Touroperator Oad werkt met tientallen reisleiders die dagelijks onderweg zijn en overal in Europa kosten maken. Bonnetjes kwamen vaak laat binnen of raakten kwijt. De administratie moest wachten op creditcardafschriften en werkte daardoor met schattingen. Doordat Oad opbrengsten pas boekt op de vertrekdatum van een reis, werd het proces extra complex.
Financieel directeur Remco Holle herkende het probleem goed.
Oad werkte al met Visma Net voor de financiële administratie. Voor de reisuitgaven zocht de organisatie een oplossing die direct inzicht gaf en goed kon samenwerken met Visma Net. Payhawk bleek een logische match, door flexibele kaarten, realtime zicht op transacties en de mogelijkheid om alles te koppelen aan de juiste reis.
AccountOne ontwikkelde de koppeling tussen Payhawk en Visma Net. Reisleiders betalen hun kosten nu met Payhawk en voegen in de app direct een foto van de bon toe. De uitgave wordt meteen gekoppeld aan het juiste reisnummer, zodat de administratie niets meer hoeft op te zoeken. De koppeling gebruikt reisnummer, reserveringsnummer en vertrekdatum, waardoor elke uitgave in één keer juist wordt geboekt, inclusief bon en btw.
Reisleiders hoeven niets meer te bewaren of later in te leveren. De administratie hoeft niet meer te wachten op afschriften en werkt met actuele gegevens, waardoor controllers kunnen sturen op cijfers die kloppen. Payhawk, Visma Net en de koppeling van AccountOne zorgen samen voor een administratie die klopt en meegroeit met het aantal reizen dat Oad organiseert.
Wil jij ook grip krijgen op reisuitgaven binnen je Visma Net-omgeving? Neem contact op voor een verkennend gesprek.