“Met de app kunnen we klanten sneller en professioneler van dienst zijn”
Bij houtvezelproducent Klein Kromhof heeft het handmatig invoeren van orderbriefjes in AccountView plaatsgemaakt voor digitale orderverwerking via de BrancheView App. Via diezelfde app ontvangen klanten nu ook een professioneel CMR-formulier. “Eerder kostte het verwerken van orders ons zeker een dag in de week. Nu lukt ons dat nu in nog geen 2 uur. Een flinke tijdbesparing dus,” stelt Robert Hendriksen, boekhouder bij Klein Kromhof.
Stapel orderbriefjes
Klein Kromhof Houtvezels bedient de agrarische en industriële sector, evenals de veeteelt en particulieren met zelfgeproduceerde houtvezelproducten. Deze worden vanaf de uitgestrekte locatie in Daarleveen door klanten veelal met vrachtwagens afgehaald. Voorheen werden de verkopen door heftruckchauffeurs handmatig op papier bijgehouden. Wekelijks werden deze 100 tot 150 orderbriefjes gecontroleerd door de eigenaar, die de klantspecifieke prijzen toevoegde. Daarna verhuisde de stapel naar boekhouder Robert, die alles invoerde in AccountView en de facturatie naar de klant verzorgde.
Keuze voor BrancheView App
Al jaren zag Klein Kromhof het aantal orders oplopen, zeker toen de internationale handel een vlucht nam. Robert vertelt: “Met het groeien van de stapel verkoopbriefjes – en de foutgevoeligheid ervan – ontstond de vraag: kan dit niet anders? We wilden dat orders automatisch in AccountView terechtkwamen en dat we een professioneel CMR-formulier konden meegeven aan de klant. AccountOne adviseerde toen de BrancheView App. Na een vergelijkend onderzoek is gekozen voor deze oplossing.”
“We wilden orders automatisch in AccountView en een professioneel CMR-formulier”
Orders invoeren op de iPad
Sinds 2018 werkt Klein Kromhof met de BrancheView App. Als een klant komt aanrijden, voert een heftruckchauffeur via de app op zijn iPad in welke artikelen worden afgenomen. Aan de hand van de klantspecifieke prijzen in AccountView wordt direct berekend wat de kosten zijn. Na opslaan maakt AccountView een te leveren verkooporder aan, waarna de chauffeur via een van de printers de pakbon kan afdrukken. Ook is er een printer aanwezig in de eigen vrachtwagen voor bezorging bij klanten. De verkooporders worden nog steeds wekelijks gecontroleerd door de eigenaar, die gelijk ziet als er iets niet klopt. Na zijn akkoord staan de orders in AccountView klaar voor facturatie.
Flinke tijdbesparing
Robert ziet volop positieve resultaten van de app. “Eerder waren we wekelijks zeker een dag kwijt aan het controleren van de orders, prijzen toevoegen en inboeken in AccountView. Nu lukt ons dit in nog geen 2 uur, waardoor we meer toekomen aan andere werkzaamheden.”
“De tijd om orders te verwerken is teruggebracht van 8 uur naar 2 uur per week. Een flinke tijdbesparing dus!”
Robert vervolgt: “We kunnen nu sneller factureren, waardoor facturen ook sneller betaald worden. De functiescheiding is mooi vastgelegd; de eigenaar moet de order eerst fiatteren voordat de administratieve afhandeling en facturatie kan plaatsvinden. Via de app kunnen we orders ook makkelijk en snel terugvinden.”
CMR-formulier printen
Eerder bestond het aanmaken van het CMR-formulier uit het handmatig invullen van een gekleurd briefje. “Dit verloopt nu veel netter en professioneler, waarbij een brief in viervoud automatisch uit de printer rolt. Hiermee worden veel fouten voorkomen, zeker als het druk is”, aldus Robert.
Alle processen gedigitaliseerd
“AccountOne heeft geleverd wat we gevraagd hebben. Het was een prima implementatie waarop niets aan te merken valt. Ook is goed samengewerkt met onze IT-partij. Het is namelijk belangrijk dat alle IT-faciliteiten in beeld zijn en goed op elkaar aansluiten. Ook zijn we tevreden over de support van AccountOne. Inmiddels hebben we samen al onze processen gedigitaliseerd, van verkoopfacturen en inkoopfacturen tot en met het ordersysteem. We kijken tevreden terug op deze samenwerking en de resultaten ervan”, besluit Robert.