel rapportages op te halen. Dan hoef je je ook minder druk te maken over de werkdruk van je medewerkers. Dit maakt je financiële proces flexibel en kunt je sneller reageren op verzoeken vanuit de rest van de organisatie.
Eisen aan tools voor geconsolideerde rapportages:
Als je het handmatige, tijdrovende en foutgevoelige consolideren van gegevens wil automatiseren, kun je kiezen voor een financieel systeem met een geautomatiseerde consolidatiemodule. Daarmee kun je dit proces stroomlijnen en fouten minimaliseren. Eisen voor een dergelijke tool:
- Verschillende niveaus van rapportage en consolidatie ondersteunen, zoals divisie-, vestigings-, afdelings- en regioniveau
- Realtime data verwerken om altijd up-to-date informatie te bieden
- Schaalbaarheid bij bedrijfsgroei
Onze oplossing voor geconsolideerde rapportages:
Met de MultiCompany-module in Visma Net Financials beheer je meerdere vestigingen centraal in één administratie. De geïntegreerde module biedt geconsolideerde rapportages en ondersteunt meerdere niveaus van rapportage. MultiCompany vereenvoudigt zo het administratief beheer van meerdere financiële entiteiten, biedt consolidatie voor de betreffende bedrijfsentiteiten en maakt handmatige vereffening van transacties overbodig. Hiermee wordt het consolideren van administraties van verschillende bedrijven in Visma Net Financials eenvoudiger.
Daarnaast groeit Visma.net moeiteloos mee met je organisatie. Je kunt eenvoudig meerdere administraties aanmaken, dit is inbegrepen in de basislicentie. Dankzij de cloudarchitectuur is de software voorbereid op schaalvergroting: je kunt vrijwel onbeperkt uitbreiden in het aantal administraties en de hoeveelheid data.
Ontdek MultiCompany2. Periodieke omzet- en liquiditeitsrapportages
De omzet- en liquiditeitsrapportages dienen om de financiële stromen te kunnen bewaken en om strategische beslissingen te kunnen nemen. De frequentie van deze rapportages kan variëren van wekelijks, maandelijks tot per kwartaal, afhankelijk van de behoefte van je organisatie.
Financiële managers werken het liefst met realtime data, dus direct vanuit de database van de financiële applicatie, zonder dat je gegevens hoeft te importeren en exporteren. Dit zorgt ervoor dat je bij het opstellen van rapportages altijd met de meest actuele gegevens werkt. Daarnaast is het erg prettig als deze data eenvoudig naar Excel kan worden geëxporteerd voor verdere analyses.
De uitdaging van financiële managers is dat rapportages vaak nog handmatig in Excel moeten worden samengesteld. Dit leidt al gauw tot werken met verouderde en statische gegevens.
Eisen aan tools voor omzet- en liquiditeitsrapportages:
- Tools moeten de data realtime uit de database kunnen ophalen, verwerken en deze eenvoudig naar Excel kunnen exporteren voor verdere bewerkingen.
- De rapportagetool moet gebruiksvriendelijk en intuïtief werken
- Het is wenselijk om direct te kunnen inzoomen op de onderliggende data en boekingen, om eventuele afwijkingen direct te kunnen analyseren.
Onze oplossing:
Visma Net Financials genereert met één druk op de knop periodieke omzet- en liquiditeitsrapportages op basis van realtime data. Je kunt hiervoor gebruikmaken van rapportagetools zoals OneStop Reporting (standaard meegeleverd, met AI-functionaliteit) of XLConnect.
De AI-functionaliteit in OneStop Reporting maakt het mogelijk om eenvoudig rapporten en data-visualisaties te creëren door erom te “vragen”. Bijvoorbeeld met vragen als “Wat was mijn bijdragepercentage deze maand?” of “Geef KPI-vergelijking van Q1 ten opzichte van vorig jaar”
Hiermee kun je snel inzichten genereren zonder complexe filters of rapportontwerpen. Met de tools haal je actuele data direct op uit Visma Net Financials. De rapportages zijn flexibel en naar eigen wens aan te passen. Vanuit de rapporten kun je direct inzoomen op transactieniveau en dimensies in- of uitschakelen zonder de gegevens opnieuw op te halen. Natuurlijk kun je nog een stap verder gaan en Visma Net koppelen met Microsoft Power BI voor een centrale cockpit met rapportages en realtime stuurinformatie.
