Hoe houd je grip op je operatie als je organisatie in korte tijd uitgroeit van een compacte speler tot een internationale leverancier met duizenden artikelen, meerdere vestigingen en dagelijks tientallen verzendingen? Voor Stone Age was het antwoord duidelijk: automatiseren wat handmatig is, integreren wat nu losse systemen zijn en kiezen voor één systeem dat meegroeit met het bedrijf: Visma Net met IT-partner AccountOne.
Sinds deze overstap heeft Stone Age grip op voorraad en logistiek, en realtime inzicht in marges en prestaties per order. Daardoor kan het bedrijf sneller reageren als prijzen onder druk staan.
De uitdaging: van boekhoudpakket naar ERP-systeem
Jarenlang werkte Stone Age met een boekhoudpakket dat prima functioneerde voor de basis. Maar het aantal bestellingen nam toe (ook van grotere afnemers als Hornbach en BMN), het voorraadbeheer werd complexer en het bedrijf breidde uit naar België en Duitsland.
Toen kwamen de grenzen van het boekhoudpakket al gauw in beeld. Orders werden handmatig verwerkt, verzendlabels apart aangemaakt en stuurinformatie moest uit Excel worden gehaald. Daarnaast groeide de behoefte aan EDI-koppelingen, meertalige facturatie en geïntegreerd voorraadbeheer. Verder bleek dat medewerkers in het systeem te veel zelf konden wijzigen, wat de kans op fouten en risico’s voor de ondernemer vergrootte.
Video: “De sky is the limit”
Groothandel Stone Age vertelt over hun cloud-ERP-software Visma Net en partner AccountOne. Rutger Nieuwenhuis laat in de video zien wat de stap naar Visma Net oplevert: marges per order in beeld, één portaal voor teams en automatische intercompany boekingen tussen de vestigingen.
De oplossing: Visma Net als fundament voor verdere groei
De organisatie had behoefte aan overzicht, automatisering en een systeem dat kon meegroeien. Het zocht een implementatiepartner die niet alleen technisch meedacht, maar ook procesmatig. Dit leidde tot de overstap naar Visma Net in samenwerking met AccountOne. De implementatie van dit cloudsysteem vond gefaseerd plaats, met focus op concrete procesverbeteringen.
Wat is voor Stone Age gerealiseerd voor de livegang van Visma Net?
 |
EDI-koppelingen met BMN en Hornbach Orders van groothandels komen nu automatisch binnen in Visma Net, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd. |
 |
Automatisch verzenden met vervoerders DHL en Pultrum Verzendlabels worden direct vanuit het systeem gegenereerd. Handmatig werk in het magazijn is hiermee verleden tijd. |
 |
Volledig papierloos inkopen met 3-way match Van inkooporder tot factuur: alle stappen zijn digitaal en automatisch gematcht. De inkoopadministratie is hiermee volledig geautomatiseerd. |
 |
Realtime inzicht in voorraad en assemblage Stone Age heeft altijd inzicht in actuele voorraadniveaus. Ook samengestelde artikelen, zoals gekleurde betonstuc, worden nu efficiënt beheerd via stuklijsten. Marges zijn niet langer globale schattingen, maar realtime zichtbaar per product en per order. Daardoor kan Stone Age sneller bijsturen. |
 |
Heldere rollen en functiescheiding Gebruikers hebben de beschikking over precies die informatie en functies die voor hun rol relevant zijn, wat efficiënter werkt. Binnendienst en administratie werken nu in één portaal en kijken realtime naar dezelfde gegevens. Dat maakt de samenwerking merkbaar makkelijker. |
 |
Simpel prijsbeheer via Excel Prijsaanpassingen kunnen eenvoudig worden doorgevoerd via Excel-imports. Handmatig bijwerken van prijslijsten behoort tot het verleden. |
 |
Rapportage: de basis gelegd De eerste dashboards zijn ingericht, met o.a. marges per product, omloopsnelheid en openstaande orders. Liquiditeitsprognoses worden daar nog aan toegevoegd. Deze data vormt de basis voor verdere sturing op cijfers. |
 |
Geautomatiseerde intercompany tussen vestigingen Verkopen vanuit buitenlandse vestigingen (bijvoorbeeld Duitsland) leiden automatisch tot de juiste intercompany-inkoop in Nederland. Maandafsluitingen zijn hiermee teruggebracht tot één druk op de knop, in plaats van een handmatig en foutgevoelig proces. |
Vervolg: digitalisering van het magazijn
Nu Stone Age live is met Visma Net, staan de volgende optimalisaties gepland in samenwerking met Logistore en AccountOne:
- WMS van Visma BX met digitale barcodescanning en realtime orderpicking
- Naadloze koppeling tussen fysieke goederenstroom en Visma Net
- Automatisering van verkoopprijzen met XLConnect
- Verbeterde dashboards en KPI-rapportages, afgestemd op de specifieke wensen van Stone Age
Ook processen als declaratieverwerking (via Klippa) en intercompany boekingen worden verder geautomatiseerd.
AccountOne als strategische partner
Stone Age maakt gebruik van een samenwerkingsovereenkomst van AccountOne. Hierdoor kunnen optimalisaties op een flexibel en kostenefficiënte manier worden opgepakt.
AccountOne denkt niet alleen mee op technisch niveau, maar ook bij procesinrichting, dashboards, automatisering en koppelingen met externe tools. Van financiële rapportages tot magazijnoptimalisatie: alles is gericht om mensen efficiënter te laten werken, fouten te reduceren en te zorgen dat het management over de juiste stuurinformatie beschikt.
Zoals Rutger Nieuwenhuis het in de video verwoordt: het is belangrijk om een partner te hebben die met je mee kan groeien en met je meekijkt zodra er nieuwe vraagstukken ontstaan.
Resultaat: grip op vandaag, groei voor morgen
De samenwerking tussen Stone Age en AccountOne laat zien dat een succesvolle digitale transformatie niet in één keer hoeft te gebeuren. Door handige keuzes, gefaseerde implementatie en nauwe samenwerking is een sterk fundament gelegd voor verdere groei. Stone Age heeft nu de tools en het inzicht om de logistieke operatie professioneel aan te sturen en marges en prestaties scherp te volgen. Vandaag en morgen.
Door de samenwerking met AccountOne heeft Stone Age afscheid kunnen nemen van losse systemen, handmatig werk en veel spreadsheets. Daar kwam een geïntegreerd systeem voor in de plaats. Het resultaat is meer actueel inzicht, strakkere processen, minder risico en digitale ondersteuning van order tot factuur.
En dat hoeft niet allemaal in één keer. De gefaseerde aanpak zorgt voor rust in de operatie en ruimte om stap voor stap door te groeien, zoals het papierloze magazijn, snelle EDI-koppelingen en geautomatiseerde rapportages. Stone Age kan hiermee vol vertrouwen de volgende groeifase in.
Meer weten?
Neem voor meer informatie over deze case contact met ons op. We delen regelmatig nieuwe klantcases zoals deze. Wil je geen update missen, volg ons dan op LinkedIn.