Een klant belt: ligt dat artikel nog op voorraad? Je medewerker ziet veertien stuks, maar niet dat er gisteren al is gepickt of dat de inkoopprijs vorige week omhoogging. Het antwoord klopt dus niet, en je team zoekt uit wat er echt ligt.
Dit speelt bij handelsbedrijven, groothandels en voorraadhoudende organisaties die harder zijn gegroeid dan hun systemen: meer artikelen, meer kanalen, misschien een webshop erbij.
Je herkent het waarschijnlijk als:
Handelsbedrijven verliezen zelden geld op één grote fout. Het lekt weg op vier plekken tegelijk, elke dag een beetje.
Nee-verkoop en spoedinkoop. Voorraadstanden die uren of een dag achterlopen leiden tot beloftes die je niet waarmaakt, of tot spoedbestellingen tegen een slechtere prijs. Beide kosten marge, één van de twee kost ook een klant.
Overtypen tussen systemen. Elke handmatige overdracht tussen webshop, ordersysteem en administratie is een kans op een fout. Die fout komt meestal pas bovendrijven bij de facturatie, als de klant belt.
Marge die pas achteraf zichtbaar is. Als inkoopprijzen, kortingen en vrachtkosten in verschillende systemen zitten, weet je pas na de maandafsluiting wat een order heeft opgeleverd. Tegen die tijd heb je dezelfde afspraak al tien keer opnieuw gemaakt.
Groei die niet meeschaalt. Een extra magazijn, een nieuw verkoopkanaal of een tweede bv betekent in een losse opzet simpelweg meer handwerk. Terwijl je het personeel juist wilt inzetten voor klanten.
De meeste handelsbedrijven hebben geen behoefte aan één systeem dat alles doet. Ze hebben behoefte aan systemen die van elkaar weten wat er gebeurt. De kracht zit in de koppelingen.
Wij richten die koppelingen in en bewaken of ze blijven kloppen als je assortiment of je kanalen veranderen. Dat is vaak de snelste winst: niet alles vervangen, maar de handmatige schakels ertussenuit halen.
Voorraad, inkoop en verkoop in cloud-ERP, direct verbonden met finance en projecten. Passend als je groeit in locaties, kanalen of entiteiten en je logistiek niet meer los kunt zien van de rest.
Je financiële basis uitbreiden met verkoop, inkoop, voorraad en artikelbeheer. Passend als je administratie in AccountView staat en je je handelsproces in dezelfde omgeving wilt brengen.
Webshop, barcodescanning, EDI en rapportage. Passend wanneer je processen staan, maar de overdracht tussen systemen het knelpunt is.
Werk je ook projectmatig of met serviceopdrachten? Dan speelt hetzelfde bij projecten en uren. De financiële kant van dit alles komt samen bij finance en control.
In een handelsbedrijf zijn logistiek en finance hetzelfde verhaal, alleen in een andere taal. Toch worden ze vaak door verschillende partijen ingericht. Het gevolg is bekend: koppelingen die niemand helemaal begrijpt en een discussie over wiens cijfers kloppen.
Wij pakken het van beide kanten tegelijk aan. Eerst het gesprek over hoe je wilt sturen op voorraad, marge en leverbetrouwbaarheid. Daarna de inrichting van orderstromen, prijsafspraken, magazijnen en de financiële verwerking eronder, door één team. En als je over een jaar een tweede magazijn opent of een nieuw verkoopkanaal opzet, denken we mee over wat dat betekent voordat het een probleem wordt.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
AccountView Handel is de handelsmodule op AccountView: orders, voorraad, inkoop en verkoop in een Windows- of hosted omgeving, vertrouwd voor wie al financieel in AccountView zit. Visma Net Logistics is handel in de cloud, in dezelfde omgeving als finance, met vestigingen, webshopkoppelingen en scanning via BX.
Kies AccountView Handel als je groothandel vooral één administratie is en je de huidige manier van werken wilt houden. Kies Visma Net als je meerdere vestigingen, gedeelde voorraad, strakkere functiescheiding of native cloud wilt.
Backorders: ja. Wat je niet op voorraad hebt, blijft openstaan tot ontvangst of tot je de restantregel anders afhandelt.
Dropshipping, waarbij de leverancier rechtstreeks naar de klant stuurt, kan via een inkooporder vanuit de verkooporder. Dat is inrichting plus afspraak met de leverancier, geen aparte knop "dropship". Marktplaats-dropship met eigen tracking per kanaal is maatwerk of een koppeling, geen standaardvinkje.
Ja. Meerdere magazijnen in één administratie kan in beide producten. Meerdere vestigingen met gedeelde voorraad is precies het punt waarop Visma Net meestal de voorkeur heeft (zie vraag 4).
AccountView kan meerdere administraties naast elkaar. Of dat handig is, hangt af van of die vestigingen dezelfde voorraad en dezelfde klanten delen.
Ja. Orders komen via een koppeling binnen, voorraad gaat terug naar de shop zodat je niet oververkoopt. Welke shop het is (eigen webshop, marktplaats, B2B-portaal) bepaalt de connector, niet of het ERP het kan.
Voorraad in twee systemen bijhouden blijft het risico. Het ERP is leidend, de shop volgt.
Per artikel en per klant is dat standaardrapportage, in AccountView Handel en in Visma Net, zolang inkoopprijs en verkoopprijs in het systeem zitten. Per kanaal kan het als je het kanaal vastlegt op de order, bijvoorbeeld webshop versus binnendienst.
Wat je niet in de order zet, kun je later niet uitsplitsen. Dat is een inrichtingskeuze, geen extra pakket.
Door voorraad in het ERP bij te houden, per magazijn en per locatie, niet in een losse spreadsheet. Visma Net houdt dat bij in één omgeving, ook als je meerdere vestigingen hebt. AccountView Handel doet het per administratie, met locaties in het magazijn.
Scannen (BX of BrancheView) houdt die stand bij op het moment van ontvangst, verplaatsing of levering. Anders is "real-time" alleen zo actueel als de laatste handmatige boeking.
