Van groeiende haaroplossing naar groeiende keten
In tien jaar tijd groeide Neofollics van een oplossing voor een persoonlijk haarprobleem naar een internationaal merk met haargroeiproducten voor verschillende doelgroepen. De uitrol via distributeurs, marketplaces en een eigen webshop versnelde de groei, maar zorgde tegelijk voor een steeds complexere supply chain. Met voorraden op meerdere locaties en lange levertijden kon een ogenschijnlijk kleine fout in Excel maanden later grote impact hebben.
Neofollics zocht daarom naar een oplossing die verder ging dan alleen nieuwe voorraadsoftware: een centraal systeem voor order- en voorraadbeheer en een partner die de keten begrijpt. Zo kwamen ze uit bij de logistieke software Brincr, via implementatie- en sparringpartner AccountOne.
Van persoonlijk haarprobleem naar internationaal merk
Tien jaar geleden startte Neofollics vanuit een persoonlijke frustratie: een oprichter met haarproblemen die, na talloze mislukte pogingen met bestaande producten, zijn zoektocht startte naar een oplossing. Inmiddels is Neofollics uitgegroeid tot een internationaal merk met oplossingen voor haaruitval, dunner wordend haar, hoofdhuidproblemen, baardgroei en vroegtijdig grijs haar. De verkoop is in de loop der jaren stap voor stap uitgebreid via distributeurs en een eigen webshop, wat de basis legde voor de groei en de complexere keten waar Neofollics nu mee te maken heeft.
Een supply chain als een puzzel
Achter de schermen is de supply chain van Neofollics complex. Debbie legt uit: “De productie gebeurt niet in house: we werken met externe producenten en leveren zelf een groot deel van de componenten aan. Denk aan flacons, doosjes, etiketten, plantenextracten en andere grondstoffen die nodig zijn om de formuleringen te maken. We geven dus niet zomaar een productieorder.”
Daar komt nog bij dat er op verschillende locaties voorraden liggen:
- Afgewerkte producten in het fulfilmentmagazijn in Zevenaar
- Voorraad bij Amazon en binnenkort ook lokale voorraad in het Verenigd Koninkrijk
- Grondstoffen en halffabricaten bij producenten
- Componenten en halffabricaten bij sociale werkplaatsen, waar onder meer batchnummers en expirydata worden aangebracht
De levertijd bij fabrikanten bedraagt vier tot vijf maanden. Een verkeerde invoer of verkeerde inschatting werkt daardoor lang door in de keten.
Grenzen van voorraadbeheer in Excel
Voorheen werkte Neofollics met een soort voorraad‑stoplicht in Excel. De voorraad werd uit het fulfilmentsysteem geëxporteerd, gefilterd en vervolgens beoordeeld op basis van kennis en ervaring.
Door de groei van Neofollics ontstond behoefte aan een beter schaalbare en minder persoonsafhankelijke oplossing. “In Excel moesten we veel op gevoel en ervaring doen,” vertelt Debbie. “Dat werkte in het begin prima, maar naarmate de volumes en locaties toenamen, werd het lastiger om overal overzicht op te houden. Met de lange levertijden in de keten kon een kleine afwijking uiteindelijk grote impact hebben op de planning.”
Softwareselectie
Neofollics zocht een systeem dat de hele keten beter zou ondersteunen. Er is gekeken naar verschillende systemen, waaronder de bekende spelers in de markt. “Een van deze systemen hebben we als serieuze optie onderzocht, maar daarbij bleek de implementatie zeer complex en kostbaar te zijn.”
Bij AccountOne was de ervaring anders. Op vragen over functionaliteit kwam steeds het antwoord dat het wel kon: houdbaarheidsdata, verschillende voorraadmagazijnen, koppelingen. “Alle vragen die we stelden, kregen we als antwoord ‘dat kan wel’.”
Belangrijk was ook dat de software kon koppelen met de financiële applicatie, de webshop en het warehousemanagementsysteem (WMS). Die koppelingen maken het mogelijk om voorraad, logistiek en financiële administratie met elkaar te laten samenwerken.
Spil in de supply chain
Neofollics heeft de recepturen van de producten vastgelegd in de productiemodule van de nieuwe software. Wanneer er een productieorder wordt voorbereid, kan Debbie op basis van die recepturen de aantallen invoeren. De software controleert dan of alle onderdelen beschikbaar zijn, zoals doppen, flacons, etiketten en plantenextracten. Na de productie worden de gebruikte voorraden direct afgeboekt in de administratie.
Alle voorraadlocaties zijn in de software zichtbaar. Een concreet voorbeeld is het disc-top dopje dat op veel flacons zit. Soms zijn er 120.000 van die dopjes in totaal, maar die liggen verspreid over Zevenaar, verschillende fabrikanten en lopende bestellingen.
“In het systeem is het dopje een eigen productnummer. We kunnen nu zien waar de doppen precies liggen, welke aantallen al gereserveerd zijn en welke nog binnenkomen. Daarnaast krijgen we automatisch besteladviezen wanneer de minimale voorraad in zicht komt. Bij lage voorraadstanden vallen afwijkingen eerder op dan in de oude, handmatige situatie, waar die alarmsignalen soms helemaal niet afgingen.”
Betere controles door koppelingen
De koppeling met de financiële applicatie en de webshop maakt het mogelijk om gegevens onderling te controleren. “De logistieke software is het centrale punt in het hele verhaal. Maar doordat we koppelen met de financiële applicatie, de webshop en het WMS, hebben we extra controlemomenten.”
