“Door de app hoef ik niet steeds AccountView in te duiken”
Na eerdere positieve ervaringen met diverse apps heeft De Kasteelhoeve haar processen voor verkoop, orderpicken en pakketvervoer ondergebracht in de BrancheView App. Deze is volledig geïntegreerd met AccountView. Nu heeft de wijnhandel en wijnproeverij meer grip op haar klanten, verlopen processen sneller en kunnen zij via de app overal de benodigde informatie benaderen en bijwerken. Dit zorgt voor meer inzicht en veel gemak, vertelt directeur en eigenaar Roel Popma.
Ervaring met AccountView-apps
Al jarenlang werkt De Kasteelhoeve met het softwarepakket AccountView voor de financiële administratie, verkoop en voorraadbeheer. De laatste jaren deed de groothandel in wijnen ervaring op met diverse aanvullende apps. Zo hadden verkopers via een sales-app onderweg het actuele assortiment bij de hand en konden zij orders direct invoeren en klantgegevens updaten. Ook voor het orderpicken had de wijnspecialist een aparte app in gebruik. Over beide apps is Roel erg tevreden. Maar hij liep wel tegen grenzen aan.
Lijsten met beste klanten genereren
De directe aanleiding om naar de BrancheView App te kijken was de lockdown vanwege het coronavirus. “Omdat we klanten niet meer konden bezoeken, wilde ik het contact met onze beste klanten laten intensiveren via telefoon en e-mail. In tegenstelling tot de voorgaande app bleek je in BrancheView eenvoudig klanten te kunnen rangschikken op bijvoorbeeld omzetgrootte of afgenomen producten. Zo konden we klantenlijsten maken van bijvoorbeeld de top-10 klanten per verkoper, inclusief de benodigde informatie zoals het telefoonnummer.”
“We hebben de app geheel naar eigen wens kunnen inrichten”
Dicht op de klant zitten
Naast de overzichtelijke klantenlijsten bood de BrancheView App nog een oplossing voor meer grip op klanten. De app biedt namelijk de mogelijkheid om gespreksnotities vast te leggen, waarvan de meest recente zichtbaar is op het startscherm van de klant. “Deze informatie valt gelijk op, waardoor je direct ziet wat er speelt bij die klant. Ook kan je doorklikken naar eerdere notities en andere relevante gegevens. We hebben de app geheel naar eigen wens kunnen inrichten.”
Schermvoorbeelden: klanten en activiteiten beheren in de BrancheView App (klik voor grote weergave incl. beschrijving)
Orderpicken geïntegreerd met AccountView
Ook qua logistiek heeft De Kasteelhoeve met de BrancheView App stappen vooruitgezet. De eerdere app was volgens Popma gebruiksvriendelijk maar niet geïntegreerd met AccountView. “We besloten dat AccountView leidend moest zijn als gegevensbron en dat een logistieke app deze gegevens moest hergebruiken en updaten. Daarom hebben we ook het orderpicken ingericht in de BrancheView App. Nu hebben we altijd het actuele artikelbestand en de voorraadstand inzichtelijk.”
Schermvoorbeelden: orderpicken met de BrancheView App
Logistieke afhandeling gedigitaliseerd
Tot slot is ook het verzendproces van De Kasteelhoeve gedigitaliseerd met de BrancheView App. “Als de zending verpakt is, wordt deze via de app automatisch aangemeld bij vervoerder PostNL. Het verzendlabel en de factuur rollen vanzelf uit de printer, waarna het pakket kan worden overdragen aan de transporteur. Eerder verliep dit proces een stuk moeizamer, zoals het uitdraaien van de juiste facturen”, aldus Popma.
Meer inzicht en gemak
Volgens Popma levert de BrancheView App hem vooral meer inzicht en gemak op. “Je kan eenvoudig de gewenste gegevens opvragen, zonder dat je diep in je financiële systeem hoeft te duiken. In handige overzichten krijg je de gevraagde informatie te zien, zoals te betalen facturen of openstaande posten. Maar uiteindelijk heeft de hierboven benoemde extra grip op de klant de doorslag gegeven om met de BrancheView App in zee te gaan.”
De extra grip op klanten gaf de doorslag om met de BrancheView App in zee te gaan”
Sleutelrol voor AccountOne
Popma is tevreden over de samenwerking met, en ondersteuning van IT-partner AccountOne. “Zij dachten vanaf het begin actief met ons mee en speelden een sleutelrol bij de keuzes die we hebben gemaakt. De mensen kennen ons bedrijf, onze processen en denkwijze en lieten ook een ander geluid horen. Ze waren overtuigend bij beslismomenten met goed onderbouwde, bruikbare adviezen. Dit was voor ons van grote waarde.”
“AccountOne overtuigde ons met goed onderbouwde, bruikbare adviezen”
Financiële grip op bedrijven
Popma ziet nog een belangrijke vervolgstap voor het gebruik van de BrancheView App. “Het lijkt me handig om via de app ook financieel inzicht te hebben in onze bedrijven. Denk bijvoorbeeld aan de winst- en verliesrekening, waarbij we op gegevens kunnen inzoomen. We zijn nu in gesprek om een aantal specifieke rapportages zichtbaar te maken, aanvullend op de standaardmogelijkheden van BrancheView. Dat zou me nog meer grip en gemak opleveren.”
Alle bedrijfsprocessen uitvoeren in de app
Albert Wolterink van AccountOne vult aan: “De Kasteelhoeve is een mooi voorbeeld van hoe breed toepasbaar de BrancheView App is. In principe kan je als bedrijf alle processen uitvoeren via de app. Daardoor kan met minimale uitleg iedere medewerker toegang geven tot de voor hem/haar relevante gegevens in AccountView, zonder ze toegang tot AccountView nodig hebben. Zo kunnen zij beter hun werk uitvoeren en wordt er efficiënter gewerkt.”
Processen die met de BrancheView App kunnen worden uitgevoerd:
- Handel: inkoop- en verkooporders + facturen invoeren, ontvangsten en voorraadmutaties boeken, picklijsten en verzendlabels printen
- CRM: NAW-gegevens inzien en bijwerken, contactpersonen en activiteiten vastleggen, artikelinformatie raadplegen en bijwerken
- Projecten: urenregistratie
- Financieel: banksaldo, betalingen, financieel dashboard, factuurarchief
- Inzicht en grip: allerhande rapportages over bovenstaande processen
Albert vervolgt: “Uiteraard kan je per gebruiker van de app instellen welke processen hij kan gebruiken. Je fantasie is de beperking, zeggen we hier wel eens gekscherend.”
Over De Kasteelhoeve
De Kasteelhoeve importeert al ruim 20 jaar kwaliteitswijnen van kleine wijnboeren over de hele wijnwereld. Zo biedt de wijnhandel niet alleen wijnen uit landen als Frankrijk, Spanje en Portugal maar ook uit bijvoorbeeld Slovenië, Australië en Nieuw-Zeeland. De wijnen zijn verkrijgbaar via hun webshop, waar ook uitgebreide informatie over de wijnen te vinden is.
De Kasteelhoeve bedient klanten door heel Nederland en België. Wekelijks ontvangen klanten een nieuwsbrief met interessante aanbiedingen en suggesties. Ook is de wijngroothandel gespecialiseerd in wijnproeverijen. Deze worden verzorgd bij klanten thuis, op het werk of op hun eigen historische Kasteelhoeve. Meer informatie is te vinden op hun website kasteelhoeve.nl.
