Een klant belt met een vraag. Sales weet wat is afgesproken, de backoffice kent de facturen en service de klacht van vorige maand. Maar ze zitten in verschillende systemen, dus begint degene die opneemt opnieuw met zoeken.
Dit speelt bij organisaties waar sales, service en administratie los van elkaar zijn gegroeid, en het CRM niemand meer bijhoudt omdat de echte informatie ergens anders staat.
Je herkent het waarschijnlijk als:
Dit gaat harder knellen naarmate je meer klanten, medewerkers of verkoopkanalen krijgt.
Een apart CRM-pakket aanschaffen lijkt de logische stap. In de praktijk verschuift het probleem daarmee vaak alleen: je hebt een systeem erbij waarin klantgegevens staan, maar de facturen, orders en leveringen staan nog steeds in je administratie. Wie het volledige klantbeeld wil, moet nog altijd twee systemen open hebben.
Het verschil zit in de vraag waar je klantgegevens thuishoren. Zit klantbeheer in dezelfde omgeving als je orders, facturen en service, dan ziet iedereen hetzelfde: wat er is afgesproken, wat er is geleverd, wat er openstaat en wat er speelt. Er is dan geen synchronisatie nodig, want er is maar één plek.
Werkt jouw organisatie al jaren prima met een bestaand CRM? Dan is vervangen niet nodig. Dan is de vraag welke gegevens heen en weer moeten en hoe we die koppeling betrouwbaar houden.
Als klantbeheer en administratie samenvallen, loopt het commerciële proces door zonder overdrachtsmomenten. Een verkoopkans wordt gevolgd per fase, zodat je weet waar je pipeline staat in plaats van wat je ervan hoopt. Een offerte wordt met één handeling een order, zonder dat iemand gegevens overtypt.
Alle contactmomenten, offertes, orders, facturen en serviceverzoeken staan bij dezelfde klant. Wie belt, ziet meteen de hele geschiedenis. Marketingacties kun je richten op basis van wat klanten werkelijk hebben afgenomen, niet op basis van een lijst die iemand ooit heeft geëxporteerd.
Klantbeheer, sales en service in dezelfde omgeving als je financiële en logistieke administratie. Passend als je wilt dat iedereen met hetzelfde klantbeeld werkt en offertes zonder overtypen doorlopen naar orders.
Werk je met AccountView, dan houd je relatiebeheer, contactmomenten en offertetrajecten bij binnen je bestaande administratie. Passend als je geen apart systeem wilt, maar wel structuur in je klantcontact.
Tevreden over je huidige CRM? Dan koppelen we klant-, order- en factuurgegevens, zodat sales en administratie hetzelfde zien zonder dubbele invoer.
Een klantbeeld is pas compleet als de rest klopt. Wat je hebt geleverd komt uit handel en logistiek, wat je hebt gefactureerd en wat er openstaat uit finance en control, en bij projectmatig werk speelt ook projecten en uren mee. Juist die combinatie maakt het verschil tussen een adressenbestand en een klantbeeld waar je iets aan hebt.
Commerciële processen laten zich niet vangen in één module. Een lead die een order wordt, een order die een levering wordt en een levering die een factuur wordt: dat loopt door je hele organisatie heen. Wij kijken naar die route als geheel en stellen de vraag waar informatie blijft steken en wie daar last van heeft.
AccountOne werkt voor groeiende mkb-organisaties waarin sales, administratie en operatie steeds afhankelijker van elkaar worden. We denken mee over hoe je klantcontact wilt organiseren, richten in op jouw manier van werken en zorgen dat klantbeheer aansluit op finance en logistiek. Daarna blijven we betrokken, ook als je commerciële aanpak verandert.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
De voordelen zijn dat je geen aparte applicatie nodig hebt waar ook weer licentiekosten voor betaald moeten worden. Het is wel belangrijk om te kijken of de gewenste processen worden ondersteund.
Basis-CRM in Visma Net is voldoende als je relaties, contacten en de koppeling met de administratie wilt. Verwacht je meer, dan een eigen CRM. Concreet: nieuwsbrieven versturen, of offertes automatisch laten ondertekenen, vraagt een eigen CRM.
Die grens is bewust. Het ERP houdt de administratie bij. Een eigen CRM neemt over waar marketing en verkoop een eigen proces nodig hebben.
CRM in Visma Net is de basis: relaties, contacten en de koppeling met orders en facturen zitten in hetzelfde systeem. Een los CRM, bijvoorbeeld Hubspot of SuperOffice, komt ernaast als je meer wilt dan die basis.
Het verschil is niet "wel of geen CRM", maar waar de grens ligt. Wat in het ERP zit, deelt debiteuren, orders en facturen zonder overzetten. Wat in Hubspot of SuperOffice zit, is bedoeld voor marketing en verkoopprocessen die het ERP niet dekt.
