In 2019 stapte Spronk van een verouderd softwarepakket over naar Visma.net Financials en werkbon-app OutSmart. Het werken met papieren werkbonnen was volgens Henry Spronk niet langer houdbaar. “Er bleef te veel omzet liggen,” aldus Henry Spronk. “Langere tijd was automatisering een ondergeschoven kindje. We hadden echter steeds minder overzicht van de papieren werkbonnen, met het risico van rondslingeren en kwijtraken. Voor de beheersbaarheid zagen we een overstap naar digitale werkbonnen als noodzakelijk.”
Op zoek naar werkbon-app, gekoppeld met financieel systeem
Handels- en servicebedrijf Spronk Bakkerijmachines startte daarop een zoektocht naar een moderne oplossing voor fieldservice-management. In een uitgebreide memo beschreef financieel manager Henry Spronk (links op de foto) de wensen en eisen, met als uitgangspunt het operationele werkbonnenproces. Gedacht werd aan een uitgebreide werkbon-app die gekoppeld moest kunnen worden met een gedegen financieel systeem. Na een zorgvuldig selectieproces koos Spronk voor het werkbonnensysteem OutSmart met Visma.net Financials en it-partner AccountOne.
Overstappen naar cloud vanwege beveiliging
Financieel manager Henry Spronk heeft bewust gekozen voor online bedrijfssoftware. “We wilden over naar een cloudpakket vanwege de veiligheid. Het fenomeen cybercrime speelt steeds meer. Het onderhouden en beveiligen van on-premise softwaresystemen vraagt veel van een organisatie. Daarvoor hebben we niet de expertise in huis.”
Overzichtelijke en snelle implementatie
Spronk, parttime ook werkzaam als docent Bedrijfseconomie, kijkt terug op een “aangename, overzichtelijke en prettige implementatie”. Volgens hem laat OutSmart zich als systeem vrij eenvoudig inrichten. “Doordat dit systeem gevoed wordt vanuit de stamgegevens in Visma.net, was die laatste leidend in het traject. Vergeleken met de nodige implementaties die ik al heb meegemaakt, is deze implementatie zeer vlot verlopen. Binnen een maand waren we al bezig met de bulkfacturatie! Dit kon onder andere door onze uitgebreide voorbereiding (de memo) en omdat niet enorm veel data hoefde te worden overgezet.”
“Vergeleken met eerdere implementaties is deze zeer vlot verlopen.”
Geen standaardaanpak forceren
De implementatie is begeleid door Visma-partner AccountOne. “Het was een goede constructieve samenwerking, waarbij we op een gezonde manier konden sparren met de consultant”, blikt Spronk terug. “We hadden het gevoel dat naar ons geluisterd werd. Ze hielden rekening met wat wij voor ogen hadden, in plaats van er zomaar een standaardaanpak doorheen te drukken, wat je nog wel eens ziet.” Spronk vervolgt: “Wij werken als organisatie net weer anders dan andere handelsbedrijven. Zo houden wij geen voorraadwaardes bij, wat gevolgen had voor de systeeminrichting. AccountOne heeft hierin meegedacht, ook qua benodigde modules en licentiekosten. Hoewel de tijdsbesteding van de implementatie wat uitliep boven de inschatting vooraf, is dit naar tevredenheid opgelost. Wat weer bijdraagt aan het vertrouwen.”
Regelmatig sparren met it-partner
In die 1,5 jaar dat Spronk nu met de oplossing werkt, heeft hij nog regelmatig contact met AccountOne. Bijvoorbeeld over wensen, verbeteringen in het eigen proces, rapportages en vragen over het systeem. Issues die hij tegenkwam zijn naar tevredenheid opgelost. “Zeker in het begin ben ik altijd sceptisch: maakt het systeem de verwachtingen waar? Je mag er niet blind vanuit gaan dat alles probleemloos werkt. Ik ben zeker positief over Visma.net en de koppeling met OutSmart. Voor wat betreft de onderdelen die ik van de systemen gebruik, kan ik deze aanbevelen aan andere organisaties.”
Betere marge door digitale werkbonnen
Volgens Spronk heeft het nieuwe systeem het bedrijf geen windeieren gelegd. “Onderaan de streep zien we dat de marge flink is verbeterd door minder kans op menselijke fouten. Eerder bleef de omzet achter bij de kosten, doordat via de papieren werkbonnen niet altijd alle uitgevoerde werkzaamheden (tijdig) werden gefactureerd. Met de overgang naar digitale werkbonnen is dit opgelost en heeft het systeem zeker bijgedragen aan onze winstgevendheid.”
“Onderaan de streep zien we dat de marge flink is verbeterd.”
Processen digitaliseren en dashboarding
Spronk ziet nog meer voordelen terug van het werken met een moderne oplossing. “Qua automatisering hebben we flinke stappen vooruitgezet. Denk aan het scannen van inkoopfacturen, de automatische bankkoppeling en het automatiseren van aanmaningen. Op zich niets schokkends, maar het is wel echt een vooruitgang vergeleken met waar we vandaan kwamen. Ook qua rapportages hebben we vooruitgang geboekt. Ik kan mijn rapportages nu grotendeels zelf samenstellen en aanpassen. Kortom, ik ben blij met de ontwikkeling die we hebben doorgemaakt. Met behulp van AccountOne hebben we dit kunnen realiseren.”
“Ik ben blij met de ontwikkeling die we hebben doorgemaakt.”
Over Spronk
Ooit als bakkerij begonnen, groeide Spronk halverwege de vorige eeuw al snel uit als specialist in bakkerijmachines. Inmiddels staat een uitgebreid team van servicemonteurs dag en nacht klaar voor de bakkers van vandaag. Naast hoogwaardige nieuwe machines biedt Spronk gereviseerde gebruikte machines als waardig alternatief. Machines repareren en reviseren gebeurt in hun moderne werkplaats. Verder helpt Spronk bakkersbedrijven om hun energieverbruik te reduceren met adviezen en oplossingen. Ook draagt Spronk bij aan initiatieven om het bakkersambacht te ontwikkelen. Meer informatie: spronkbakkerijmachines.nl