Debbie gebruikt bijvoorbeeld:
- Exports uit het WMS om de voorraden te vergelijken met de waarden in de logistieke software.
- De omzetcijfers en voorraadwaardes in de financiële applicatie om te toetsen of deze aansluiten.
- De mogelijkheid om marge-informatie uit de logistieke software te halen, doordat ze hieruit factureert en die gegevens kan spiegelen aan de financiële applicatie.
Ook voorraad die naar Amazon wordt verstuurd, is in het systeem zichtbaar. Er is geen aparte Excelsheet meer nodig om bij te houden wat er naar Amazon is gegaan.
Meer inzicht in voorraad, marges en risico
De logistieke software is in de eerste plaats aangeschaft om de supply chain beter te ondersteunen. Door met minimale en maximale voorraden te werken, kan Neofollics de voorraad beter plannen en waarderen. De statistieken worden gecombineerd met forecasts, zodat er een financiële prognose kan worden gemaakt en duidelijker wordt wat voorraad met liquiditeit en marge doet.
“Dit zijn factoren die bepalen hoeveel je onderaan de streep overhoudt.” Het systeem helpt om verouderde voorraad en derving te beperken en voorkomt dat er onnodig veel kapitaal vastzit in voorraad. Dat is voor Debbie een belangrijk voordeel: voorraad wordt zo een bewuste keuze in plaats van een gevolg van losse beslissingen.
Eén plek voor informatie voor alle afdelingen
Een belangrijk verschil met de oude situatie is dat informatie nu op één plek zichtbaar is. Als er een order wordt ingevoerd, bijvoorbeeld vanuit de webshop, kunnen sales, supply chain en directie die order in het nieuwe systeem zien, samen met de actuele voorraadstand.
Klantenservice voor de webshop werkt in de webshopomgeving, maar heeft ook toegang tot de nieuwe software. Als een klant belt met een vraag over een order, een batchnummer of een expiratiedatum, kunnen medewerkers die informatie nu makkelijk terugvinden. Zij hoeven niet meer te mailen of te wachten tot iemand anders het uitzoekt.
“We kunnen nu een financiële prognose opstellen en de voorraad beter waarderen.”
De rol van AccountOne: kennis van de keten
Neofollics merkte dat AccountOne als IT-partner de ondersteuning bood die het beste aansloot op de eigen situatie. Boike van AccountOne deed de implementatie en vroeg door op hoe processen in elkaar zitten en waar bepaalde functies precies voor moesten worden gebruikt.
“Boike kwam met oplossingen als deze niet standaard in het systeem zaten. Hij heeft al veel handige workarounds bedacht. Daarom werken we nauw samen met AccountOne.” Omdat Boike het bedrijf en het bedrijfsmodel kent, hoeft Neofollics niet telkens opnieuw uit te leggen hoe de keten werkt. Vragen worden direct bij AccountOne neergelegd, in plaats van bij een algemene supportlijn.
“Ik regel het liefst alles via AccountOne”
Voor Debbie is dit een bewuste keuze. Ze ervaart de persoonlijke benadering, het meedenken en de korte lijnen als een duidelijke meerwaarde. “Dat is tegenwoordig toch echt een zegen; dit werkt efficiënt. Ik regel het liefst alles via AccountOne. In plaats van een grote anonieme mailbox waar je 24 uur op een antwoord wacht of een chatfunctie die de vraag net niet goed begrijpt, hebben we direct contact met iemand die het bedrijf kent.”
Daarmee is support via AccountOne voor Neofollics dus geen bijzaak; het is een belangrijk onderdeel van hoe zij met de software werken en de supply chain draaiende houden.
Kortom: AccountOne kent de keten, helpt bij de inrichting en denkt mee over processen. Die combinatie zorgt ervoor dat Neofollics veel meer uit de software haalt dan alleen een standaardpakket.
Resultaat: rust en beter onderbouwde keuzes
Sinds Neofollics met de nieuwe logistieke software, WMS, de webshop, de financiële applicatie en AccountOne werkt, is de manier van werken veranderd. De supply chain is nog steeds complex, maar fouten worden eerder zichtbaar en zijn beter te voorkomen.
Debbie benoemt onder andere:
- Dat informatie nu op één plek zichtbaar is voor verschillende afdelingen.
- Dat er meerdere controlemomenten zijn tussen systemen.
- Dat de combinatie van minimale en maximale voorraden met verkoopstatistieken en forecasts helpt bij het maken van financiële prognoses.
- Dat voorraad beter kan worden gewaardeerd en dat de invloed op de marge duidelijker is.
“We hebben de software vooral voor de supply chain gekocht. Maar het effect zie je terug in tijd, in minder fouten, in liquiditeit en uiteindelijk in de marge.” Neofollics zou deze oplossing via AccountOne zeker aanbevelen aan andere snelgroeiende handelsbedrijven en e-commerceorganisaties die met meerdere verkoopkanalen en voorraadlocaties werken.
“We hebben nu een fundament gelegd dat past bij de complexiteit en het internationale karakter van onze supply chain en onze internationale groeiambitie!”
Meer weten?
Neem voor meer informatie over deze case contact met ons op. We delen regelmatig nieuwe klantcases zoals deze. Wil je geen update missen, volg ons dan op LinkedIn.