Ontdek OneStop Reporting Ontdek XLConnect
3. Budgetteringsrapportages
Budgetteringsrapportages helpen bij het toewijzen van middelen en het controleren van uitgaven. Het liefst werk je met realtime data uit de database, zodat je budgetten kunt vergelijken met de actuele stand van zaken en kunt inzoomen op onderliggende data en boekingen. Budgetteringsrapportages moeten continu beschikbaar zijn. Belangrijke functies zijn onder meer:
- Meerdere scenario’s: doorrekenen van verschillende budgetscenario’s (optimistisch, pessimistisch, etc.)
- Inzicht in bijzonderheden: afwijkingen van cijfers vergelijken met de budgetten
- Rolling forecast: een vaste periode vooruitkijken met continu bijgewerkte voorspellingen
De uitdaging is om snel actuele cijfers te kunnen vergelijken met de budgetten en vooral om in te zoomen op afwijkingen ten opzichte van de budgetten.
Eisen aan tools voor budgetteringsrapportages:
Een geschikte tool voor budgetteringsrapportages is in staat om met meerdere budgetten te werken, realtime data te verwerken en uitzonderingen visueel uit te lichten. Ze moeten ook mogelijkheden bieden voor rolling forecasts en gedetailleerde analyses.
Onze oplossing:
Visma Net Financials ondersteunt meerdere budgetscenario’s en biedt gedetailleerde analyses en rolling forecasts. Budgetten zijn live aanpasbaar in Visma Net of via upload-/downloadfunctionaliteit.
Je kunt sturen op afwijkingen, bijvoorbeeld wanneer realisatie significant afwijkt van geplande budgetten, via een dashboard waarin tegels met kleuren en afwijkingspercentages worden getoond. Deze bieden de mogelijkheid van drill-down naar transactie- of niveaugegevens.
4. Dashboards
De vraag naar dashboarding horen we bijna dagelijks bij AccountOne. Kantoren in de financiële dienstverlening hebben sterke behoefte aan realtime dashboards. Door de toenemende automatisering van data-invoer, zoals directe bankkoppelingen en digitale factuurverwerking, groeit de wens naar ‘management by exception’. Dit betekent dat bedrijven willen werken met visueel gemaakte analyses, zoals trendkaarten en kpi’s, die direct laten zien wat de afwijkingen en uitzonderingen zijn.
Waar moeten tools voor dashboards aan voldoen:
Er zijn verschillende tools beschikbaar, afhankelijk van de gewenste functies en de stand van automatisering:
- Analysevensters: overzicht van data, verder te personaliseren
- Standaardrapporten: denk aan winst- en verliesrekening, balans, budgetrapporten
- Dashboards: grafieken, trendkaarten, kpi-scorekaarten, diagrammen
- BI-tools: rapportage- en analysetools die koppelen met zowel financiële systemen als allerlei andere systemen met relevante data
- AI: ingezet voor forecasting, anomaly detection en workflow-automatisering
De uitdaging is om ervoor te zorgen dat de data compleet en up-to-date is, en om niet te verdwalen in de vele mogelijkheden. Dit is waar een ervaren kennispartner van pas kan komen.
Onze oplossing voor dashboarding:
Visma Net Financials biedt standaard gepersonaliseerde dashboards, die je zelf kunt aanpassen. Het integreert met BI-tools zoals OneStop Reporting en biedt visuele analyses en realtime data. Vanuit dashboards kan direct worden doorgezoomd naar de achterliggende details waardoor actie ondernomen kan worden.
