Cirqon uit Hengelo verzorgt werving en selectie, detachering, uitzenden, payrolling, salarisverwerking en HR-advisering voor tal van opdrachtgevers. Voor al die processen, en voor urenschrijven, facturatie en de financiële afhandeling, koos Cirqon destijds een ERP-totaaloplossing. Dat pakte anders uit dan bedoeld.
De directeur van Cirqon: “Bij het inrichten van onze processen liepen we steeds tegen beperkingen aan. Zo wilden we een accountancylaag inbouwen om vanuit één omgeving alle cliëntadministraties te beheren en cao-bepalingen mee te nemen. We waren overgeleverd aan de agenda van de leverancier. Onze wensen werden niet of met vertraging opgepakt.”
Een volgend ERP-pakket bleek volgens hem net zo dichtgetimmerd. Daarom verlegde Cirqon de focus naar best-of-breed: gespecialiseerde applicaties die je naast elkaar zet en via standaardkoppelingen met elkaar verbindt.
De directeur legt uit: “Bij best-of-breed werk je met tools die heel goed zijn in een specifiek HR-proces of het administratieve proces daaromheen. De leveranciers richten zich op hun eigen deelgebied en ontwikkelen hun pakket continu door. Zo beschikken we over geavanceerde functionaliteit en zijn we flexibel in de inrichting van onze processen en die van onze klanten. Door de koppelingen houd je toch één gebruikerservaring.”
Voor het urenschrijven koos Cirqon een online tijdregistratiesysteem. Professionals registreren hun uren online, waarna de opdrachtgever ze controleert en goedkeurt, of iemand nu werkt via een vast dienstverband, een nulurencontract, payrolling of uitzenden. Het systeem ontrafelt ook de cao-bepalingen, zodat de uren goed worden verloond. Opdrachtgever en intermediair zien direct hoeveel uren er zijn geschreven en welke bedragen er te factureren zijn.
De verloning gebeurt in de salarissoftware Nmbrs van Visma. Via de standaardkoppeling tussen Nmbrs en Visma Net gaan de uren naar Nmbrs, en Nmbrs levert de loonjournaalpost aan in de financiële administratie.
Voor een HR-dienstverlener is het essentieel dat gewerkte uren op tijd en tegen het juiste tarief bij de opdrachtgever terechtkomen. Dat gebeurt in Visma Net Financials. De uren komen er uit de tijdregistratie binnen met het juiste tarief, de loonjournaalposten uit Nmbrs. Naast de facturatie houdt Cirqon er de financiële administratie bij, en via dashboards en rapportages houdt de directie grip op de bedrijfsvoering.
De directeur kwam Visma Net op het spoor door de bestaande koppeling met het tijdregistratiesysteem. “We kozen Visma Net omdat het vanaf nul is ontwikkeld als cloudplatform. Dat merk je aan de gebruikersinterface en de moderne techniek. Het pakket is nog niet in alle finesses uitontwikkeld, maar we kunnen er zeker tien jaar mee vooruit. Er zit veel ontwikkelkracht achter van het Europese softwarebedrijf Visma, dat ook de bescherming van data goed geregeld heeft. Dat is belangrijk gezien de complexiteit van bijvoorbeeld de AVG. We waren ook gecharmeerd van de mogelijkheden voor koppelen, facturatie en rapportages.”
“Er zit veel ontwikkelkracht achter Visma Net. De bescherming van data is ook goed geregeld.”
Directeur Cirqon
Aansluitend op Visma Net gebruikt Cirqon het facturatieplatform Visma AutoInvoice. Het goedkeuringsproces van inkoopfacturen loopt via Visma Approval en de btw-aangifte gaat automatisch weg via Visma AutoReport.
Via de accountant kwam de directeur in contact met AccountOne uit Rijssen. “Een gespecialiseerde partij met veel financiële expertise. De mensen zijn goed geschoold en weten veel van het pakket. Ze denken goed mee, geven pragmatische adviezen en ik schakel prettig met ze. Dat droeg zeker bij aan de keuze voor Visma Net. Het kwam mooi uit dat zo’n landelijk werkende partij bij mij om de hoek zit,” lacht hij.
Cirqon biedt arbeidsbemiddeling en salarisverwerking, aangevuld met advies over inkomen en loopbaanbegeleiding. Volgens de directeur staat het uitbesteden van HRM nog in de kinderschoenen, terwijl bedrijven gebouwen, machines en mobiliteit allang bij ketenpartners onderbrengen. Een eigen parttime HR-medewerker kan niet alle kwaliteiten bieden die gevraagd worden. Daarom biedt Cirqon een one-stop-shop voor ondernemers, accountants en professionals: van het aantrekken en afstoten van personeel tot ICT en juridisch advies, of voor de onderdelen die bij jou ontbreken, zoals salarissoftware of tweedelijns support bij ziekte van je HRM-medewerker.
Wil je, net als Cirqon, de regie houden over je eigen processen met pakketten die goed samenwerken?