Je bent net klaar met de ene cliëntadministratie en de volgende ligt alweer klaar: facturen opvragen, boekingen corrigeren, cijfers controleren. Pas daarna begint het werk waar je cliënt je eigenlijk voor belt.
Dit speelt bij accountants- en administratiekantoren die cliëntadministraties voeren en merken dat de verhouding tussen beheerwerk en advieswerk scheef is gegroeid.
Je herkent het waarschijnlijk als:
Het patroon is bekend: hoe meer cliënten, hoe meer beheer, hoe minder ruimte voor het werk waarmee je je onderscheidt.
Tel voor één cliënt eens op wat er tussen aanlevering en jaarrekening gebeurt. Documenten opvragen en nabellen. Facturen boeken die iemand had kunnen aanleveren via scan en herken. Bankafschriften per cliënt inlezen. Aangiften klaarzetten, controleren en indienen. Vragen beantwoorden over cijfers die de cliënt zelf niet kan zien.
Vermenigvuldig dat met je cliëntenbestand en je hebt de kern van het probleem. Het zit niet in één ingewikkelde administratie, maar in tientallen kleine handelingen die zich per cliënt herhalen. Precies dat maakt het oplosbaar: wat zich herhaalt, kun je inrichten.
De grootste tijdwinst zit vaak niet in je eigen kantoor, maar in de overdracht met de cliënt. Cliënten willen actueel inzicht, willen documenten digitaal aanleveren en sommige willen een deel zelf doen.
Dat kun je inrichten per cliënt. De een levert alleen aan en ziet zijn cijfers via BrancheView Cliëntadministraties of een app. De ander boekt zelf mutaties en verstuurt eigen verkoopfacturen, terwijl jij de controle en de jaarrekening doet. Je bepaalt zelf welke cijfers een cliënt te zien krijgt en vanaf welk moment, zodat je nooit vragen krijgt over cijfers die nog niet af zijn.
Het effect is dubbel: minder heen en weer, en een cliënt die het idee heeft dat hij grip heeft. Dat laatste is precies het gesprek waarin je advieswaarde kunt toevoegen.
Cliëntadministraties en je eigen kantooradministratie in één systeem, met modules voor de Accountants Toolkit, bankverwerking over alle cliënten, rapportages en de jaarrekening.
Niet elke cliënt heeft hetzelfde nodig: Solo voor wie zelf boekt, Team voor meer inzicht en een eenvoudige handels- of projectadministratie, Business voor de veeleisende cliënt.
Scan- en herkensoftware, een directe bankkoppeling, rapportage via Power BI of Excel met XLConnect en cliëntportalen. Vaak de snelste winst, zonder dat je van pakket wisselt.
Als accountants- of administratiekantoor profiteer je van de accountancyregeling van Visma: 50% korting op de huurprijs van de software. Dat maakt het aantrekkelijk om ook je kleinere cliënten in hetzelfde systeem te voeren, wat je vervolgens weer beheerwerk scheelt.
Jij adviseert ondernemers over hun bedrijfsvoering. Wij doen hetzelfde voor kantoren zoals dat van jou. Dat betekent dat we niet alleen kijken naar welke modules je aanzet, maar naar hoe je kantoor draait: welke cliënten je bedient, hoe het werk over je mensen verdeeld is, en waar de capaciteit vastloopt als je verder groeit.
Die vraag wordt de komende jaren alleen maar belangrijker. Kantoren krijgen te maken met krapte op de arbeidsmarkt, cliënten die meer verwachten dan een jaarrekening en techniek die steeds meer kan overnemen. Wij helpen je kantoor zo inrichten dat groei niet automatisch meer handen betekent. En als je kantoor verandert, door overname, nieuwe cliëntgroepen of een andere dienstverlening, denken we daarin mee.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
Niet als algemene wettelijke plicht voor elk mkb. Wat de accountant wél vaak vraagt, is dat vastleggen, goedkeuren en betalen niet bij dezelfde persoon liggen, of dat in ieder geval achteraf te zien is wie wat heeft gedaan.
Of dat "verplicht" is, hangt af van de omvang, de branche en de opdracht van de accountant. Het systeem kan het afdwingen. De afspraak met de accountant bepaalt hoe strak je het inricht.
Visma Net is geen tweede smaak van Twinfield, Exact Online, Yuki of Snelstart. Dat zijn boekhoudpakketten voor de administratie van de cliënt, vaak in de cloud, vaak samen met de ondernemer. Visma Net gaat veel verder. Daarin kun je dezelfde boekhouding voeren, plus wat een kantoor of een grotere cliënt extra nodig heeft: projecten, uren, voorraad, meerdere entiteiten.
Voor een accountantskantoor dat de boekhouding zelf doet, is Visma Net het pakket van de portefeuille. Alle cliëntadministraties in één systeem, van zzp tot holding. Het kantoor boekt, de cliënt levert stukken aan en kijkt mee waar dat nodig is. Wie Twinfield, Exact, Yuki en Snelstart naast elkaar laat staan, houdt meerdere werkwijzen en schema's in huis.
Heeft een cliënt zelf logistiek of meerdere vestigingen, dan groeit diezelfde Visma Net-administratie mee. Het blijft één platform, geen tweede pakket ernaast.
Functiescheiding betekent dat de handelingen rond een geldstroom niet bij een persoon liggen. Wie een factuur vastlegt, keurt hem niet zelf goed, en wie goedkeurt doet niet ook de betaling. Het doel is niet wantrouwen maar controle: een fout valt eerder op, en misbruik vraagt medewerking van iemand anders.
Beide kunnen functiescheiding ondersteunen. Visma Net gaat verder: rolgebaseerde autorisatie, goedkeuringsniveaus en een 4-ogeninstelling in de workflow, inclusief audit trail. AccountView is sterker op het financiële stuk, met fiattering van betalingen en orders via toegangsbeveiliging.
Voor een mkb met drie mensen op de administratie is het eerlijke antwoord hetzelfde als bij vraag 19: je splitst wat je kunt splitsen, en je legt vast wie wat heeft gedaan.
Dat bepaal je zelf, en je legt het vast in de goedkeuringsworkflow per documenttype, niet per factuur. Per stap kies je hoe de goedkeurder wordt aangewezen: met naam, de afdelingsmanager, de projectmanager van het betreffende project, of iemand met een bepaalde rol op een kostendrager. Werk je met meerdere filialen, dan kun je per filiaal andere goedkeurders aanwijzen.
Zet je meerdere namen in een stap, dan krijgen ze allemaal de taak, maar hoeft er maar een goed te keuren.
