HB-Rts digitaliseert financiële processen met AccountView
- KlantHB-Rts
- SoftwareAccountView
- OnderwerpTijd over voor structurele verbeteringen
- KlantHB-Rts
- SoftwareAccountView
- OnderwerpTijd over voor structurele verbeteringen
HB-Rts helpt supermarkten en toeleveranciers bij het afhandelen van geretourneerde emballage zoals kratten, pallets en kaasplanken. Het ISO-gecertificeerde bedrijf reinigt, verhuurt en beheert de emballage op 8 locaties in Nederland, waaronder het hoofdkantoor in Utrecht. Er werken ruim 300 medewerkers. Het verlagen van de CO₂-uitstoot krijgt veel aandacht, bijvoorbeeld met nieuwe technologieën en slimme logistieke planning.
HB-Rts maakte de overstap naar AccountView om de financiële afdeling te digitaliseren en onnodige handelingen weg te halen. De controller: “Snelstart werkte prima en onze werkwijze was goed, maar het kostte allemaal veel tijd en moeite. We misten functionaliteiten om sneller te kunnen werken. Met het oog op onze groeiambities wilden we handmatige stappen elimineren en automatiseren. Bijvoorbeeld bij het afletteren en de betalingen. Maar ook bij het doorboeken van facturen en afschrijvingen vanuit het moederbedrijf naar onze dochterondernemingen.”
Een adviesbureau hielp HB-Rts bij de rapportagestructuur en de pakketselectie. De controller: “We hebben diverse softwarepakketten onderzocht, waaronder AccountView en AccountOne. Zij maakten het verschil doordat we snel konden schakelen: directe lijnen, een spoedige demo en vragen werden snel beantwoord. Door hun persoonlijke, laagdrempelige aanpak was het prettig samenwerken.”
Over de consultant is hij ook te spreken: “Hij hanteerde een doordachte aanpak en was inhoudelijk sterk. Een echte counterpart, die kritische vragen stelde waarom wij bepaalde dingen wilden.”
HB-Rts heeft veel handmatige stappen kunnen verwijderen. De controller: “Kijk bijvoorbeeld naar het doorboeken naar de juiste bedrijven. Dit verloopt nu automatisch via de handige verdeelsleutels in AccountView. Hierin staan nu ook onze vaste activa, die we makkelijk kunnen opsplitsen in deelactiva. Ideaal als we een deel van onze kratten moeten afboeken. Door de koppeling met Elvy hebben we de factuurverwerking onder controle gekregen. Autorisatiestappen, betalingen goedkeuren: het verloopt allemaal veel efficiënter dan voorheen.”
De Excel Add-In bespaart HB-Rts veel handwerk. De controller: “We halen de cijfers nu rechtstreeks uit AccountView naar onze rapportage-spreadsheets. Ook hebben we de procedure voor de maandafsluiting en maandrapportage fors kunnen verkorten. In een dag of vijf hebben we de financiële cijfers nu op tafel liggen, wat een flinke vooruitgang is met voorheen.”
“De Oosterse mentaliteit van doorpakken sprak me direct aan. Ook heeft AccountOne veel kennis qua ICT, financiële processen, integraties en hoe je IT-landschap moet inrichten. De consultant heeft ons goed geholpen door het meedenken, door onze wensen slim in te richten in de software en de interfaces, en met zijn goede tips voor bijvoorbeeld Elvy. Al met al was het een uitstekende implementatie, waardoor onze eerste maand nagenoeg vlekkeloos is verlopen.”
“De workload is flink verminderd, waardoor we veel tijd besparen. Daardoor hebben we de focus kunnen verleggen naar structurele verbetering van ons bedrijf. Er is nu meer tijd en ruimte om te analyseren en nacalculaties te doen. Laten we ergens geld liggen? Leveren de verschillende diensten geld genoeg op? Kunnen we op uren besparen? Dat soort vragen, daar komen we nu aan toe.”
Lees meer over AccountView. Wil je, net als HB-Rts, tijd overhouden voor structurele verbeteringen?