Bij de aanschaf van een nieuwe erp-oplossing staat u voor veel keuzes. Eén daarvan is de vraag of uw nieuwe erp in de cloud moet gaan draaien of toch (weer) on-premise, oftewel geïnstalleerd op een eigen server binnen uw kantoor. Ik doe u graag 5 overwegingen aan de hand om mee te nemen in uw eigen afweging en uw uiteindelijke keuze.
1. On-premise vs. erp in de cloud: de techniek
Een on-premise-oplossing staat altijd op uw lokale hardware geïnstalleerd. Het voordeel is dat u zelf het beheer voert en de data altijd lokaal beschikbaar is.
Anderzijds betekent on-premise dat uw systemen moeten blijven aansluiten op de hard- en software-eisen van de nieuwste oplossing. Daarnaast moet bij on-premise-erp uw IT-personeel op de hoogte zijn van de systeemvereisten. Dit betekent dat u tijd moet investeren om dit goed te laten draaien. Ook moet u zelf de beveiliging van uw omgeving en data organiseren.
Dit is niet van toepassing op erp in de cloud, ook wel SaaS of cloud-erp genoemd (Software-as-a-Service). Het voordeel van cloud-erp is dat u geen eigenaar bent van de infrastructuur en daarom geen investering hoeft te doen voor de aanschaf van hardware en de benodigde softwarelicenties. Tevens heeft u met SaaS geen technisch beheer van de erp-oplossing en haar IT-infrastructuur uit te voeren. De leverancier draagt zorg voor het centraal beheer van de software en bijbehorende data, die u kunt benaderen via de webbrowser. Verder wordt de software en data beveiligd door de SaaS-aanbieder en is dit in meestal ook een speerpunt. Bij aanschaf weet u wat deze beveiliging inhoudt en wat u mag verwachten.
Een tussenoplossing ten opzichte van deze alternatieven is hosting van een on-premise oplossing. In dat geval is uw hostingpartner verantwoordelijk voor beheer en beveiliging, hoogwaardige hardware en software en het up-to-date houden van technische kennis.
2. Kosten van aanschaf
De aanschaf van on-premise-erp gaan gepaard met grote investeringen vooraf, zoals licenties en hardware.
Grote investeringen zijn bij cloud-erp niet nodig. Erp in de cloud wordt op abonnementsbasis aangeboden, waardoor initiële investeringen veel lager zijn en de kosten worden verdeeld over de hele gebruiksperiode.
Bij hosting van on-premise-software wordt steeds vaker ook de mogelijkheid geboden om de software te huren tegen een vaste maandprijs, in plaats van een eenmalige grote investering.
3. Updates en verbeteringen
On-premise-software kan vaak in ruime mate aangepast worden naar klanteisen en -wensen en voorzien worden van maatwerk. Bij updates van uw on-premise-erp komt het echter vaak voor dat de aanpassingen niet geüpdatet kunnen worden. Soms betekent dit zelfs dat een her-implementatie nodig is. Dit brengt weer kosten met zich mee. Dat kan een reden zijn om niet te updaten en dat u dus op een oude versie blijft werken. Daardoor maakt u geen gebruikt van nieuwe features en kan dit gevolgen hebben voor uw beveiliging en concurrentiepositie.
Bovendien stellen updates vaak extra eisen aan de hard- en software. Dit brengt ook extra kosten met zich mee, evenals het laten uitvoeren van de update en het onderhoud door externe mensen.
Vanwege de online beschikbaarheid van cloud-erp beschikken gebruikers altijd over de meest actuele versies van de software. Met cloud-erp heeft u dus niet te maken met eisen voor hardware en het onderhoud ervan; de aanbieders garanderen dat de IT-infrastructuur volstaat en dat het systeem altijd beschikbaar is, ook na updates. Hierdoor zijn de beschikbaarheid en de kosten altijd voorspelbaar.
