Accountants- en administratiekantoren willen graag hun toegevoegde waarde voor cliënten vergroten. Eén van de manieren is om cliënten doorlopend te voorzien van actuele, juiste financiële cijfers. Dit kan door de samenwerking met cliënten te digitaliseren. Hieronder laten we u zien hoe kantoren dit in de praktijk brengen met behulp van de Accountancy Cloud-tools van Visma en de scan & herken-tool Trifact365, gecombineerd met AccountView.
Geef uw cliënt een boost!
In de huidige, snel veranderende markten is het voor ondernemers van groot belang om tijdig te beschikken over de juiste stuurinformatie. Een helder inzicht in de financiële gevolgen stelt hen in staat om betere besluiten te nemen. Daarnaast geeft het u als accountantskantoor een beter beeld waar de cliënt mee bezig is, zodat u tijdig en adequaat kunt adviseren en uw rol als sparringpartner kunt verstevigen.
Administratieprocessen digitaliseren
Door het verwerken van facturen en bankafschriften te digitaliseren, kunt u op kantoor cliëntadministraties sneller en vaker bijwerken. Door de gecontroleerde gegevens vervolgens te ontsluiten naar cliënten, verschaft u hen actueel en correct inzicht in hun financiële situatie.
Visma Accountancy Cloud & AccountView
Voor accountants- en administratiekantoren die werken met AccountView, biedt Visma een aantal gebruiksvriendelijke Accountancy Cloud-tools om de samenwerking met cliënten laagdrempelig te digitaliseren. De tools kunnen los van elkaar worden ingezet; zo kunt u klein beginnen en de administratieve processen stap voor stap verder digitaliseren.
7 tips voor digitaal samenwerken met cliënten
Hieronder vindt u 7 manieren waarop u de samenwerking met cliënten kunt digitaliseren in combinatie met AccountView voor Accountancy.
Tip 1: facturen en bonnetjes digitaal laten aanleveren
Komen uw cliënten ook eens in de paar maanden bij u langs met een schoenendoos vol bonnetjes en facturen? Als u deze digitaal laat aanleveren, kunt u facturen en bonnetjes tijdig en snel verwerken, en heeft u meer overzicht. Dit kan op twee manieren:
- Cliënten scannen hun facturen en bonnetjes met de gratis Visma Scanner app, waarna deze als jpg-bestanden automatisch terechtkomen in AccountView om handmatig te worden geboekt.
- Cliënten e-mailen/uploaden hun facturen naar de scan & herken-tool Trifact365, waarna u deze geautomatiseerd kunt doorboeken in AccountView.
Tip 2: bankafschriften automatisch importeren
Via de directe bankkoppeling komen nieuwe bankafschriften van cliënten dagelijks automatisch binnen in de betreffende administratie in AccountView. Deze kunnen door kantoormedewerkers na controle direct in het bankboek worden verwerkt. Hiermee is het niet meer nodig om bankmutaties steeds handmatig op te vragen bij cliënten.
Tip 3: koppel AccountView met eAccounting
Door AccountView te koppelen met de eAccounting-administratie van cliënten die zelf boeken, kunnen de cliëntadministraties op kantoor automatisch worden bijgewerkt. Van cliënten die met andere boekhoudpakketten werken, kan een auditfile (.xaf-bestand) worden ingelezen.
In de praktijk blijkt dat bij kantoren die volgens bovenstaande drie stappen hun mutaties digitaal ontvangen en verwerken, de cliëntadministraties wekelijks of zelfs dagelijks ‘bij’ zijn. De continue stroom van nieuwe digitale facturen, bankafschriften en mutaties kan direct verwerkt worden in AccountView. Zo is er vanuit deze ‘trechter’ dagelijks werk voor uw medewerkers op kantoor, die alles centraal en op dezelfde manier verwerken – met minimaal handwerk. Dit werkt efficiënt en snel, en leidt tot minder fouten!
Tip 4: geef actueel inzicht in financiën
Via de gratis AccountView Contact App hebben cliënten actueel inzicht in hoe ze er financieel voor staan. In deze app zien zij realtime gegevens uit de AccountView-omgeving op kantoor. Klantgegevens inzien en bewerken, openstaande posten raadplegen, dashboards bekijken, betalingen uitvoeren; het kan allemaal via de Contact App.
Tip 5: periodiek gecontroleerde cijfers aanleveren
Via Visma Financial Overview (Starter) ontsluit u gecontroleerde cijfers voor cliënten via interactieve rapportages en dashboards. Financial Overview Starter is voor alle cliënten gratis; u heeft hiervoor één licentie van Visma Advisor nodig.
Tip 6: beheer cliënten centraal in de cloud
Intern houdt u grip op cliënten via Visma Advisor (planning, afspraken etc), waarmee allerlei losse Excel-bestanden tot het verleden behoren.
Tip 7: sluit nieuwe cliënten met eAccounting aan
Cliënten die reeds werken met Visma eAccounting kunt u moeiteloos aansluiten vanuit Advisor. Dit stelt u in staat om mee te kijken, correcties uit te voeren en extra services aan te bieden, zoals Visma Financial Overview.
Zet nu de volgende stap!
Wilt u ook uw toegevoegde waarde vergroten en uw cliënten een boost geven? Zet dan nu de volgende stap en stuur uw cliënten dan zo snel mogelijk het volgende bericht:
- U mag uw facturen vanaf nu digitaal bij ons aanleveren
- U ontvangt van ons gratis de AccountView Contact App, voor toegang tot actuele gegevens
- U krijgt van ons gratis online dashboards, waarmee wij u (ook kosteloos) periodiek voorzien van rapportages over gecontroleerd cijfers!
Meer toegevoegde waarde
Naast alle voordelen voor de cliënt, betekent het bovenstaande voor het kantoor dat er minder pieken zijn in het werk en dat er meer contact is met cliënten. Dit maakt dat u zich meer kunt gaan richten op het advieswerk. Kortom, van alle kanten meer toegevoegde waarde voor de cliënt!
Meer weten?
Tijdens de Accountone Klantendag’18 op 19 april 2018 gaan we uitgebreid in op het bovenstaande. Via de hyperlinks in de tekst vindt u meer (product-)informatie. Bij vragen kunt u contact met ons opnemen via (0548) 512 513 of info@accountone.nl.
Elbert Dannenberg
Consultant & Specialist Accountancy
Neem contact op met AccountOne