Met de komst van AI krijgt het sturen op uitzonderingen een extra dimensie. AI kan bijvoorbeeld realtime afwijkingen signaleren en voorspelen. Visma Net speelt hier onder andere op in door anomaly detection, dat binnenkort in Visma Net beschikbaar komt.
Visma Net gaat actief inzetten op anomaly detection binnen de financiële administratie. Deze functie herkent patronen en signaleert afwijkingen in boekingen, bijvoorbeeld wanneer facturen inconsistent op verschillende grootboekrekeningen worden geboekt. Het systeem attendeert de gebruiker op mogelijke fouten of uitzonderingen, waardoor je als financieel manager sneller kunt ingrijpen. Deze functionaliteit is in ontwikkeling en staat voor 2025 op de roadmap. In combinatie met dashboards biedt dit extra mogelijkheden voor visuele analyse van afwijkingen in je data.
5. Audit trail
Een audit trail is van belang voor controleplichtige organisaties om te voldoen aan de regelgeving (zoals AVG en audit-compliance) en interne controles. Het geeft gedetailleerd inzicht in wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer. Zo kun je de integriteit van financiële gegevens waarborgen en aantonen dat alle transacties en wijzigingen correct en rechtmatig zijn uitgevoerd.
Hoewel een audit trail vooral belangrijk is tijdens de jaarlijkse controle, moet deze continu beschikbaar zijn. Dit betekent dat elke bewerking en transactie op elk moment geregistreerd en toegankelijk moet zijn voor controle en verificatie. Hierdoor kunnen organisaties op elk moment voldoen aan interne en externe auditvereisten.
Zonder logging op gebruikersniveau is een sluitende audit trail vrijwel onmogelijk. De uitdaging ligt in het consistent en nauwkeurig vastleggen van alle activiteiten binnen het systeem. Daarnaast moet de data-uitwisseling tussen systemen veilig en gecontroleerd verlopen om de audit trail volledig en betrouwbaar te houden. Een ander punt is het omgaan met grote hoeveelheden data zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties van het systeem.
Eisen die de audit trail stelt aan tools:
Tools moeten voldoen aan strenge veiligheidsmaatregelen om de integriteit en veiligheid van de gegevens te waarborgen. Ze moeten unieke gebruikers-logins ondersteunen om elke actie te kunnen herleiden tot een specifieke gebruiker.
Daarnaast moeten ze veilige data-uitwisseling tussen verschillende systemen mogelijk maken, zodat gegevens zonder menselijke inmenging worden overgedragen en verwerkt. Dit helpt bij het creëren van een sluitende audit trail die eenvoudig te verifiëren is tijdens controles. Verder moeten de tools in staat zijn om de grote hoeveelheden data efficiënt te verwerken en op te slaan, zonder dat dit ten koste gaat van de systeemprestaties.
Onze oplossing voor audit trail:
Visma Net ERP is veilig en compliant, en voldoet aan de strengste veiligheidsmaatregelen. Ook ondersteunt deze oplossing een veilige data-uitwisseling met andere systemen.
Ontdek: Hoe veilig is Visma Net?Uitgelicht: data-uitwisseling met ANVA-software
Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de mogelijkheid om data vanuit ANVA te exporteren naar een beveiligde server, vanwaar de data via een beveiligde verbinding in Visma Net wordt geïmporteerd. Dit proces zonder menselijke inmenging draagt bij aan een sluitende audit trail.
Ontdek onze ANVA-koppeling6. Interne doorbelasting via intercompany
Interne doorbelasting tussen financiële entiteiten vereenvoudigt het beheren van onderlinge rekening-courantverhoudingen. Het uitvoeren van rekening-couranttransacties kost vaak veel tijd, vooral bij de jaarlijkse aansluiting. Dit kan worden opgelost met multicompany-functionaliteiten, ook wel intercompany genoemd, die automatische verwerking en aansluiting van alle rekening-couranttransacties tussen financiele entiteiten mogelijk maken.
