De Kasteelhoeve werkt al jaren met AccountView voor de financiële administratie, de verkoop en het voorraadbeheer. De wijngroothandel deed ervaring op met aanvullende apps. Verkopers hadden via een sales-app onderweg het actuele assortiment bij de hand en konden orders direct invoeren en klantgegevens bijwerken. Ook voor het orderpicken gebruikte De Kasteelhoeve een aparte app. Directeur en eigenaar Roel Popma was over beide apps tevreden, maar liep wel tegen grenzen aan.
Na die positieve ervaringen bracht De Kasteelhoeve de processen voor verkoop, orderpicken en pakketvervoer onder in de BrancheView App. Die is volledig geïntegreerd met AccountView.
De directe aanleiding was de lockdown vanwege het coronavirus. Roel: “Omdat we klanten niet meer konden bezoeken, wilde ik het contact met onze beste klanten laten intensiveren via telefoon en e-mail. In tegenstelling tot de voorgaande app bleek je in BrancheView eenvoudig klanten te kunnen rangschikken op bijvoorbeeld omzetgrootte of afgenomen producten. Zo konden we klantenlijsten maken van bijvoorbeeld de top-10 klanten per verkoper, inclusief de benodigde informatie zoals het telefoonnummer.”
In de app leg je gespreksnotities vast. De meest recente notitie staat op het startscherm van de klant. Roel: “Deze informatie valt gelijk op, waardoor je direct ziet wat er speelt bij die klant. Ook kan je doorklikken naar eerdere notities en andere relevante gegevens. We hebben de app geheel naar eigen wens kunnen inrichten.”
De eerdere pick-app was volgens Roel gebruiksvriendelijk, maar niet geïntegreerd met AccountView. “We besloten dat AccountView leidend moest zijn als gegevensbron en dat een logistieke app deze gegevens moest hergebruiken en updaten. Daarom hebben we ook het orderpicken ingericht in de BrancheView App. Nu hebben we altijd het actuele artikelbestand en de voorraadstand inzichtelijk.”
Ook het verzendproces is gedigitaliseerd. Roel: “Als de zending verpakt is, wordt deze via de app automatisch aangemeld bij vervoerder PostNL. Het verzendlabel en de factuur rollen vanzelf uit de printer, waarna het pakket kan worden overdragen aan de transporteur. Eerder verliep dit proces een stuk moeizamer, zoals het uitdraaien van de juiste facturen.”
Roel: “Je kan eenvoudig de gewenste gegevens opvragen, zonder dat je diep in je financiële systeem hoeft te duiken. In handige overzichten krijg je de gevraagde informatie te zien, zoals te betalen facturen of openstaande posten. Maar uiteindelijk heeft de hierboven benoemde extra grip op de klant de doorslag gegeven om met de BrancheView App in zee te gaan.”
Roel is tevreden over de samenwerking met IT-partner AccountOne. “Zij dachten vanaf het begin actief met ons mee en speelden een sleutelrol bij de keuzes die we hebben gemaakt. De mensen kennen ons bedrijf, onze processen en denkwijze en lieten ook een ander geluid horen. Ze waren overtuigend bij beslismomenten met goed onderbouwde, bruikbare adviezen. Dit was voor ons van grote waarde.”
Albert Wolterink van AccountOne: “De Kasteelhoeve is een mooi voorbeeld van hoe breed toepasbaar de BrancheView App is. In principe kan je als bedrijf alle processen uitvoeren via de app. Daardoor kan met minimale uitleg iedere medewerker toegang krijgen tot de voor hem of haar relevante gegevens in AccountView, zonder dat ze toegang tot AccountView nodig hebben. Zo kunnen zij beter hun werk uitvoeren en wordt er efficiënter gewerkt.”
Dit zijn de processen die je met de BrancheView App kunt uitvoeren:
Albert: “Uiteraard kan je per gebruiker van de app instellen welke processen hij kan gebruiken. Je fantasie is de beperking, zeggen we hier wel eens gekscherend.”
De Kasteelhoeve importeert al ruim 20 jaar kwaliteitswijnen van kleine wijnboeren over de hele wereld, uit landen als Frankrijk, Spanje en Portugal, maar ook uit Slovenië, Australië en Nieuw-Zeeland. De wijnen zijn te koop in de webshop. De wijnhandel bedient klanten in heel Nederland en België en is gespecialiseerd in wijnproeverijen, bij klanten thuis, op het werk of op de eigen historische Kasteelhoeve.
Lees meer over de BrancheView App en over AccountView. Wil je, net als De Kasteelhoeve, meer grip op je klanten en voorraad?