Payhawk

Zakelijk betalen zonder gedoe: Payhawk gekoppeld aan je Visma software

Declaraties die per mail binnenkomen, bonnetjes die handmatig worden ingevoerd en een btw-bedrag dat aan het einde van de maand toch niet klopt. Payhawk is een platform voor uitgavenbeheer dat zakelijke betaalkaarten, declaraties en leveranciersfacturen in één systeem samenbrengt. Medewerkers betalen met een zakelijke pas, fotograferen hun bon en Payhawk verwerkt alles automatisch naar je Visma software: bedrag, categorie, btw en boekingsvoorstel.

Contact Case

Wat levert het op?

Minder handwerk

Kaartuitgaven, bonnen en facturen komen automatisch in je boekhouding terecht. Geen losse Excel-lijstjes meer.

Zicht op uitgaven

Je ziet in één overzicht wat medewerkers, teams of projecten uitgeven. Realtime, niet achteraf.

Btw altijd correct

Payhawk herkent het btw-bedrag op bonnen en declareert dit correct, ook voor buitenlandse aankopen.

Medewerker glimlachend dashboard boekhoudsoftware overleg accountone

Hoe werkt Payhawk?

Payhawk is een platform voor zakelijke betaalkaarten en declaratiebeheer. Je stelt per medewerker in wat de bestedingslimiet is en welke categorieën zijn toegestaan. De medewerker betaalt met de pas, maakt een foto van het bonnetje en Payhawk leest het uit: bedrag, datum, btw, categorie. Die gegevens gaan direct naar je Visma software, inclusief het boekingsvoorstel.

Heeft een medewerker een eigen aankoop voorgefinancierd? Die dient de declaratie in via de app en de goedkeurder keurt goed met één klik. Geen papier, geen mailtjes, geen achteraf nazoeken. Managers zien realtime wat er wordt uitgegeven per team of project, zonder te wachten op de maandafsluiting.

Optioneel: koppeling via XLConnect

Met de aanvullende koppeling via XLConnect boeken we de kosten die met de Payhawk-kaarten zijn gemaakt automatisch op de juiste grootboekrekeningen in je Visma software. Ook de bijbehorende betalingen worden direct gekoppeld, zodat er geen openstaande posten overblijven.

Zonder deze koppeling zou je handmatig inkoopfacturen moeten aanmaken in je Visma software, bijvoorbeeld via een scanservice zoals AutoInvoice of een declaratie-app, en daarna de transacties uit Payhawk handmatig inlezen en afletteren. Deze integratie neemt al die stappen uit handen.

Hoe AccountOne je hierbij helpt

Wij richten de koppeling tussen Payhawk en je Visma software in en zorgen dat alles klopt voor jouw boekhoudkundige structuur. Dat betekent: uitgaven op de juiste grootboekrekeningen, btw-verwerking die aansluit op je aangifte en een koppeling met je rekeningschema die je niet achteraf hoeft te corrigeren.

Bij de start bespreken we wie welke bevoegdheden krijgt, hoe de goedkeuringsflow eruitziet en welke categorieën en limieten je wilt instellen. Dat doen we op basis van hoe jullie administratie nu is ingericht, niet op basis van een standaard template. Heb je daarna een vraag over een boeking die niet klopt? Je belt ons en we kijken samen wat er aan de hand is.

Touroperator Oad gebruikt Payhawk gekoppeld aan Visma Net om grip te houden op de reisuitgaven van tientallen reisleiders verspreid door Europa. Lees de case van Oad.

Boike Berkepeis

Consultant

Vraag een gesprek aan

Contact