Een intercompany-oplossing helpt bij het integraal voeren en aansturen van meerdere bedrijfsadministraties. Zo’n tool bevordert de groei van het bedrijf door inzicht te geven in alle entiteiten en het stroomlijnen van financiële processen. Het helpt ook bij de consolidatie, waardoor handmatige vereffening van transacties tussen administraties overbodig wordt. Dit zorgt voor betere traceerbaarheid van transacties, voorkomt fouten en automatiseert handmatige handelingen.
Eisen die interne doorbelasting (intercompany) stelt aan tools:
Tools moeten multicompany-functionaliteiten ondersteunen voor automatische verwerking en aansluiting van rekening-couranttransacties. Ze moeten ook eenvoudige en automatische consolidaties mogelijk maken.
Onze oplossing voor intercompany:
Visma Net Financials biedt interne doorbelasting via de MultiCompany-module en automatische consolidaties. De module is ontwikkeld voor kantoren met meerdere vestigingen, entiteiten of dochterondernemingen die onder dezelfde financiële structuur vallen. Verschillende entiteiten kunnen bijvoorbeeld hetzelfde rekeningschema gebruiken, of meerdere rekeningschema’s kunnen worden samengevoegd tot één gemeenschappelijk rekeningschema.
Het onderdeel Consolidatie vereenvoudigt het consolideren voor de betreffende bedrijfsentiteiten en maakt handmatige vereffening van transacties overbodig. Hiermee verloopt het consolideren van de administraties van verschillende bedrijven in Visma Net Financials nauwkeuriger en eenvoudiger.
Ontdek Intercompany in Visma NetConclusie: bespaar tijd met geautomatiseerde, geïntegreerde rapportages
Binnen de financiële dienstverlening is er grote behoefte aan nauwkeurige, betrouwbare en actuele rapportages. Door te investeren in geautomatiseerde, geïntegreerde systemen zoals Visma Net Financials, gekoppeld met oplossingen zoals ANVA en Power BI, kun je organisatie tijd besparen, fouten beperken en sneller inspelen op veranderingen. Met nieuwe ontwikkelingen zoals AI-functionaliteit in rapportagetools en aankomende anomaly detection in Visma Net, kun je als financieel manager zo ook een proact proactievere rol spelen en (nog meer) waarde toevoegen op managementniveau!
AccountOne: jouw partner voor rapportage-automatisering
Bij AccountOne zijn we gespecialiseerd in het inrichten en automatiseren van rapportages voor financiële dienstverleners. Visma Net Financials is hierbij een bewezen oplossing. We vatten nog kort samen hoe Visma Net per type rapportage een oplossing biedt:
- Geconsolideerde rapportages: automatische consolidatiemodule met ondersteuning voor rapporteren op meerdere niveaus
- Periodieke omzet- en liquiditeitsrapportages: realtime data, eenvoudig te analyseren met o.a. OneStop Reporting of Power BI
- Budgetteringsrapportages: ondersteunt meerdere budgetscenario’s en biedt gedetailleerde analyses en rolling forecasts
- Dashboards: integratie met BI-tools zoals OneStop Reporting (inclusief AI-functionaliteit) en Power BI voor visuele, realtime stuurinformatie
- Audit trail: voldoet aan strenge veiligheidsmaatregelen en ondersteunt veilige data-uitwisseling, onder andere met ANVA-software
- Interne doorbelasting: biedt multicompany-functionaliteiten en automatische consolidaties
- Anomaly detection (in ontwikkeling): signaleert afwijkingen in boekingen automatisch
Ontdek ons aanbod voor financiële dienstverleners
Meer informatie over ons aanbod vind je op onze speciale pagina voor financiële dienstverleners. Ontdek hoe wij jou als financieel manager helpen om ‘in control’ te blijven met geavanceerde rapportages, integraal geautomatiseerde processen en optimale beveiliging van je data.
Ontdek ons aanbodVrijblijvend adviesgesprek
Wil je meer weten over hoe jouw organisatie kan profiteren van geavanceerde rapportagetools? Neem contact met ons op voor een demo of adviesgesprek. Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op voor een vrijblijvende afspraak. Je kunt ook direct contact met ons opnemen.