Bij hosting is – afhankelijk van de gemaakte afspraken – de hostingpartner meestal verantwoordelijk voor het updaten van de software. Dit neemt niet weg dat bij complexere inrichtingen en bij maatwerk alsnog aanvullende consultancy van uw softwarepartner nodig kan zijn.
4. Toegankelijkheid en snelheid
U kunt uw on-premise-erp online beschikbaar maken via diverse tools, zoals Citrix, een remote app of via hosting. Veelvoorkomende problemen zijn dat de schermen niet meeschalen met het device, sneltoetsen niet werken en vaak extra beheer nodig is. Daarnaast is beveiliging nogal eens een uitdaging bij de eigen IT-partij.
SaaS presteert vaak beter dan on-premise-oplossingen. Cloud-software is ontworpen om maximaal te presteren. Zo kan cloud-software zich makkelijk aanpassen aan uw behoeften en schaalt het mee met uw behoeften. Menig aanbieder garandeert een uptime van bijna 100%. Op de site van de aanbieder is deze informatie algemeen beschikbaar. Het is de vraag of uw eigen IT-organisatie dit kan bereiken en inzichtelijk kan maken.
Met cloud-erp beschikt u altijd over real-time informatie die altijd overal beschikbaar is via het internet. Groot voordeel is dat ook documenten online zijn opgeslagen en beschikbaar zijn. De data is multi-device beschikbaar, dus op de pc, laptop, smartphone en tablet, zonder extra kosten.
Mobiel gebruik heeft bij erp in de cloud topprioriteit en voldoet de software onder andere aan ISO 27001 en ISAE 3402. Daarnaast is de IT-hardware vaak dubbel uitgevoerd en worden er dagelijks gegevensback-ups gemaakt naar meerderen locaties.
5. Ontwikkeling
Doorontwikkeling van een on-premise-erp kost altijd tijd en moet goed gepland worden door de leverancier. Daarom heeft on-premise-erp vaak een beperkt aantal updates per jaar.
Cloud-erp heeft grote voordelen als het gaat om de snelheid van implementatie en updates. Ze kunnen elke moment verbetering doorvoeren, zonder dat u hoeft te stoppen met werken. Omdat cloud-erp geen nieuwe hardware van u vraagt, kost het u ook geen tijd om dit in te passen in uw IT-infrastructuur.
Conclusie
On-premise-erp is nog altijd een goed werkbare oplossing, met als groot voordeel de mogelijkheid van maatwerk. De nadelen zijn de hoge investeringen, de hogere kosten voor ICT-beheer en het online/mobiel werken. Hosting kan een deel van de nadelen ondervangen, maar dit geldt niet voor mobiele toepassingen en de uitdagingen die maatwerk en grote implementaties opleveren.
Cloud-oplossingen zijn naar mijn idee de toekomst: de initiële investering is vaak gering en u bent altijd up-to-date met de software. Daarnaast weet u zich verzekerd van veel aandacht voor beveiliging van de omgeving.
Cloud-erp: Visma.net
Ook voor de cloud-erp-systeem Visma.net geldt dat je altijd bij bent met de nieuwste versie van de software, zonder additionele kosten. De updates verschijnen nu meerdere keren per jaar en de toekomst gaat zelfs toe naar ‘continuous delivering’. Op de website van Visma kunt u altijd zien wat de uptime is en of er eventueel onderhoud gepland staat.
Visma heeft een onderzoek laten uitvoeren onder ondernemer (in dit geval groothandels). 77% van deze respondenten geeft aan dat automatisering een onderdeel is van hun strategisch bedrijfsplan. Werkt u met on-premise-software, dan kunnen veranderingen grote kosten met zich meebrengen. Met de cloud-erp-oplossing van Visma.net kunt u makkelijk opschalen en koppelen zodat u de flexibiliteit in huis hebt, zonder zorgen.
Elbert Dannenberg
Productspecialist Visma.net